لا تبحث عن حلول قبل أن تكتشف أين يضيع وقتك
حلول توفر سهولة في المحاسبة
إذا كانت مهام المحاسبة تستغرق وقتاً طويلاً، فيجب أولاً معرفة الخطوة التي تسرقه. لقد رتبنا الخطوات الخمس الأكثر استهلاكاً للوقت، بدءاً من إدخال الإيصالات وصولاً إلى المطابقة، مع الحل المناسب لكل منها.
عبارة " المحاسبة تأخذ الكثير من وقتي" وحدها لا تصف المشكلة بدقة. فما الذي يستهلك الوقت حقاً؟ هل هو إصدار الفواتير، أم إدخال الإيصالات، أم محاولة معرفة الرقم الصحيح في نهاية الشهر؟
لأن الحلول تتعلق بكل من هذه الأمور بشكل منفصل. وإذا قمت بأتمتة الخطوة الخاطئة، فلن يتغير شيء.
لقد رتبنا أدناه الخطوات الخمس الأكثر استهلاكاً للوقت وما يواابلها عملياً في كل حالة.
1. إدخال الإيصالات والمصروفات
هذه هي الخطوة الأكثر إزعاجاً على الأرجح. الإيصالات المتراكمة في الجيوب، الحقائب، أو درج السيارة تنتظر لتُكتب واحداً تلو الآخر في نهاية الشهر. وغالباً ما يتم إدخال التاريخ والمبلغ بشكل خاطئ أثناء الكتابة.
الحل: تصوير الإيصال في يوم حدوث المصروف. تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR) تقرأ المبلغ والتاريخ ومعلومات المورد؛ وكل ما عليك فعله هو المراجعة والموافقة فقط. تبقى الصورة مرفقة مع السجل، ولا داعي للبحث في المجلدات. تفاصيل أكثر في مقال مسح إيصالات المصروفات.
2. إدخال نفس البيانات في مكانين
إصدار الفاتورة في برنامج والاحتفاظ برصيد الحساب الجاري في إكسيل، وتتبع المخزون في مكان ثالث... كل نسخة تعني سجلاً عرضة للتضارب. الرقم الذي يتم تحديثه في مكان ويُنسى في مكان آخر يتسبب في مشاكل عاجلاً أم آجلاً.
الحل: نقطة تسجيل واحدة. إذا تم تحديث الحساب الجاري والمخزون وضريبة القيمة المضافة بعملية واحدة عند إصدار الفاتورة، فسيزول الإدخال المزدوج تماماً. إذا كنت تنتقل من برنامج إكسيل، فقد شرحنا الخطوات في مقال الانتقال إلى برنامج المحاسبة الأولية.
3. العودة إلى المكتب لإصدار الفواتير
في الشركات التي تقوم بمبيعات ميدانية أو أعمال تركيب أو خدمات، ينتهي العمل في موقع العملاء، وتظل الفاتورة بانتظار المكتب. هذا التأخير لا يقتصر على تأخير التسجيل فحسب، بل يتم تأخير التحصيل لنفس المدة أيضاً.
الحل: إصدار الفواتير عبر الجوال. بمجرد انتهاء العمل، يتم إعداد المستند وإرساله، ويمكن مناقشة التحصيل في نفس اليوم. لقد شرحنا آلية العمل في مقال إصدار الفاتورة الإلكترونية عبر الجوال.
4. من عليه مستحقات، وكم تبلغ؟
مقارنة كشوفات الحسابات للعثور على المستحقات متأخرة الدفع هي إحدى أطول المهام في الشهر بالنسبة لبعض الشركات. والأكثر من ذلك، أن المستحق الذي يتم اكتشافه متأخراً هو الأغلب صعوبة في التحصيل.
الحل: أن تظهر أمامك مباشرة بدلاً من البحث عنها. رؤية التحصيلات والمدفوعات التي تقترب مواعيد استحقاقها على شاشة الإدخال يجعل التذكير جزءاً من روتين العمل. تقرير التحصيلات والمدفوعات المستحقة يقوم بهذا بالضبط.
5. كتابة نفس الملاحظة على كل مستند
ضياع وقت صغير ولكنه خبيث: كتابة رقم الآيبان (IBAN) على كل فاتورة، إضافة تحذير بموعد الاستحقاق، تذكير بالرصيد. بمفردها تستغرق ثلاثين ثانية؛ ولكن عند إصدار مئة فاتورة في الشهر تتحول إلى ساعات.
الحل: قوالب الوصف المحددة مرة واحدة. يتم إدراج النص تلقائياً في كل مستند، ويتم طباعة سطر رصيد الحساب الجاري اختيارياً أيضاً. لقد شرحنا كيفية إعدادها في مقال قوالب وصف المستندات الإلكترونية.
ما الذي يجب عدم أتمتته؟
جعل كل خطوة تلقائية ليس فكرة جيدة دائماً. يجب أن يبقى العنصر البشري في الأماكن التي تتطلب موافقة.
إرسال الفاتورة الإلكترونية هو أصدق مثال على ذلك: المستند الذي يصل إلى الطرف الآخر لا يمكن التراجع عن إرساله، لذا فإن المراجعة قبل الإرسال ليست ضياعاً للوقت بل هي بمثابة تأمين. ولا تقم بتمرير المبلغ الذي تقرأه تقنية OCR دون موافقة — فدقة بنسبة تسعين بالمائة تعني تسجيل مصروف خاطئ بنسبة عشرة بالمائة.
الأسئلة الشائعة
بأي منها يجب أن أبدأ؟
راقب لمدة أسبوع أي مهمة هي التي تؤخرك أكثر. في معظم الشركات، تكون الإجابة هي إدخال الإيصالات أو تتبع المستحقات.
هل هي مبالغ فيها للشركات الصغيرة؟
على العكس من ذلك، الشركات الصغيرة هي الأكثر استفادة؛ لعدم وجود موظف محاسبة مستقل يقوم بهذه الأعمال، بل يضيع وقت صاحب العمل نفسه.
كيف تتوافق مع المستشار المالي الخاص بي؟
عندما تكون سجلاتك منظمة، تكون البيانات المرسلة إلى المستشار منظمة أيضاً؛ وتقل تعديلات نهاية الفترة. لقد تناولنا العلاقة بينهما في مقال ما هي المحاسبة الأولية وما أهميتها.
السهولة لا تأتي من كثرة الميزات بل من تقصير الخطوة الصحيحة. اكتشف أين تضيع وقتك؛ وعادة ما يكون الحل هو تغيير عادة واحدة فقط.
من خلال فتح حساب مجاني في Qolay.App، يمكنك تجربة هذه الأمور بأرقامك الخاصة.
مقالات ذات صلة
أدلة أخرى قريبة من هذا الموضوع.
الالانتقال من إكسيل إلى برنامج المحاسبة الأولية
متى يتم الانتقال، وبأي ترتيب يجب نقل البيانات
إكسيل يفي بالغرض إلى حد ما. لقد شرحنا بالتسلسل العلامات التي تدل على أن الوقت قد حان للانتقال، والترتيب الذي تُنقل به البيانات، والأخطاء الأكثر شيوعاً أثناء الانتقال.
اقرأ المزيد
ما هي المحاسبة التمهيدية؟ ولماذا تعد بالغة الأهمية لعملك؟
حجر الأساس للتحكم المالي
إذا كنت لاรู้ ما تبقى في الخزينة بنهاية الشهر، فالنقطة الساخنة ليست في المبيعات، بل في التسجيل. نوضح لك ما هي المحاسبة التمهيدية، وفرقها عن المحاسبة العامة، وكيفية تأسيسها عملياً في الشركات الصغيرة.
اقرأ المزيد
هل يجب علي الاحتفاظ بالحسابات التمهيدية؟ ولمن هي ضرورية؟
الالتزام القانوني ليس هو نفسه المتطلب التجاري
لا توجد مادة قانونية تنص على "يجب عليك الاحتفاظ بحسابات تمهيدية". ولكن لديك التزامات بتنظيم المستندات والاحتفاظ بالدفاتر. لقد كتبنا أين يتقاطع اثنَان وما يجب عليك فعله وفقاً لنوع عملك.
اقرأ المزيد