صوّر الإيصال، ودع النظام يقرأ المبلغ
تسجيل المصروفات من خلال مسح إيصالات الصرف
الإيصالات المتراكمة في درج السيارة تنتظر الإدخال اليدوي واحداً تلو الآخر بنهاية الشهر. خاصية مسح الإيصالات تقصر هذه الخطوة: حيث يتم قراءة المبلغ والتاريخ والبائع تلقائياً، وكل ما عليك فعله هو المواجهة. لقد شرحنا كيفية عملها وحدودها.
تتراكم الإيصالات في الجيوب، الحقائب، وفي درج السيارة. وفي نهاية الشهر، تتدفق كلها على الطاولة وتُسجّل واحدة تلو الأخرى. نصف النصوص قد باهت، وبعضها ضاع.
المشكلة ليست في إدخال الإيصالات في الواقع، بل في تسويف إدخالها. فالإيصال الذي يُسجّل في يوم الإنفاق لا يستغرق سوى ثانية واحدة، أما الإيصال الذي يُسجّل بعد ثلاثة أسابيع فيتحول إلى مهمة تنقيب أثري.
كيف يعمل؟
- التقط صورة للإيصال أو قم بتحميله كملف PDF. يمكنك فعل ذلك من هاتفك أيضاً.
- يقوم النظام بقراءة الصورة واستخراج المبلغ، التاريخ، ضريبة القيمة المضافة، ومعلومات البائع. تستغرق هذه العملية ثوانٍ معدودة.
- تظهر لك المعلومات المقروءة. تقوم بمراجعتها وتعديلها إذا لزم الأمر.
- عندما تقوم بالاعتماد، يتم إنشاء سجل بالمصروفات وتظل صورة الإيصال مرفقة بالسجل.
البند الأخير أهم مما تبدو عليه: حتى لو باهتة النسخة الأصلية للإيصال أو ضاعت، تظل صورتها محفوظة في السجل. وتنتفي الحاجة إلى التقليب في المجلدات.
لا تخطئ خطوة الاعتماد
قراءة الإيصالات تعمل بشكل جيد ولكنها ليست مثالية. ترتفع نسبة الخطأ في الإيصالات المجاعدة، الباهتة، أو الملتقطة في إضاءة سيئة.
لهذا السبب، لم يتم تصميم التدفق على شكل "اقرأ وسجل"، بل على شكل "اقرأ، اعرض، واعتمد". دقة بنسبة تسعين بالمائة تعني وجود سجل مصروفات خاطئ بنسبة عشرة بالمائة إذا عملت بدون اعتماد — وذلك الخطأ يصل حتى إلى أرقام ضريبة القيمة المضافة الخاصة بك.
لرفع جودة القراءة: ضع الإيصال على سطح مستوٍ، لا تجعل الظل يقع عليه، وتأكد من دخول الإيصال كاملاً في الإطار.
يستهلك رصيد Qolay
بما أن قراءة الإيصالات تستخدم الذكاء الاصطناعي، فهي تستهلك رصيد Qolay. يتم منح 100 رصيد مجاناً لكل شركة جديدة؛ ولست بحاجة لشراء أي شيء آخر للبدء.
عند نفاد الرصيد، لن تعمل القراءة ولكن يمكنك الاستمرار في إدخال سجلات المصروفات يدوياً. لقد شرحنا كيفية عمل ذلك في مقال رصيد Qolay.
لقد سجلت المصروف، ماذا عن الدفع؟
معظم التكاليف تُدفع بالفعل من الجيب أو بالبطاقة. إن إدخال سجل المصروف ومعالجة الدفع بشكل منفصل يخلق عملاً مزدوجاً وغالباً ما يتم نسيان الثاني — وبعدها لا تتطابق الخزينة.
تسجيل المصروف والدفع في خطوة واحدة يسد هذه الثغرة؛ والتفاصيل موجودة في مقال الدفع في خطوة واحدة مع تسجيل المصروفات.
الأسئلة الشائعة
ما هي أنواع الملفات التي يمكن قراءتها؟
تنسيقات الصور الشائعة وملفات PDF. يمكن أيضاً تحميل الإيصالات الرقمية التي حصلت عليها كلقطات شاشة.
هل يقرأ الإيصال الذي باهت نصه؟
قد لا يتمكن من قراءته. ورق الإيصالات الحراري يبهت بمرور الوقت؛ ولهذا السبب فإن تصوير الإيصال في نفس اليوم هو الطريقة الأكثر أماناً.
هل يجب عليّ الاحتفاظ بالأصل من الإيصال؟
التزامك بالاحتفاظ بالمستندات مستمر. استشر مستشارك المالي بخصوص كفاية النسخة الرقمية؛ فالصورة الموجودة في النظام تسهل عملك على أي حال للبحث والمراقبة.
هل يمكنني إجراء تحميل جماعي؟
يمكنك تحميل أكثر من إيصال ولكن كل واحد يتطلب موافقة منفصلة. هذا مقصود — فالموافقة الجماعية تعني تمرير الأخطاء بشكل جماعي.
الفائدة الحقيقية من مسح الإيصالات ضوئياً ليست السرعة، بل كسر عادة التسويف. إذا كنت تسجل النفقة في مكان حدوثها، فلن تبقى هناك مشكلة تسمى نهاية الشهر.
يمكنك فتح حساب مجاني على Qolay.App ومسح إيصالك الأول اليوم.