На что обратить внимание при выборе программы для учета товаров?

Отслеживать пятьдесят товаров в Excel кажется делом простым. Настоящие проблемы начинаются тогда, когда за день проходит по несколько десятков операций прихода и расхода: два человека одновременно обновляют разные строки, кто-то забывает оформить возврат, а откуда взялась разница при инвентаризации, вообще непонятно.

При выборе программы для учета товаров смотрите не на длину списка функций, а на возможности, которые действительно облегчат вашу ежедневную работу. Критерии, приведенные ниже, помогут вам составить конкретные вопросы для демонстрации.

Сначала движение, потом количество товаров

Потребность в программе определяет не количество карточек товаров, а частота операций. Компании, совершающей несколько покупок и продаж в неделю, и складу, отгружающему сотни заказов в день, требуются совершенно разные решения.

• Один склад, один канал. Простой карточки товара, приходно-расходных накладных и периодической инвентаризации в большинстве случаев достаточно.
• Множество каналов или складов. Без переводов, балансов по каналам и синхронизации система очень скоро начнет давать сбои.
• Операции со штрихкодами. Ручной ввод кодов ведет к ошибкам; сканеры или мобильные терминалы сбора данных должны стать частью ежедневной рутины.

Перед выбором подсчитайте свои обороты за неделю: сколько покупок, продаж, возвратов и перемещений. Эта цифра расскажет о ваших потребностях лучше любой страницы с перечислением функций.

Восемь критериев выбора

Далеко не каждый из этих восьми пунктов обязателен для любого бизнеса. Однако критический уровень остатков или учет расхождений при инвентаризации, которые вы откладываете со словами «пригодится в будущем», обычно становятся жизненно необходимыми уже в первые три месяца.

Должны ли складской и предварительный бухгалтерский учет находиться в одном месте?

Использовать отдельную программу для склада и отдельную для счетов вполне возможно. Проблема заключается в запаздывании обмена данными между двумя системами: счет вы выставили, но товар со склада не списался; или провели списание, а контрагент в базе не создался.

Для малого и среднего бизнеса наиболее бесшовная модель — это когда движение товара создается в той же цепочке документов, что и счета с накладными. Это позволяет быстрее находить первопричину вопроса «в системе числится, а на полке нет». В статье о предотвращении ошибок в учете товаров мы подробно рассказали о типичных причинах таких разрывов.

Три вещи, о которых чаще всего забывают при настройке

• Начальный баланс. Начинать работу в пустой программе с мыслью «посчитаем как-нибудь потом» означает создавать расхождения с первого же дня. Начинайте со стартовой инвентаризации.
• Дисциплина товарных карточек. Две карточки на один и тот же товар ведут к разделению остатков надвое. Жестко контролируйте уникальность штрихкодов и SKU на этапе настройки.
• Кто и что будет вводить. У складского персонала, отдела продаж и бухгалтерии не должно быть одинаковых прав доступа. Списания с неверного склада чаще всего происходят из-за проблем с правами.

Если вы работаете с несколькими складами, утвердите схему складских перемещений прямо в день внедрения; добавлять ее задним числом — значит запутать прошлые движения.

Часто задаваемые вопросы

До каких пор имеет смысл оставаться в Excel?

Пока файл обновляет один человек, операций немного, а инвентаризация проводится регулярно, вы можете продержаться еще какое-то время. Но как только к одному файлу начинают обращаться два человека или появляются забытые возвраты и перемещения, настает время переходить на специализированный софт.

Обязателен ли штрихкод?

Не обязательно, но по мере роста ассортимента и скорости работы ручной ввод кодов начинает порождать ошибки. Использование штрихкодов хотя бы для быстро движущихся позиций заметно ускоряет инвентаризацию и продажи.

Как устанавливается критический уровень запасов?

Исходя из логики «время выполнения заказа + страховой запас». Мы подробно разобрали формулу в статье о критическом уровне остатков; способность программы выводить предупреждения — важный критерий отбора.

Важен ли выбор метода расчета себестоимости?

Да. Когда один и тот же товар закупается по разным ценам, расчет прибыли напрямую зависит от выбранного метода. Разницу между средневзвешенной стоимостью и методом FIFO мы рассмотрели в статье об оценке стоимости товаров.

Краткий итог: хорошая программа для учета — это не каталог функций, а слаженный механизм, который работает одновременно со счетами, фиксирует разницу при инвентаризации и вовремя предупреждает о критических остатках.

Создайте бесплатный аккаунт в Qolay.App, чтобы отслеживать товарные остатки, счета и операции с контрагентами из единого центра.

Эта статья носит исключительно информационный характер. Потребности могут варьироваться в зависимости от специфики складов, каналов продаж и документооборота вашего бизнеса; оцените объем своих оборотов перед тем, как делать выбор.