توقف عن كتابة نفس الملاحظة على كل فاتورة
قوالب وصف المستندات الإلكترونية
رقم الآيبان (IBAN)، تنبيه تاريخ الاستحقاق، شروط الإرجاع... الملاحظات التي تُكتُب يدويّاً على كل مستند تستهلك وقتاً وتُنسى غالباً. مع قوالب الوصف، يمكنك تحديدها مرة واحدة وإضافتها تلقائياً إلى الفاتورة الإلكترونية، والأرشيف الإلكتروني، وذاتية التسليم (الإرسالية الإلكترونية).
تصدر فاتورة وتكتب نفس الأشياء في حقل الوصف في كل مرة: معلومات البنك، تاريخ الاستحقاق، وربما ملاحظة حول الإرجاع.
يبدو الأمر وكأنه مهمة تستغرق ثلاثين ثانية بمفردها. ولكن إذا كنت تصدر مئة فاتورة في الشهر، فإن ذلك يعادل عدة أيام عمل في السنة — وغالباً ما يكون هذا هو أول ما يتم تخطيه في يوم مزدحم. ثم يتصل العميل ليطلب رقم الحبان (IBAN).
ماذا تفعل القالب (النموذج)؟
أنت تقوم بتعريف النص الذي سيتم إدخاله في قسم الوصف بالمستند مرة واحدة. بعد ذلك، يتم إضافته تلقائياً إلى كل مستند تقوم بإصداره.
في Qolay.App، يمكن تحديد هذه القوالب بشكل منفصل لثلاثة أنواع من المستندات: الفاتورة الإلكترونية، الأرشيف الإلكتروني، وbنسخة الشحن الإلكترونية (e-irsaliye). وبهذا، يمكنك استخدام نص مختلف في الفاتورة الإلكترونية الموجهة للعملاء المؤسسيين، ونص مختلف في الأرشيف الإلكتروني الموجه للمستهلك النهائي.
سطر الرصيد الجاري
إلى جانب النص الثابت، يمكنك أيضاً طباعة الرصيد الجاري الحالي للعميل على المستند.
تأثير ذلك على التحصيل أكبر من أن يُستهان به. يرى العميل إجمالي دينه في كل فاتورة؛ ويختفي عذر "لم أكن أعلم". بالإضافة إلى ذلك، تصبح محادثات المطابقة أسهل، لأنه يتم إرسال الرقم بانتظام إلى الطرف الآخر.
تحذير: سيعرض سطر الرصيد معلومات خاطئة إذا لم تكن سجلات حسابك الجاري محدثة. وقبل تفعيله، تأكد من استقرار نظام حساباتك الجارية.
ماذا يجب أن تكتب؟
المحتويات التي تثبت جدواها في الممارسة العملية:
- معلومات البنك ورقم الحبان (IBAN). هو السؤال الأكثر تكراراً؛ اجعله موجوداً في المستند.
- تذكير بتاريخ الاستحقاق. مثل "تاريخ الاستحقاق هو 30 يوماً من تاريخ الفاتورة".
- شروط الإرجاع والضمان. مفيدة بشكل خاص في قطاع التجزئة والتجارة الإلكترونية.
- عبارة شكر. لمسة صغيرة ولكنها تساهم في صورة العلامة التجارية.
اجعله قصيراً. النص الطويل يشغل مساحة عند طباعة المستند ويصبح مقروءاً بصعوبة.
"لماذا يظهر الرصيد أسفل فاتورتي؟"
هذا هو السؤال الأكثر شيوعاً من المستخدمين الذين يلاحظون القوالب لأول مرة. الجواب: قام شخص ما بتفعيل هذا الإعداد.
لتغيير النص أو إزالته، انتقل إلى قسم الإعدادات ← المستند الإلكتروني ← قوالب الوصف. يعمل الإعداد على مستوى التعريف وليس على مستوى المستند الفردي؛ فعندما تقوم بتغييره، يؤثر ذلك على المستندات اللاحقة، بينما تبقى المستندات السابقة كما هي.
الأسئلة الشائعة
هل يمكنني تعطيل القالب في فاتورة واحدة؟
يمكنك تعديل حقل الوصف على المستند. يجلب القالب النص الافتتاحي، ولك حرية الكتابة فوقه.
هل يمكنني إظهار نص مختلف لعملاء مختلفين؟
يتم تعريف القالب بناءً على نوع المستند. للتمييز على أساس العملاء، يجب عليك تعديل النص يدويًا في الفاتورة المعنية.
هل يغير مظهر المستند أيضاً؟
لا، يضيف القالب النص فقط. تصميم المخرجات موضوع منفصل — راجع مقالة قوالب طباعة الفواتير.
هل يعمل في سندات الشحن الإلكترونية (e-İrsaliye) أيضاً؟
نعم، يمكن تعريفه في أنواع المستندات الثلاثة. لقد شرحنا تدفق المستندات في مقالنا عن سند الشحن الإلكتروني.
إنه إعداد صغير ولكن تأثيره يأتي من جانبين: نصف الدقيقة المكتسبة في كل فاتورة ورؤية العميل لدينه بانتظام. والثاني يقصر فترة التحصيل الخاصة بك.
يمكنك فتح حساب مجاني على Qolay.App وتعريف قوالبكم مرة واحدة.
مقالات ذات صلة
أدلة أخرى قريبة من هذا الموضوع.
ما هي فاتورة الشحن الإلكترونية (E-İrsaliye) وكيف يتم إصدارها؟
ليست فاتورة، بل مستند رحلة البضائع
توثق فاتورة الشحن الإلكترونية شحن البضائع؛ ولا تحل محل الفاتورة. لقد شرحنا متى يتم إصدارها، وعلاقتها بالفاتورة، وكيف تؤثر على المخزون، وخطوات إصدارها.
مدة إلغاء الفاتورة الإلكترونية وطرق الإلغاء
قاعدة الـ 8 أيام وما بعدها
الإلغاء في الفاتورة الإلكترونية ليس مجرد تمزيقها والتخلص منها كما في الفاتورة الورقية. لقد شرحنا الحد الأزمنة، والفرق بين الإلغاء والاعتراض، والطريقة الوحيدة المتبقية بعد انقضاء المهل.