Passaggio da Excel al Software di Contabilità

Non vogliamo fare torto a Excel. Un foglio di calcolo impostato correttamente può sostenere la contabilità di una piccola impresa per anni. Il problema non è il foglio in sé, ma la crescita del business.

Il momento di svolta di solito non arriva con un unico evento. Lo si nota lentamente.

I segnali che indicano che è ora di cambiare

• Circolano più versioni dello stesso file. "Conto_finale.xlsx", "Conto_finale_v2.xlsx", "Conto_AGGIORNATO.xlsx" — nessuno sa quale sia quella giusta.
• Una formula si è rotta e non sapete quando sia successo. È poco chiaro quante decisioni siano state prese basandosi su cifre errate.
• Una seconda persona ha iniziato a mettere mano al file. Quando due persone lo aprono contemporaneamente, se uno salva, il lavoro dell'altro svanisce.
• Siete diventati soggetti obbligati alla fatturazione elettronica. Un foglio di calcolo non può generare documenti; serve un sistema integrato con un provider.
• State inserendo lo stesso dato in due posti diversi. La fattura è da una parte, il saldo dall'altra. Inevitabilmente, i due dati finiscono per non coincidere.

Se due di queste situazioni vi riguardano, rimandare ulteriormente il passaggio sta iniziando a costarvi caro.

L'ordine di migrazione è importante

L'errore più comune è cercare di registrare retroattivamente tutti i movimenti degli anni passati. Questo lavoro non finisce quasi mai e di solito viene abbandonato a metà.

La cosa corretta da fare è stabilire una data di cut-off (di sbarramento). Ad esempio, il 1° del mese. Si inizia con i saldi di quel giorno e il vecchio Excel rimane come archivio.

1. Dati aziendali. Ragione sociale, partita IVA, ufficio delle entrate, indirizzo. Poiché i documenti elettronici verranno emessi con questi dati, devono essere corretti fin dall'inizio.
2. Schede articoli e servizi. Prezzo, aliquota IVA, unità di misura. Se inserite qui un'aliquota IVA errata, questa verrà riportata su ogni fattura.
3. Anagrafiche clienti e fornitori. Clienti e fornitori. Unificateli tramite la partita IVA — su Excel la stessa azienda compare spesso con due o tre grafie diverse.
4. Saldi di apertura. Le cifre relative a cassa, banca, crediti e debiti alla data di cut-off. Se questo passaggio viene saltato, la migrazione fallirà.
5. Giacenza di magazzino. Contate tutto ciò che è in magazzino ed effettuate l'inserimento. Non inserite stime senza aver fatto un inventario fisico.

Perché il saldo di apertura è così critico?

Perché se non viene inserito, il sistema presume che stiate partendo da zero. Il debito pregresso di 40.000 TL di un cliente non apparirà nei registri; si accumuleranno solo le nuove fatture emesse.

Quando ve ne accorgerete tre mesi dopo, sarete costretti a rivedere tutti i movimenti intermedi. Dedicare mezz'ora il giorno della migrazione è meglio che spenderne due dopo.

Procedete in parallelo durante la migrazione

Il primo mese, gestire sia Excel che il software può sembrare un carico di lavoro doppio, ma dà sicurezza. A fine mese confronterete i dati di entrambi i sistemi; se coincidono, archivierete Excel.

Se non coincidono, la discrepanza deriva quasi sempre da uno di questi tre motivi: un saldo di apertura inserito in modo errato, una fattura registrata due volte o un incasso non registrato.

Non siete costretti ad abbandonare del tutto Excel

Anche dopo aver spostato la tenuta dei registri sul software, Excel continua a essere un ottimo strumento per l'analisi. Potete esportare i report ed effettuare i vostri calcoli. Ciò che cambia è questo: Excel non è più la fonte dei dati, ma il loro output.

Domande frequenti

Quanto dura la migrazione?

Dipende dal numero di clienti e prodotti che avete. Per un'azienda con 50 clienti e 100 prodotti, mezza giornata è sufficiente. Il tempo vero non va via nell'inserimento dei dati, ma nella pulizia degli elenchi.

È possibile effettuare il passaggio a metà anno?

Sì, è possibile. Aspettare l'inizio dell'anno sembra una scelta pulita, ma in pratica si trasforma in una scusa per rimandare. Finché inserite correttamente i saldi di apertura, la data non importa.

Posso importare il mio elenco clienti in blocco?

Qolay.App supporta l'importazione da file per gli elenchi di clienti e fornitori. Pulire i record duplicati prima dell'importazione vi semplificherà il lavoro. Nell'articolo sul monitoraggio dei conti correnti abbiamo spiegato la struttura delle schede.

Qual è il costo?

Potete iniziare con il piano gratuito fino a 500 fatture all'anno. Ambito e limiti sono descritti nell'articolo sulla contabilità di base gratuita.

La parte difficile della transizione non è tecnica, ma è una decisione. Una volta stabilita la data di cut-off e inseriti i saldi di apertura, gran parte del lavoro è fatta.

Potete aprire un account gratuito su Qolay.App e iniziare la migrazione oggi stesso.