Guida alla Contabilità Semplificata per Non-Contabili

Il linguaggio della contabilità ha un lato intimidatorio. Quando parli con il tuo commercialista spuntano parole come "bilancio di verifica", "compensazione", "partitario" e ti senti escluso dalla conversazione.

La buona notizia è che la maggior parte di quelle parole appartiene alla contabilità generale e non ti riguarda direttamente. Per tenere la contabilità giornaliera, i termini che devi realmente conoscere sono sei.

I sei termini che devi conoscere

Conoscendo questi sei termini capirai il novanta percento delle schermate. Il resto lo imparerai man mano che usi il programma.

Le due coppie più confuse

Fattura e incasso non sono la stessa cosa. Una fattura significa: "Ti ho venduto questa quantità di beni, mi devi questa cifra". L'incasso, invece, è il momento in cui i soldi arrivano effettivamente. Potresti aver emesso la fattura ma non aver ancora ricevuto il denaro — ed è proprio da questo divario che nasce la maggior parte dei problemi di liquidità.

Giroconto e pagamento non sono la stessa cosa. Un giroconto avviene tra i tuoi stessi conti: come depositare contanti dalla cassa in banca. Il tuo denaro cambia di posto ma non diminuisce. Un pagamento, invece, è l'uscita di denaro dall'azienda. Confondere questi due concetti fa apparire le tue spese più alte di quanto siano in realtà.

Routine giornaliera: cinque minuti

Concentrare la registrazione in un solo giorno al mese è il metodo che porta più spesso ad abbandonare. Una gestione giornaliera si presenta così:

1. Inserisci nel sistema le fatture emesse durante la giornata (se le emetti già tramite il sistema, questo passaggio non è necessario).
2. Registra il denaro in arrivo come incasso.
3. Registra la spesa effettuata come costo, allegando lo scontrino corrispondente.

Se hai l'abitudine di accumulare scontrini, la scansione delle ricevute di spesa accorcia questo passaggio: scatti una foto allo scontrino e importo e data vengono letti automaticamente.

Routine mensile: mezz'ora

A fine mese controlla tre cose, non serve altro:

• Crediti scaduti. Chi, quanto e da quanti giorni. Più questa lista si accorcia, più la tua liquidità migliora.
• Riepilogo entrate-uscite. Cosa è entrato e cosa è uscito questo mese, quale voce è più alta del previsto.
• Saldo cassa-banca. La cifra nel sistema corrisponde alla realtà? In caso contrario, significa che manca una registrazione.

I quattro errori commessi dai principianti

• Non inserire i saldi di apertura. L'errore più comune e costoso. Il sistema parte da zero e i tuoi vecchi crediti non compaiono.
• Tentare di registrare gli anni passati in modo retroattivo. Non finisce quasi mai e distrugge la motivazione. Stabilisci una data di inizio e parti da lì.
• Creare due volte la stessa azienda. Il saldo si divide in due e nessuno dei due appare corretto.
• Confondere le spese aziendali con quelle personali. Se la spesa al supermercato e l'affitto dell'ufficio escono dalla stessa cassa, nessun report avrà senso.

Qualcuno a cui chiedere quando ti blocchi

Il momento più difficile per chi non mastica la contabilità è quando non riesce a capire perché una cifra sia venuta fuori in quel modo. L'assistente di Qolay.App serve proprio a questo: invece di cercare tra i menu, puoi scrivere "qual è la mia situazione IVA questo mese" o "qual è il saldo del signor Rossi" e ottenere una risposta. Prepara anche la bozza della fattura, ma l'approvazione finale prima dell'invio spetta a te.

Abbiamo spiegato come funziona nell'articolo su Qolay Assistente.

Domande frequenti

Devo seguire un corso di contabilità?

Per la prima nota non è necessario. I sei termini di cui sopra e l'abitudine di registrare regolarmente sono sufficienti. La parte relativa ai registri e alle dichiarazioni fiscali è già compito del tuo commercialista.

Quanto tempo ci vuole per abituarsi?

Il primo mese sarà un po' caotico, dal secondo mese andrà a regime. La vera difficoltà non è imparare, ma trasformare la registrazione quotidiana in un'abitudine.

Cosa succede se inserisco una registrazione errata?

Può essere corretta. Se c'è un documento elettronico già registrato, le regole di rettifica funzionano in modo diverso; abbiamo trattato questo argomento nell'articolo sulle fatture elettroniche e d'archivio.

Dove posso imparare i concetti di base?

L'articolo cos'è la prima nota e qual è la sua importanza spiega l'ambito e le differenze con la contabilità generale in modo semplice.

Non devi per forza diventare un contabile. Devi solo essere in grado di vedere i tuoi numeri — e questo significa sei termini e cinque minuti al giorno.

Puoi iniziare aprendo un account gratuito su Qolay.App e creando la tua prima scheda conto.