Come gestire più aziende?

Aprire una seconda azienda è facile. La parte difficile è gestire le registrazioni di entrambe le società senza fare confusione.

La maggior parte degli imprenditori cerca di risolvere il problema aprendo due programmi separati o lottando in un unico programma cercando di capire "quale fosse quale". Entrambe le soluzioni sono stancanti.

Regola fondamentale: dati separati, accesso unico

La struttura corretta è questa: ogni azienda ha il proprio elenco clienti/fornitori, il proprio magazzino, la propria cassa e la propria serie di fatture. Questi elementi non si mescolano in nessun caso.

Tuttavia, puoi accedere a queste aziende con un unico account. Niente nomi utente separati, password separate o programmi separati.

Su Qolay.App, il cambio di azienda si effettua tramite il selettore nella barra superiore. Cambiare azienda non cancella né sposta i dati; modifica solo le registrazioni aziendali che stai visualizzando. Nel piano gratuito non ci sono limiti al numero di aziende.

In quali casi si apre un'azienda separata?

• Se esiste un'entità legale separata. Partita IVA diversa, azienda diversa. Senza dubbio.
• Se la contabilità è gestita separatamente. Se le dichiarazioni vengono presentate separatamente, anche le registrazioni devono esserlo.
• Se tieni la contabilità per conto di un cliente. Se sei un commercialista o un consulente, ogni cliente è un'azienda distinta.

Al contrario, non aprire un'azienda separata per le filiali della stessa entità legale. La distinzione tra filiali si gestisce con le definizioni di magazzino e cassa; in questo modo è possibile ottenere il report consolidato da un unico punto. Se apri aziende separate, sarai costretto a fare somme manuali per vedere il totale delle due filiali.

Chi accede a cosa

Il vero problema nella gestione multi-azienda sono i permessi. Il tuo addetto alla contabilità potrebbe aver bisogno di vedere entrambe le aziende, ma il personale di vendita di una filiale non ha bisogno di vedere i saldi contabili dell'altra società.

Quando inviti gli utenti, stabilisci fin dall'inizio a quale azienda e a quali menu potranno accedere. Limitare i permessi in un secondo momento è una conversazione molto più spiacevole rispetto a impostarli correttamente dall'inizio. Il piano gratuito offre anche un numero illimitato di utenti, quindi non c'è bisogno della scorciatoia "usiamo un account condiviso", che rende impossibile tracciare chi ha fatto cosa.

I tre errori più comuni

• Emettere una fattura nell'azienda sbagliata. Un classico. Non effettuare transazioni senza controllare su quale azienda si trova lo schermo; una volta emesso il documento elettronico, correggerlo è laborioso.
• Registrare una spesa condivisa in un'unica azienda. Se l'affitto dell'ufficio utilizzato da entrambe le società viene registrato interamente su una sola, il profitto di quell'azienda apparirà artificialmente più basso. Determina il tasso di suddivisione e registralo su entrambe.
• Non registrare il movimento di denaro tra aziende. Se del denaro è passato dalla cassa di un'azienda all'altra, questo richiede una registrazione da entrambe le parti. L'approccio "tanto sono entrambe mie" finirà per compromettere i saldi di entrambe le aziende in futuro.

Domande frequenti

Come si registra una vendita tra aziende?

Come una normale compravendita. Viene creata una fattura di vendita in un'azienda e una fattura di acquisto nell'altra, e vengono aperte schede contabili reciproche. Invece di ignorare la loro relazione, documentala.

È necessaria una configurazione di fatturazione elettronica separata per ogni azienda?

Sì. Ogni entità legale ha la propria posizione fiscale, il proprio sigillo digitale e la propria definizione di serie. I passaggi di configurazione sono descritti nell'articolo come emettere una fattura elettronica.

Posso vedere la situazione complessiva delle due aziende?

I report vengono ottenuti su base aziendale; per una visualizzazione consolidata è necessario esportare i report e unirli. Se distingui le filiali, è comunque più pratico rimanere all'interno di un'unica azienda.

Lo stesso cliente è presente in entrambe le aziende, posso condividere la scheda?

No, le schede dei conti correnti appartengono all'azienda. Lo stesso cliente viene aperto come scheda separata in ogni azienda e i suoi saldi vengono monitorati separatamente — la logica della gestione dei conti correnti funziona in modo indipendente per ciascuna azienda.

Ciò che rende difficile la gestione multi-azienda non è il numero di aziende, ma l'indeterminatezza dei confini. Se è chiaro quale registrazione appartenga a quale società, il resto è routine.

Puoi aprire un account gratuito su Qolay.App e definire le tue aziende sotto un unico account.