Soluzioni che semplificano la contabilità

La frase "La contabilità mi porta via un sacco di tempo" di per sé non descrive un problema specifico. Quello che porta via tempo è emettere fatture, inserire scontrini o cercare di capire quale cifra sia quella giusta a fine mese?

Perché le soluzioni rispondono a ciascuna di queste attività in modo specifico. Se automatizzi il passaggio sbagliato, non cambia nulla.

Di seguito abbiamo elencato i cinque passaggi che fanno perdere più tempo e la corrispondenza pratica per ciascuno di essi.

1. Inserimento di scontrini e spese

Probabilmente il passaggio più frustrante. Gli scontrini accumulati in tasca, in borsa o nel cassetto portaoggetti aspettano di essere trascritti uno a uno a fine mese. E durante la digitazione, data e importo vengono spesso inseriti in modo errato.

La soluzione: Fotografare lo scontrino il giorno stesso in cui viene sostenuta la spesa. Tramite l'OCR vengono letti importo, data e dettagli del fornitore; tu devi solo controllare e approvare. L'immagine rimane allegata alla registrazione, senza bisogno di cercare tra le cartelle. Trovi i dettagli nell'articolo sulla scansione delle ricevute di spesa.

2. Inserire lo stesso dato in due posti

Emettere la fattura in un programma, tenere il saldo contabile su Excel e tracciare le scorte in un terzo posto... Ogni duplicazione significa un record aperto a discrepanze. Una cifra aggiornata in un posto e dimenticata nell'altro, prima o poi crea problemi.

La soluzione: Un unico punto di registrazione. Quando viene emessa una fattura, se anagrafica clienti, magazzino e IVA vengono aggiornati con la stessa operazione, la doppia immissione scompare. Se stai passando da Excel, abbiamo spiegato la procedura nel nostro articolo sulla migrazione.

3. Tornare in ufficio per emettere una fattura

Nelle aziende che si occupano di vendite sul campo, montaggio o servizi, il lavoro finisce sul posto ma la fattura attende in ufficio. Questo ritardo non è solo un ritardo nella registrazione; anche la riscossione viene rimandata dello stesso periodo.

La soluzione: Emettere fatture da mobile. Non appena il lavoro è terminato, il documento viene preparato e inviato, e la riscossione può essere discussa lo stesso giorno. Abbiamo descritto il flusso nell'articolo Emissione di e-fatture da dispositivi mobili.

4. Chi deve pagare e quanto?

Per alcune aziende, confrontare gli estratti conto per trovare i crediti scaduti è l'attività più lunga del mese. E un credito notato in ritardo è il più difficile da riscuotere.

La soluzione: Vederselo comparire davanti invece di doverlo cercare. Vedere le riscossioni e i pagamenti in scadenza direttamente nella schermata di accesso trasforma il promemoria in una routine di lavoro. Il report delle riscossioni e dei pagamenti in programma serve esattamente a questo.

5. Scrivere la stessa nota su ogni documento

Una perdita di tempo piccola ma subdola: scrivere l'IBAN su ogni fattura, aggiungere l'avviso di scadenza, fare il promemoria del saldo. Trenta secondi da soli; se emetti cento fatture al mese, si trasformano in ore.

La soluzione: Modelli di descrizione definiti una sola volta. Il testo viene aggiunto automaticamente a ogni documento e la riga del saldo contabile può essere stampata su richiesta. Abbiamo spiegato come configurarli nell'articolo sui modelli di descrizione per e-documenti.

Cosa non bisogna automatizzare?

Collegare ogni passaggio all'pilota automatico non è una buona idea. Laddove è richiesta un'approvazione, deve esserci il tocco umano.

L'invio dell'e-Fattura ne è l'esempio più chiaro: il documento che arriva alla controparte non può essere richiamato, quindi il controllo prima dell'invio non è una perdita di tempo, ma un'assicurazione. E non accettare l'importo letto dall'OCR senza approvarlo: un'accuratezza del novanta percento significa una registrazione di spesa errata del dieci percento.

Domande frequenti

Da quale dovrei iniziare?

Fai attenzione a quale attività ti rallenta di più per una settimana. Per la maggior parte delle aziende, la risposta è l'inserimento degli scontrini o il monitoraggio dei crediti.

È troppo per una piccola impresa?

Al contrario, sono le piccole imprese a guadagnarci di più; perché non c'è un dipendente amministrativo separato che si occupa di queste cose, ma è il tempo del titolare dell'azienda a essere sprecato.

Come si armonizza con il mio commercialista?

Quando le tue registrazioni sono in ordine, anche i dati che vanno al commercialista sono in ordine; le correzioni di fine periodo diminuiscono. Abbiamo trattato il loro rapporto nell'articolo cos'è la contabilità generale e la sua importanza.

La semplicità non deriva dal numero di funzionalità, ma dal semplificare il passaggio giusto. Scopri dove stai perdendo tempo; la soluzione di solito è un semplice cambiamento di abitudine.

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