La differenza di emettere una fattura non appena il lavoro è completato
Emissione di fatture elettroniche da mobile
Completare il lavoro sul campo e fatturare dall'ufficio ritarda la riscossione dello stesso lasso di tempo. Abbiamo descritto il flusso di emissione delle fatture da mobile, cosa si può fare da smartphone e cosa rimane sul Web.
Montaggio terminato, servizio completato, merce consegnata. Il cliente dice "mandami la fattura" e tu prevedi di emetterla quando rientrerai in ufficio la sera.
Ma la sera saltano fuori altri impegni, il giorno dopo c'è un altro cliente. La fattura slitta di due giorni, e con essa l'incasso. Eppure, il momento in cui il cliente si ricorda del lavoro ed è più propenso a pagare è proprio quando il lavoro è finito.
Stesso account, stessi dati
L'applicazione mobile non è un sistema separato. Le anagrafiche clienti, i prodotti e le informazioni sulle giacenze che vedi sul web compaiono anche sul telefono con lo stesso account. La fattura emessa sul campo viene visualizzata immediatamente sul computer in ufficio.
Questo significa niente problemi di "sincronizzerò i dati dopo". C'è un unico record, due schermate.
Il flusso di fatturazione sul campo
- Crea una nuova fattura dall'app.
- Seleziona il cliente. Se non è registrato, puoi creare la scheda anagrafica direttamente da qui.
- Aggiungi il prodotto o il servizio; prezzo e IVA arrivano direttamente dalle schede.
- Salva e invia. Il documento raggiunge il destinatario tramite l'intermediario.
- Se il pagamento è stato ricevuto sul posto, registra l'incasso nello stesso momento.
L'ultimo passaggio è il più prezioso. Quando registri l'incasso sul posto, il saldo cliente si azzera e non si crea mai l'incertezza del "chissà se l'ho ricevuto".
Dove il mobile è davvero utile
- Verifica delle giacenze. Il cliente chiede "ce l'avete questo?"; puoi controllare senza chiamare il magazzino.
- Controllo del saldo cliente. Vedere il debito aperto del cliente prima di prendere un nuovo ordine previene fin dall'inizio vendite rischiose.
- Fotografare le ricevute. Spese di viaggio, carburante, pranzo: puoi fotografare la ricevuta in quel momento e trasformarla in una registrazione di spesa.
- Registrazione degli incassi. Elaborare istantaneamente le informazioni su contanti o bonifici ricevuti sul campo previene discrepanze di cassa.
Cosa resta sul web?
Il mobile è progettato per le operazioni quotidiane, non per la configurazione. Attività come la configurazione dell'intermediario, la definizione delle serie, i permessi utente e la progettazione dei modelli di stampa vengono eseguite sul web.
In altre parole, ciò che dici di "non trovare sul mobile" non è solitamente un'assenza, ma una scelta consapevole. Il flusso previsto consiste nell'effettuare la configurazione una volta dal web e utilizzare il mobile sul campo.
Domande frequenti
Posso emettere fatture se non c'è internet?
Poiché l'invio dei documenti elettronici avviene tramite l'intermediario, è necessaria la connessione. Se il segnale è debole, è più sicuro salvare la fattura e inviarla quando torna la connessione.
C'è un costo aggiuntivo per il mobile?
No, è incluso nello stesso account. I dettagli dei piani sono nell'articolo sulla contabilità di base gratuita.
Tutti i membri del team possono emettere fatture da mobile?
Possono farlo gli utenti a cui hai concesso l'autorizzazione. Aprire al team sul campo solo i menu di cui ha bisogno è una buona pratica per mantenere l'ordine delle registrazioni.
Posso consegnare la copia stampata della fattura sul posto?
È possibile fornire una copia stampata per le fatture e-Archive. Consulta i modelli di stampa per adattare l'aspetto al tuo marchio.
Emettere fatture da mobile non fa guadagnare pochi minuti, ma giorni. Accorcia la distanza tra la fattura e l'incasso.
Puoi aprire un account gratuito su Qolay.App e iniziare a emettere fatture dal campo.
