ما هي المحاسبة التمهيدية؟ ولماذا تعد بالغة الأهمية لعملك؟

هذا المشهد مألوف للغاية في الشركات الصغيرة: الإيرادات ليست سيئة، والطلبات تأتي، والفريق يعمل بجد. ولكن عندما يحين موعد المدفوعات في الثامن والعشرين من الشهر، لا يوجد المال المتوقع في الصندوق. لم يختلس أحد الأموال؛ بل كل ما في الأمر أن أحداً لم يتابع الفواتير التي تم تحصيلها وتلك التي تجاوزت موعد استحقاقها من مكان واحد.

المحاسبة الأولية هي بالضبط ما يملأ هذه الفجوة. إنها ليست تخصصاً معقداً، بل هي عادة تسجيل الحركات النقدية اليومية بانتظام.

ماذا تعني المحاسبة الأولية؟

المحاسبة الأولية هي تسجيل ومتابعة الحركات التجارية اليومية للشركة. الفاتورة التي تصدرها، والتحصيلات التي تتلقاها، والمصروفات التي تدفعها، والمنتجات الخارجة من المستودع — كلها يتم تسجيلها هنا.

المحاسبة الأولية المُدارة بشكل صحيح تجيب عن الأسئلة الأربعة التالية دون إبطاء:

• كم من المال لدي الآن في الخزينة وفي البنك؟
• كم لدي من المستحقات لدى الآخرين، ومتى حان موعد استحقاقها؟
• أين أنفقت معظم الأموال هذا الشهر؟
• كم عدد القطع المتبقية من كل منتج؟

إذا كان عليك الاتصال بأحد أو تقليب الملفات للعثور على إجابات لهذه الأسئلة، فهذا يعني أن لديك محاسبة أولية ولكنها لا تعمل.

المحاسبة الأولية ليست هي نفس المحاسبة العامة

هذا هو الموضوع الأكثر التباساً. يدير مستشارك المالي المحاسبة العامة: الدفاتر القانونية، الإقرارات، الإخطارات الرسمية. أما أنت فتتدير المحاسبة الأولية وتنتج البيانات التي تذهب إلى مستشارك.

الاثنتان ليست متنافستين بل متسلسلتان. إذا كانت محاسبتك الأولية غير منظمة، سيقضي مستشارك وقتاً أطول، وستدفع رسوماً أعلى، وتزداد احتمالية الأخطاء.

ماذا تشمل المحاسبة الأولية؟

على الرغم من اختلافها من قطاع لآخر، إلا أن العناوين الأساسية الخمسة متشابهة فيเกือบ كل الشركات:

• الفواتير والإيصالات: إصدار فواتير المبيعات، ومعالجة فواتير المشتريات وإيصالات المصروفات.
• الحسابات الجارية: حالات الديون والمستحقات للعملاء والموردين. للتفاصيل، يمكنك الاطلاع على دليل تتبع الحسابات الجارية الخاص بنا.
• الصندوق والبنوك: الحركات النقدية والحسابية، والتحويلات بين الحسابات.
• الإيرادات والمصروفات: تصنيف النفقات إلى فئات. المصروفات بلا تصنيف هي مصروفات لا يمكن تحليلها لاحقاً.
• المخزون: دخول وخروج المنتجات والكمية المتاحة.

إذا كنت شركة خدمات، يمكنك تخطي جزء المخزون. أما الأربعة الباقية فهي ضرورية بغض النظر عن الحجم.

تكلفة عدم الاحتفاظ بالسجلات

يبدو تأجيل المحاسبة الأولية وكأنها توفر وقتاً في البداية. تصدر فاتورة وتضعها جانباً وتقول "سأدخلها لاحقاً". ثم لا تدخلها أبداً.

عادة ما تأتي فاتورة هذا التراخي من هذه الأبواب الأربعة:

• المستحقات غير المحصلة. إذا لم يتذكر أحد الفاتورة المتأخرة، فلن يذكرها العميل أيضاً. عندما يتم تذكرها بعد شهور، يصبح التحصيل أصعب بكثير.
• التسعير الخاطئ. تقوم برفع الأسعار أو عدم رفعها دون معرفة أي المنتجات يحقق ربحاً حقيقياً. كلاهما محفوف بالمخاطر.
• توتر الإقرارات الضريبية. نقل المستندات في أكياس نهاية الشهر يعني خطر التأخير والإبلاغ الناقص.
• الوقت الضائع. عمليات البحث عن "أين كانت تلك الفاتورة" تستهلك عدة ساعات أسبوعياً، وهذه الساعات لا تعود أبداً.

هل يكفي إكسل (Excel)؟

الإجابة الصادقة: يكفي إلى حد ما. جدول إكسل مصمم جيداً يفي بالغرض في شركة فردية تصدر 10-15 فاتورة شهرياً.

تبدأ المشكلة عندما يبدأ النمو. يبدأ شخص ثانٍ في لمس الجدول، وتتداول ثلاثة إصدارات مختلفة من الملف، ويتم حذف صيغة بالخطأ ولا يلاحظ أحد ذلك. وعندما يدخل إلزام الفاتورة الإلكترونية حيز التنفيذ، لا يعد الجدول وحده كافياً؛ بل يصبح هناك حاجة لنظام يرسل المستندات إلى إدارة الإيرادات.

إذا كنت تفكر في الانتقال، فإن مقالنا حول الانتقال من إكسل إلى برنامج المحاسبة الأولية يشرح خطوات نقل البيانات خطوة بخطوة.

كيف تبدأ من الصفر؟

لا تحاول القيام بكل شيء في نفس الأسبوع. الترتيب يسير على النحو التالي:

1. أدخل الأرصدة الافتتاحية. قم بتسجيل ما هو موجود اليوم في الصندوق والبنك، وما لك وما عليك كبداية. إذا تم تخطي هذه الخطوة، فسيكون كل رقم لاحق خاطئاً.
2. افتح بطاقات الحسابات الجارية. بطاقة واحدة لكل عميل ومورد. اربطها برقم الضمان الاجتماعي أو الرقم الضريبي لتجنب فتح نفس الشركة مرتين.
3. انقل إصدار الفواتير إلى هنا. اليوم الذي تبدأ فيه إصدار الفواتير في النظام، يبدأ رصيد الحساب الجاري في التحديث تلقائياً.
4. سجل التحصيلات والمدفوعات يومياً. خمس دقائق في اليوم أفضل من المعاناة ليوم واحد في الشهر.
5. راجع التقارير نهاية الشهر. ملخص الإيرادات والمصروفات وقائمة المستحقات المتأخرة هما أول تقريرين يجب النظر إليهما.

الشهر الأول يبدو فوضوياً. ومن الشهر الثاني فصاعداً، تستقر الأرقام.

أين يقع Qolay.App من كل هذا؟

Qolay.App هو تطبيق محاسبة أولية سحابي. إصدار الفواتير، وتتبع الحسابات الجارية، والصندوق والبنوك، والمخزون، والتقارير كلها في مكان واحد؛ كما يتم إرسال الفواتير الإلكترونية والأرشفة الإلكترونية من نفس الشاشة. تم تصميمه بحيث يمكن استخدامه دون الحاجة لتلقي تدريب محاسبي.

الباقة المجانية تغطي جميع الميزات حتى 500 فاتورة سنوياً؛ ولا توجد قيود على عدد المستخدمين والشركات. للاطلاع على التفاصيل، راجع مقالنا حول برنامج المحاسبة الأولية المجاني.

الأسئلة الشائعة

هل الاحتفاظ بالمحاسبة الأولية التزام قانوني؟

لا توجد مادة مباشرة تقول "يجب عليك الاحتفاظ بمحاسبة أولية". ولكن لكي تتمكن من الوفاء بالتزاماتك المتعلقة بإمساك الدفاتر وتنظيم المستندات، فإن تنظيم سجلاتك يعد ضرورة عملية. استشر مستشارك المالي فيما يخص وضعك الخاص.

لدي مستشار مالي بالفعل، فهل أحتاج إلى الاحتفاظ بها بنفسي؟

نعم. يمنحك مستشارك الجدول الرسمي للفترة الماضية؛ بينما توضح لك المحاسبة الأولية وضع اليوم. لن يخبرك مستشارك بمن تجاوزت ديونه موعد الاستحقاق.

هل هي ضرورية أيضاً في الشركة الفردية؟

ضرورية بشكل خاص. إذا كنت أنت الموظف الوحيد، فلا يوجد شخص ثانٍ لتذكيرك بالتحصيلات المنسية. إذا كنت تعمل بشكل مستقل، فإن مقال تتبع الإيرادات والمصروفات للمستقلين هو بداية أكثر ملاءمة.

هل يجب علي إدخال سجلات السنوات السابقة أيضاً؟

لا. يكفي تحديد تاريخ قطع والبدء بأرصدة ذلك اليوم. معالجة الماضي بأثر رجعي تبقى غير مكتملة في معظم الشركات وتقضي على الحافز.

المحاسبة الأولية ليست أداة لتنمية العمل، بل هي أداة لعدم فقدان السيطرة أثناء النمو. إذا كنت تعرف المال الموجود في الخزينة والمستحقات متأخرة الاستحقاق اليوم، فسيأتي الباقي تلقائياً.

من خلال فتح حساب مجاني في Qolay.App، يمكنك إصدار فاتورتك الأولى اليوم.