Sou obrigado a fazer a contabilidade básica? Para quem é necessário?

Vamos direto ao ponto: na legislação, não existe nenhum artigo que diga "você é obrigado a fazer a pré-contabilidade".

Mas isso não significa que você possa ignorá-la. Afinal, as obrigações legais — emitir documentos, escriturar livros fiscais, entregar declarações — não podem ser feitas sem a pré-contabilidade. A lei exige o resultado, não o método.

O que é legalmente obrigatório?

Embora varie de acordo com o seu tipo de enquadramento fiscal, os três pontos a seguir se aplicam a quase todas as empresas:

• Emitir documentos. Você é obrigado a emitir a fatura, recibo de autônomo ou documento correspondente para cada venda realizada.
• Escriturar livros. O livro que você deve manter depende do seu tipo de enquadramento; o seu contador define isso.
• Armazenar documentos. Você deve guardar os documentos emitidos e recebidos pelo prazo legal exigido.

A pré-contabilidade não é o nome de nenhuma dessas três obrigações. Ela é, no entanto, o sistema de registros que alimenta as três. Se você não mantiver as faturas organizadas, sua escrituração ficará incompleta; se os seus documentos estiverem bagunçados, você não conseguirá cumprir a obrigação de armazenamento.

A situação por tipo de empresa

Empresário individual (microempreendedor / pessoa física)

Na maioria dos negócios individuais, a carga de escrituração é relativamente leve e gerenciada pelo contador. Apesar disso, esse costuma ser o grupo que mais precisa da pré-contabilidade — porque quem faz o trabalho, vende e recebe é a mesma pessoa. Não há uma segunda pessoa para lembrar do controle de recebíveis.

Sociedades limitadas e anônimas

A obrigação de escrituração é mais pesada e a qualidade dos dados enviados ao contador reflete-se diretamente nos custos. Documentos entregues desorganizados significam mais horas gastas pelo contador e mais retificações no final do período.

Profissionais liberais e autônomos

A emissão de recibos e o controle de recebimentos ganham destaque. Se você trabalha por projetos, acompanhar qual serviço foi pago e quando é a única forma de gerenciar a flutuação de receita. O artigo controle de receitas e despesas para freelancers foca exatamente nesse cenário.

Lojas virtuais e e-commerce

Aqui a coisa fica séria. Quando comissões de marketplaces, devoluções, fretes e diferentes canais de pagamento se juntam, o controle manual torna-se praticamente impossível. Reunimos os erros mais custosos no artigo erros comuns na contabilidade de e-commerce.

Onde o argumento "meu contador cuida disso" falha?

Essa frase é muito comum e parcialmente verdadeira. Seu contador entrega a declaração, faz a escrituração e gerencia os processos oficiais.

O que ele não faz é: te dizer quem está com o pagamento vencido hoje. Porque o contador trabalha com o período passado; você trabalha com o presente. O balanço de janeiro que chega em março não resolve a decisão que precisava ser tomada em janeiro.

Eles não são concorrentes. Seu contador garante a conformidade; a pré-contabilidade garante o seu controle.

A partir de quando não dá mais para adiar?

Em uma empresa recém-criada, que emite poucas faturas por mês, pastas e cadernos funcionam por um tempo. Porém, quando um dos seguintes limites é ultrapassado, o custo de adiar aumenta rapidamente:

• Quando você começa a vender a prazo. Trabalhando à vista, o controle de clientes é simples; assim que o prazo de vencimento entra em cena, a gestão de recebíveis se torna um trabalho real.
• Quando você se torna contribuinte de faturas eletrônicas (e-Fatura). O documento agora é gerado digitalmente; migrar o processo para um software torna-se obrigatório.
• Quando você começa a manter estoque. Gerenciar a quantidade de mercadorias por achismo rapidamente se transforma em prejuízo.
• Quando uma segunda pessoa entra na equipe. Se o registro está apenas na sua cabeça, ninguém na equipe consegue acessá-lo.

Por onde começar?

Para a primeira semana, três coisas são suficientes: seus saldos atuais em caixa e banco, suas contas a pagar e a receber em aberto, e os cadastros dos clientes e fornecedores com quem você trabalha regularmente. O resto vai se construindo à medida que o negócio roda.

Se você não é familiarizado com os conceitos, comece com o guia de pré-contabilidade para quem não é contador que preparamos; ele explica os termos básicos em linguagem simples.

Perguntas frequentes

Vou receber uma multa se não fizer a pré-contabilidade?

Não há uma multa aplicada diretamente por "não fazer a pré-contabilidade". As multas decorrem de situações como deixar de emitir documentos ou descumprir obrigações fiscais e de escrituração. A pré-contabilidade é a estrutura que evita exatamente isso.

Acabamos de abrir a empresa e ainda não temos vendas. Ainda assim é necessário?

Começar a registrar suas despesas de constituição desde o início é a forma mais fácil; organizar tudo depois é muito mais difícil.

Qual livro devo manter para o meu negócio?

Isso é determinado pelo seu tipo de enquadramento fiscal e é da alçada do seu contador. Não seria correto dar uma resposta única e genérica.

O Excel não é suficiente?

Pode ser suficiente para volumes baixos. Abordamos os limites dele e o momento da transição no nosso artigo sobre migrar do Excel para um software de pré-contabilidade.

Em suma: a pré-contabilidade não é uma exigência legal, mas sim o caminho para cumprir as obrigações legais. E o seu principal benefício não está na conformidade, mas em permitir que você gerencie o seu próprio negócio.

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Este artigo tem fins puramente informativos e não substitui a assessoria jurídica ou contábil. Consulte o seu contador para verificar as suas obrigações específicas.