Как проводить инвентаризацию запасов с помощью штрихкода?

То, что в системе числится 40 товаров, а на полке их 28 — для большинства компаний в конце года становится неприятным сюрпризом. На самом деле это не сюрприз, а сумма небольших расхождений, накапливавшихся месяцами.

Инвентаризация по штрихкодам — это практичный способ регулярно выявлять такие расхождения, не дожидаясь конца года. Цель состоит не в том, чтобы каждый раз закрывать весь склад целиком, а в том, чтобы в правильном порядке пересчитать нужные товары и зафиксировать разницу.

Почему годовой полной инвентаризации недостаточно

Проводимая раз в год инвентаризация порождает три проблемы:

• Расхождение увеличивается. Усушка/утруска, ошибочные отгрузки, забытые возвраты накапливаются, и найти первопричину становится сложно.
• Работа останавливается. Когда весь склад пересчитывают за один день, продажи и отгрузки стопорятся.
• Искажаются решения. В течение месяца заказы и цены формируются на основе неверных остатков; скорректированная в конце года цифра уже не спасет прошлые решения.

Именно поэтому в компаниях, использующих штрихкодирование, за основу берется частичная / циклическая инвентаризация: каждую неделю или каждый месяц вы пересчитываете определенную группу товаров. В статье «Предотвращение ошибок складского учета» мы подробно рассмотрели, откуда берутся расхождения.

Подготовка к инвентаризации

Прежде чем приступать к сканированию, выполните эти четыре шага, чтобы учет оставался чистым:

• Закройте незавершенные документы. Если есть ожидающие накладные, счета-фактуры или складские перемещения, сначала завершите их; иначе в момент инвентаризации баланс сместится.
• Отделите товары без штрихкодов. Вынесите в отдельный список SKU с сорванными этикетками или вообще без штрихкодов; не путайте их с ручным пересчетом.
• Четко определите зону подсчета. Если один и тот же товар находится на двух полках, заранее решите, какую именно локацию будете сканировать.
• Кто считает, а кто утверждает. Разделение обязанностей между тем, кто проводит пересчет, и тем, кто утверждает разницу, снижает количество ошибок в стиле «просканировал — и готово».

Как проходит инвентаризация со штрихкодами

Практический процесс обычно выглядит так:

• Откройте инвентаризационный список или документ пересчета (по группе товаров, полке, складу).
• Сканируйте каждую единицу; повторное сканирование того же штрихкода увеличивает количество.
• Если есть перевод в коробки/упаковки (например, 1 коробка = 12 шт.), зафиксируйте коэффициент единиц в настройках подсчета.
• По окончании списка сравните системный баланс с пересчитанным количеством.
• Зафиксируйте разницу как несоответствие при инвентаризации; ручная «корректировка» карточки товара не оставляет следов.

Даже если причина расхождения неизвестна, не откладывайте фиксацию. Сначала приведите остатки в соответствие с реальностью, а затем отдельно запишите первопричину (ошибка склада, отгрузка без накладной, порча/бой). В статье «Себестоимость запасов и оценка» мы рассказали, как расхождения влияют на прибыль.

Что делать с продажами во время инвентаризации

В небольшой компании не всегда возможно полностью закрыть склад. Помогают два подхода:

• Блокировка зоны. Временно закройте только тот коридор или ту полку, которые пересчитываются; продажи из других зон продолжаются.
• Час отсечения. Проводите инвентаризацию рано утром или после закрытия; зафиксируйте движение за текущий день до того, как отразить его в документе инвентаризации.

Если возникает путаница с тем, к какому остатку относится продажа, совершенная при открытом документе инвентаризации, результат окажется бессмысленным. Поэтому держать «окно инвентаризации» коротким и четким гораздо полезнее, чем устраивать долгий день полной ревизии.

Какие товары нужно пересчитывать чаще

Совсем не обязательно считать каждый SKU с одинаковой частотой. Приоритеты расставляются так:

• Быстро оборачиваемые товары — еженедельно или раз в две недели.
• Дорогие товары — ежемесячно, даже если их количество невелико.
• Товары с высоким риском порчи / потерь — продукты питания, мелкие детали, товары, перевозимые в полевых условиях.
• Товары с заданным критическим уровнем остатка — перед тем как полагаться на предупреждения, убедитесь, что баланс корректен. См. статью «Критический уровень запасов».

Часто задаваемые вопросы

Обязателен ли сканер штрихкодов?

Не обязателен, но с ростом количества товаров ошибки при ручном подсчете стремительно возрастают. Камера смартфона или беспроводной сканер делают частичную инвентаризацию вполне выполнимой.

Как отразить расхождение по инвентаризации?

Используйте отдельную операцию корректировки остатков / инвентаризационной разницы, которая приводит системный баланс к подсчитанному количеству. Она обновляет карточку товара, не нарушая счета-фактуры или контрагентов; в конце периода ваш бухгалтер также увидит источник.

Что делать, если один и тот же штрихкод привязан к двум товарам?

Сканирование запишется не в ту карточку. Проверьте соответствие штрихкода и SKU до начала инвентаризации; это часто встречается на этикетках от поставщиков.

Как проводить инвентаризацию в компании с несколькими складами?

Считайте по складам. Подсчет общего запаса как единого целого скрывает, на каком именно складе образовался минус. В статье «Мультискладской учет и перемещения» мы рассказали о переводах и складских остатках.

Кратко: инвентаризация по штрихкодам — это не ежегодный ритуал, а регулярная контрольная процедура. Частый подсчет небольшими группами предотвращает крупные расхождения и ошибочные заказы.

Создав бесплатный аккаунт в Qolay.App, вы сможете отслеживать движение запасов и инвентаризационные разницы в связке с потоком счетов-фактур.

Эта статья носит исключительно информационный характер. Оценка запасов и операции на конец периода зависят от учетной политики вашего бизнеса; проконсультируйтесь с вашим бухгалтером по вашей конкретной ситуации.