Differenza tra il portale GIB e l'integratore

Nel passaggio ai documenti elettronici, vi sono tre metodi principali: il portale dell'Agenzia delle Entrate turca (GİB), l'integratore autorizzato e l'integrazione diretta. La terza opzione è riservata alle grandi aziende dotate di un proprio team IT; la scelta reale per le piccole e medie imprese si riduce alle prime due.

Questo articolo spiega in base a quali criteri effettuare tale scelta.

Tre metodi, un unico risultato

Innanzitutto, chiariamo un aspetto: indipendentemente dal metodo scelto, il documento generato avrà lo stesso valore legale. Il documento in sé non cambia.

• Portale GİB. L'interfaccia web gratuita dello Stato. Il modulo viene compilato direttamente dall'utente.
• Integratore autorizzato. Un fornitore di servizi accreditato dal GİB. Gestisce la generazione e l'invio dei documenti per conto dell'utente e si interfaccia con il software gestionale.
• Integrazione diretta. Consiste nel collegare il proprio sistema direttamente al GİB. Richiede un team tecnico e una manutenzione costante.

La differenza sta nel modo in cui si genera il documento, ovvero nel tempo che si impiega.

Confronto

L'unica differenza di costo tangibile nella tabella è sulla prima riga. Tutte le altre righe rappresentano una differenza di tempo — e il tempo è denaro.

Un semplice calcolo

Consideriamo un'azienda che emette 60 fatture al mese. Sul portale, inserire manualmente i dati di una fattura, del cliente e del prodotto richiede in media 3 minuti.

• 60 × 3 minuti = 180 minuti, ovvero 3 ore al mese.
• Questo tempo copre solo l'inserimento dei documenti e non include la correzione degli errori o la ricerca.
• Quando si emette la fattura tramite il software, poiché l'anagrafica clienti e prodotti è già registrata, il tempo scende a 30 secondi: circa 30 minuti in totale.

Una differenza di 2,5 ore al mese. Moltiplicate questo tempo per il costo della vostra ora lavorativa per capire se vale la spesa dell'integratore. Abbiamo trattato il calcolo del costo orario in un articolo dedicato.

Il vero vantaggio dell'integratore: i documenti in entrata

Si parla sempre di fatture in uscita. Tuttavia, se siete soggetti IVA obbligati alla fatturazione elettronica, ricevete anche fatture in entrata, le quali prevedono un processo di accettazione o rifiuto.

Le fatture ricevute secondo lo scenario commerciale devono essere risposte entro un determinato periodo di tempo. In caso contrario, il documento potrebbe essere considerato accettato, anche se errato. Abbiamo spiegato i tipi di scenari in un altro articolo.

L'integratore raccoglie questi documenti in un unico elenco, evidenzia quelli in scadenza e consente di rispondere da un'unica schermata. Se collegato al software di contabilità, la fattura in entrata si trasforma automaticamente in una registrazione di spesa, evitando un secondo inserimento manuale dei dati.

Cosa considerare nella scelta di un integratore

Se avete deciso di optare per un integratore, le differenze tra i vari fornitori emergono nei seguenti punti:

• Compatibilità con il vostro software. Questo è il criterio più importante. Scegliere tra gli integratori supportati dal vostro software di contabilità è preferibile rispetto a cercare di costruire un collegamento in un secondo momento.
• Modello di prezzo. Crediti a consumo o pacchetto annuale? I crediti non utilizzati vengono trasferiti al periodo successivo? Questa differenza è importante se la vostra attività è stagionale.
• Copertura dei crediti. I documenti in entrata consumano crediti? Alcuni fornitori conteggiano solo i documenti in uscita.
• Accesso al supporto. A chi vi rivolgerete e a che ora in un giorno in cui non riuscite a emettere fatture?
• Facoltà di recesso. Come potrete recuperare i vostri documenti passati se decidete di cambiare fornitore?

Abbiamo approfondito questi argomenti nel nostro articolo sulla scelta dell'integratore.

La soglia decisionale

Un criterio pratico: il numero di documenti e il tasso di ripetitività.

• Meno di 10 documenti al mese, per lo più destinati a clienti diversi → il portale è sufficiente.
• 20-50 documenti al mese, vendite ripetitive agli stessi clienti → l'integratore ripaga il suo costo.
• Vendite su marketplace o e-commerce → l'integratore è d'obbligo; il numero di ordini rende l'inserimento manuale impossibile.
• Traffico intenso di fatture in entrata → l'integratore vale la spesa anche solo per i documenti in uscita.

Ricordate inoltre che, a seconda del vostro regime fiscale e del volume di documenti, alcuni metodi potrebbero diventare obbligatori; le normative vengono aggiornate periodicamente.

Domande frequenti

Se uso un integratore, ho comunque bisogno del sigillo finanziario (mali mühür)?

Per i processi relativi ai documenti elettronici è comunque necessario disporre di un sigillo finanziario o di una firma elettronica. L'uso di un integratore non elimina questo requisito. Abbiamo spiegato il processo di richiesta nel nostro articolo dedicato.

Posso cambiare integratore?

Sì, è possibile. Durante il passaggio, la continuità dei documenti e la sequenza numerica sono fondamentali; pianificate il cambio insieme a entrambi i fornitori.

Posso usare un software di contabilità di base mentre uso il portale?

Potete farlo, ma dovrete inserire la fattura in due posti diversi. Questo doppio inserimento è la causa principale di incoerenza dei dati.

L'integratore può vedere i miei dati?

Poiché gestisce la trasmissione dei documenti, ha accesso al loro contenuto. È consigliabile leggere le clausole di riservatezza e trattamento dei dati presenti nel contratto.

In sintesi: il portale fa risparmiare denaro, l'integratore fa risparmiare tempo. All'aumentare del numero di documenti, il secondo risparmio supera il primo, e questo punto di transizione arriva per molte aziende prima di quanto si pensi.

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Questo articolo è puramente informativo. I metodi di emissione dei documenti elettronici e i requisiti di obbligatorietà possono variare; la fonte ufficiale è il GİB. Consultate il vostro commercialista per la vostra specifica situazione.