In che modo l'intelligenza artificiale sta cambiando la contabilità di base

Quando intelligenza artificiale e contabilità si incontrano, di solito la discussione verte su "quale sarà il futuro dei commercialisti". Questo dibattito è interessante, ma non ha molto a che fare con i problemi quotidiani di una piccola impresa.

La realtà sul campo è un'altra: la parte più noiosa della contabilità di base è l'inserimento dei dati. E questo è esattamente ciò che l'intelligenza artificiale fa in modo concreto oggi: creare la registrazione al posto vostro.

Il vero collo di bottiglia: creare la registrazione

Un programma di contabilità di base vi mostra report, saldi e scadenze. Ma tutto questo dipende da una condizione fondamentale: che i dati siano stati inseriti.

Il motivo numero uno per cui le piccole imprese abbandonają un software non è la mancanza di report, ma il carico di inserimento. Sedersi la sera per un'ora a compilare scontrini non piace a nessuno: lo si rimanda di due settimane e alla fine non lo si fa più.

Ecco perché il contributo dell'intelligenza artificiale è così importante: non produce report, produce i dati che andranno nei report.

Tre utilizzi che funzionano davvero oggi

Tutti e tre sono facce della stessa medaglia: invece di pretendere che l'utente si adegui al linguaggio del programma, è il programma che si adegua al linguaggio dell'utente.

Cosa non fa?

È necessario ridimensionare le aspettative esagerate fin dall'inizio. L'intelligenza artificiale nella contabilità di base non fa quanto segue:

• Non sostituisce il vostro commercialista. Dichiarazioni, interpretazione delle normative e responsabilità rimangono a suo carico.
• Non fornisce consulenza fiscale. Il fatto che un assistente vi dica "potete registrare questo come spesa" non significa che tale spesa sarà deducibile.
• Non prende decisioni al posto vostro. Operazioni come l'invio di fatture o l'effettuazione di pagamenti richiedono un'approvazione — e giustamente.
• Non trasforma cattivi dati in buoni dati. Se le vostre anagrafiche clienti/fornitori sono disordinate, un livello intelligente non risolverà il problema.

L'ultimo punto è il più importante. L'intelligenza artificiale velocizza la vostra organizzazione attuale, non trasforma il disordine in ordine.

La questione dell'approvazione

In contabilità ci sono operazioni difficili da annullare. Una fattura elettronica emessa viene inviata una sola volta; esistono scadenze e procedure specifiche per il suo annullamento.

Ecco perché in un sistema ben progettato l'intelligenza artificiale genera bozze e voi approvate. L'assistente prepara la fattura, voi la controllate e la inviate. Lo scontrino viene letto, viene suggerita la registrazione e voi la verificate.

È così che è strutturato il flusso su Qolay.App: l'assistente prepara l'operazione, ma il passaggio di approvazione resta a voi. Una promessa come "inviato con un solo clic" in contabilità non è una funzione, è un rischio.

Com'è fatto il guadagno concreto?

Immaginate un'azienda con 60 scontrini di spesa al mese. L'inserimento manuale richiede in media 2 minuti a scontrino: 2 ore al mese.

Con la scansione degli scontrini, questo tempo si riduce allo scatto della foto e al controllo — circa 20 secondi a scontrino, ovvero 20 minuti al mese. Il risparmio è di oltre un'ora e mezza al mese.

Ma il vero guadagno non è nel tempo, è nella continuità. Un'attività da due minuti viene rimandata; un'attività da venti secondi no. Mantenere le registrazioni aggiornate significa vedere la cifra reale alla fine del mese.

Come funziona il costo?

Le operazioni di intelligenza artificiale generano costi sul lato server; per questo motivo vengono solitamente offerte con un modello basato sull'utilizzo.

Su Qolay.App questo avviene tramite un unico portafoglio di Crediti Qolay: la chat con l'assistente, le operazioni intelligenti, le e-mail di promemoria e la scansione degli scontrini utilizzano lo stesso pool. Ogni nuova azienda riceve in omaggio 100 Crediti Qolay; non è necessario pagare per provare. I dettagli sono nel nostro articolo sui Crediti Qolay.

Da dove cominciare?

Non provate tutto insieme. Iniziate dall'attività che vi fa perdere più tempo:

• Se avete una pila di scontrini → iniziate con la scansione degli scontrini.
• Se vi perdete tra le schermate dei report → provate a fare domande all'assistente.
• Se siete sempre alla ricerca di incassi → date un'occhiata all'automazione dei promemoria.

Automatizzate una sola attività per un mese e, una volta consolidata l'abitudine, passate alla seconda.

Domande frequenti

Dove vanno a finire i miei dati?

L'elaborazione dei documenti viene eseguita sul lato server. Leggete l'informativa sul trattamento e la conservazione dei dati del servizio che utilizzate; la responsabilità dei dati dei clienti rimane vostra. Potete consultare il nostro articolo sulla sicurezza dei dati.

Chi è responsabile se viene aperta una registrazione errata?

Poiché siete voi ad approvare, la registrazione è di vostra responsabilità. Per questo motivo il passaggio di approvazione non deve essere saltato e l'abitudine al controllo deve essere mantenuta.

Cosa ne pensa il mio commercialista?

La maggior parte dei commercialisti ne è entusiasta, perché i dati che gli vengono richiesti arrivano in modo più ordinato e puntuale. È comunque una buona idea avvisarlo prima della transizione.

Funziona senza internet?

L'elaborazione dei documenti funziona online. Se riscontrate problemi di connessione sul campo, un modo pratico è scattare la foto e caricarla quando torna la connessione.

In sintesi: il valore dell'intelligenza artificiale nella contabilità di base non è prevedere il futuro, ma farsi carico dell'inserimento dei dati di oggi. Quando la registrazione diventa semplice, rimane aggiornata; e una registrazione aggiornata è esattamente ciò che state cercando.

Apriendo un account gratuito su Qolay.App potete provare le funzioni di scansione scontrini e di assistenza con i vostri crediti in omaggio.

Questo articolo è a solo scopo informativo generale. Gli output dell'intelligenza artificiale non costituiscono consulenza in materia fiscale e normativa; consultate il vostro commercialista.