Che cos'è la Contabilità Base? Perché è Vitale per la Tua Azienda?

Nelle piccole imprese, questa scena è molto familiare: il fatturato non è male, gli ordini arrivano, il team lavora. Ma il 28 del mese, quando si allineano i pagamenti, in cassa non ci sono i soldi previsti. Nessuno ha intascato denaro indebitamente. Semplicemente, nessuno ha tenuto traccia in un unico posto di quale fattura sia stata incassata e quale sia scaduta.

La prima nota (o contabilità semplificata) è esattamente ciò che colma questo vuoto. Non è una disciplina complessa; è l'abitudine di registrare regolarmente i movimenti di denaro quotidiani.

Cos'è la prima nota?

La prima nota è la registrazione e il monitoraggio dei movimenti commerciali giornalieri di un'azienda. La fattura che emetti, l'incasso che ricevi, la spesa che paghi, il prodotto che esce dal magazzino: tutto viene annotato qui.

Una prima nota tenuta correttamente risponde a queste quattro domande senza esitazione:

• Quanti soldi ho attualmente in cassa e in banca?
• Quanto devo riscuotere e da chi, ed è scaduto il termine?
• Dove ho speso di più questo mese?
• Quanti pezzi di quale prodotto sono rimasti?

Se per trovare la risposta a queste domande devi chiamare qualcuno o frugare tra i raccoglitori, significa che hai la prima nota ma non funziona.

La prima nota non è la stessa cosa della contabilità generale

Questo è l'argomento più confuso. Il tuo commercialista gestisce la contabilità generale: registri legali, dichiarazioni, comunicazioni ufficiali. La prima nota, invece, la gestisci tu e sei tu a produrre i dati che vanno al tuo commercialista.

I due concetti non sono in competizione, ma sequenziali. Se la tua prima nota è disordinata, il tuo commercialista impiegherà più tempo, tu pagherai di più e aumenterà la probabilità di errori.

Cosa comprende la prima nota?

Anche se varia da settore a settore, cinque macroaree sono uguali in quasi tutte le aziende:

• Fatture e scontrini: Emettere fatture di vendita, registrare fatture di acquisto e ricevute di spesa.
• Contabilità clienti/fornitori: La situazione debitoria e creditoria di clienti e fornitori. Per i dettagli, puoi consultare la nostra guida al monitoraggio dei conti clienti e fornitori.
• Cassa e banca: Movimenti di contanti e conti correnti, trasferimenti tra conti.
• Entrate e uscite: Categorizzazione delle spese. Una spesa senza categoria è una spesa che non può essere analizzata in seguito.
• Magazzino: Entrata e uscita dei prodotti e quantità disponibile.

Se sei un'azienda di servizi, puoi saltare la parte del magazzino. Le altre quattro sono necessarie a prescindere dalle dimensioni.

Il costo di non registrare i dati

Rimandare la prima nota sembra far risparmiare tempo all'inizio. Emetti una fattura, la metti da parte e dici "la inserisco dopo". E poi non la inserisci.

Il conto da pagare per questo atteggiamento arriva solitamente da quattro direzioni:

• Crediti non riscossi. Se nessuno si ricorda di una fattura scaduta, neanche il cliente lo farà. Quando ce ne si ricorda mesi dopo, riscuoterla è molto più difficile.
• Prezzi errati. Applichi o non applici aumenti di prezzo senza sapere quale prodotto stia realmente generando profitto. Entrambe le scelte sono rischiose.
• Ansia da dichiarazione. Portare documenti in un sacchetto alla fine del mese significa rischiare sia ritardi che segnalazioni incomplete.
• Tempo perso. Le ricerche del tipo "dov'era quella fattura" portano via diverse ore a settimana e queste ore non tornano mai più.

Excel è sufficiente?

La risposta sincera: è sufficiente fino a un certo punto. Per un'azienda individuale che emette 10-15 fatture al mese, un foglio Excel ben configurato fa il suo dovere.

Il problema sorge quando inizia la crescita. Una seconda persona inizia a toccare il foglio, circolano tre versioni diverse del file, una formula viene cancellata per errore e nessuno se ne accorge. Inoltre, con l'introduzione dell'obbligo di fatturazione elettronica, il foglio di calcolo da solo non basta; serve un sistema che trasmetta i documenti all'Agenzia delle Entrate.

Se stai pensando al passaggio, il nostro articolo sul passaggio da Excel a un programma di contabilità semplificata spiega passo dopo passo la sequenza di trasferimento dei dati.

Come configurarla da zero?

Non cercare di fare tutto nella stessa settimana. La sequenza da seguire è questa:

1. Inserisci i saldi di apertura. Annota come punto di partenza tutto ciò che hai oggi in cassa e in banca, cosa devi riscuotere e cosa devi pagare. Se salti questo passaggio, ogni cifra successiva risulterà errata.
2. Apri le schede anagrafiche. Una sola scheda per ogni cliente e fornitore. Abbinale al codice fiscale/partita IVA per evitare di aprire la stessa azienda due volte.
3. Sposta qui l'emissione delle fatture. Dal giorno in cui inizi a emettere fatture nel sistema, il saldo contabile inizierà ad aggiornarsi da solo.
4. Registra incassi e pagamenti quotidianamente. Cinque minuti al giorno sono meglio che perdere un'intera giornata al mese.
5. Controlla i report a fine mese. Il riepilogo entrate-uscite e l'elenco dei crediti scaduti sono i primi due report da guardare.

Il primo mese sarà caotico. Dal secondo mese in poi, i numeri si stabilizzeranno.

Dove si colloca Qolay.App in tutto questo?

Qolay.App è un'applicazione di prima nota basata su cloud. Emissione di fatture, contabilità clienti/fornitori, cassa-banca, magazzino e reportistica sono in un unico posto; anche l'invio di fatture elettroniche ed e-archive viene effettuato dalla stessa schermata. È stata progettata per poter essere utilizzata senza alcuna formazione contabile.

Il piano gratuito copre tutte le funzionalità fino a 500 fatture all'anno; non ci sono limiti al numero di utenti e di aziende. Dai un'occhiata al nostro articolo sul programma di prima nota gratuito per i dettagli.

Domande frequenti

Tenere la prima nota è un obbligo di legge?

Non esiste un articolo specifico che dica "obbligatorio tenere la prima nota". Tuttavia, per poter adempiere ai tuoi obblighi di tenuta dei registri e di emissione dei documenti, avere registrazioni ordinate è praticamente indispensabile. Consulta il tuo commercialista per la tua situazione specifica.

Ho già un commercialista, devo comunque tenerla?

Sì. Il tuo commercialista ti fornisce il quadro ufficiale del periodo precedente; la prima nota, invece, mostra la situazione odierna. Il tuo commercialista non ti dirà di chi è il credito scaduto.

È necessaria anche per le imprese individuali?

È particolarmente necessaria. Se l'unico lavoratore sei tu, non c'è una seconda persona che ti ricordi un incasso dimenticato. Se lavori come freelancer, l'articolo sul monitoraggio delle entrate e uscite per freelancer è un punto di partenza più adatto.

Devo inserire anche le registrazioni degli anni passati?

No. È sufficiente stabilire una data di cut-off e iniziare con i saldi di quel giorno. Elaborare il passato in modo retrospettivo per la maggior parte delle aziende rimane incompiuto e uccide la motivazione.

La prima nota non è uno strumento per far crescere il business, ma per non perdere il controllo mentre cresce. Se oggi conosci i soldi in cassa e i crediti scaduti, il resto viene da sé.

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