Modelli di descrizione per i documenti elettronici

Stai emettendo una fattura e ti ritrovi a scrivere ogni volta le stesse cose nel campo della descrizione: coordinate bancarie, termini di pagamento, magari una nota di reso.

Da sola è un'operazione da trenta secondi. Se emetti cento fatture al mese, equivale a diversi giorni lavorativi all'anno, ed è la prima cosa che salti in una giornata intensa. Poi il cliente chiama per chiedere l'IBAN.

A cosa serve il modello?

Definisci una sola volta il testo che apparirà nella sezione della descrizione del documento. Dopodiché, verrà aggiunto automaticamente a ogni documento che emetti.

Su Qolay.App questi modelli possono essere configurati separatamente per tre tipi di documenti: fattura elettronica, e-archive e bolla di accompagnamento elettronica (e-irsaliye). In questo modo puoi utilizzare un testo diverso sulla fattura elettronica destinata a un cliente aziendale e un altro sull'e-archive destinato al consumatore finale.

Riga del saldo contabile

Oltre al testo fisso, puoi anche stampare sul documento il saldo contabile aggiornato del cliente.

L'impatto di questo sulla riscossione è notevole. Il cliente vede il suo debito totale su ogni fattura; la risposta "non ne sapevo niente" svanisce. Inoltre, le discussioni sulle riconciliazioni diventano più semplici, poiché la cifra viene trasmessa regolarmente alla controparte.

Un avvertimento: la riga del saldo mostrerà informazioni errate se i registri contabili non sono aggiornati. Prima di attivarla, assicurati che la tua gestione dei conti correnti sia ben impostata.

Cosa scrivere?

Contenuti che funzionano nella pratica:

• Informazioni su banca e IBAN. La cosa più richiesta; che sia presente sul documento.
• Promemoria sui termini di pagamento. Come "I termini di pagamento sono di 30 giorni dalla data della fattura".
• Condizioni di reso e garanzia. Utile soprattutto nel retail e nell'e-commerce.
• Frase di ringraziamento. Un tocco piccolo ma che contribuisce alla percezione del marchio.

Tienilo corto. Un testo lungo occupa spazio sulla stampa del documento e risulta illeggibile.

"Perché c'è un saldo scritto in fondo alla mia fattura?"

Questa è la domanda più comune degli utenti che notano i modelli per la prima volta. La risposta: qualcuno ha attivato questa impostazione.

Per modificare o rimuovere il testo, vai alla sezione Impostazioni → E-Documento → Modelli di descrizione. L'impostazione non funziona in base al singolo documento, ma alla definizione; quando la modifichi, influisce sui documenti futuri, mentre quelli passati rimangono così come sono.

Domande frequenti

Posso disattivare il modello su una singola fattura?

Puoi modificare il campo della descrizione sul documento. Il modello inserisce il testo iniziale, ma sei libero di scriverci sopra.

Posso mostrare un testo diverso a clienti diversi?

Il modello è definito in base al tipo di documento. Per una differenziazione basata sul cliente, devi modificare manualmente il testo sulla relativa fattura.

Modifica anche l'aspetto del documento?

No, il modello aggiunge solo testo. Il design della stampa è un argomento a parte: dai un'occhiata all'articolo sui modelli di stampa delle fatture.

Funziona anche sulla bolla di accompagnamento elettronica (e-İrsaliye)?

Sì, può essere definito per tutti e tre i tipi di documenti. Abbiamo spiegato il flusso dei documenti nel nostro articolo sulla e-İrsaliye.

È una piccola impostazione, ma il suo impatto deriva da due fattori: il mezzo minuto guadagnato su ogni fattura e il fatto che il cliente vede regolarmente il proprio debito. Quest'ultimo riduce i tempi di incasso.

Puoi aprire un account gratuito su Qolay.App e configurare i tuoi modelli una volta per tutte.