Processo de Cancelamento e Contestação de Faturas

Quando havia um erro em uma fatura de papel, a solução era simples: você rasgava ambas as vias e emitia uma nova.

Na fatura eletrônica não existe isso. O documento entra no sistema da GİB assim que é enviado e permanece lá. O que você pode fazer não é excluir o documento, mas alterar o seu status.

Primeiro, determine o tipo de documento

O processo muda completamente dependendo se o documento emitido é uma fatura eletrônica (e-fatura) ou um arquivo eletrônico (e-arşiv).

A e-fatura é o documento transmitido do sistema para a outra parte, cujo destinatário também é um contribuinte de fatura eletrônica. O destinatário pode responder através do sistema.

A fatura de arquivo eletrônico (e-arşiv) é emitida para aqueles que não são contribuintes de fatura eletrônica. O destinatário não possui um mecanismo de resposta dentro do sistema; o documento é enviado por e-mail ou impresso.

Abordamos a diferença entre ambas em detalhes no artigo diferenças entre e-fatura e fatura e-arşiv.

Na e-fatura: solicitação de rejeição e cancelamento

No cenário de fatura comercial, o destinatário pode rejeitar a fatura através do sistema. Quando a resposta de rejeição chega, a fatura torna-se nula e o emitente pode reemitila.

No cenário de fatura básica, não há resposta de rejeição dentro do sistema. Nesse caso, o emitente cria uma solicitação de cancelamento através do portal de cancelamento e contestação da GİB; o destinatário aprova ou rejeita essa solicitação.

A distinção crítica aqui é a seguinte: a solicitação de cancelamento não é um processo unilateral. Se a outra parte não aprovar, a fatura permanece válida. Explicamos como funcionam os tipos de cenários no artigo tipos de cenários de e-fatura.

A regra dos 8 dias

O Código Comercial concede à parte receptora um prazo de 8 dias a partir do recebimento do documento para contestar o seu teor. Se nenhuma contestação for feita dentro desse período, o conteúdo da fatura é considerado aceito.

Como a contestação na fatura e-arşiv não pode ser feita pelo sistema, ela é realizada por métodos externos: cartório, carta registrada com aviso de recebimento, telegrama ou KEP com assinatura eletrônica segura. A contestação realizada também deve ser notificada à GİB por via eletrônica.

Em outras palavras, dizer "eu liguei para o cliente e ele não aceitou" não é considerado uma contestação legal. Quando uma disputa aumenta, verifica-se que não há uma contestação documentável.

Os prazos e procedimentos podem ser atualizados pela legislação; se houver um valor questionável envolvido, consulte o seu contador.

Se o prazo passou: nota fiscal de devolução

Se o prazo de cancelamento e contestação já passou ou se o destinatário não aprovou o cancelamento, a forma de reverter a transação é através da nota fiscal de devolução. Desta vez, o documento é emitido pelo destinatário e a mercadoria/serviço retorna ao vendedor.

Na prática, esta é a solução mais utilizada. Explicamos passo a passo como emitila no artigo como emitir uma nota fiscal de devolução.

Se o destinatário não for um contribuinte de impostos, ele não pode emitir uma nota fiscal de devolução; nesse caso, entra em jogo o recibo de despesa (gider pusulası). O artigo recibo de despesa aborda este cenário.

Evitando o erro desde o início

A melhor forma de lidar com o processo de cancelamento é nunca precisar dele. Os três erros mais comuns são:

Seleção incorreta do cadastro. Escolher o cliente errado entre dois com nomes semelhantes. Mantenha seus cadastros diferenciados pelo número de identificação fiscal.

Taxa de IVA incorreta. Se a taxa estiver definida no cadastro do produto, esse erro é amplamente evitado. Veja o artigo seleção da taxa de IVA.

Envio apressado. Verificar o valor e o destinatário de uma só vez antes de clicar em enviar economiza horas gastas posteriormente.

Perguntas frequentes

O que acontece se o destinatário não aprovar a solicitação de cancelamento?

A fatura continua válida. O caminho restante é a nota fiscal de devolução ou um acordo entre as partes.

Posso cancelar uma fatura que emitir no mesmo dia?

Se o documento chegou à GİB, o processo de cancelamento ainda se aplica. A diferença entre "ainda não enviei" e "já enviei" é determinante aqui.

A fatura cancelada afeta a declaração de IVA?

Sim. Esclareça com o seu contador a qual período a transação de cancelamento ou devolução será refletida; a diferença de período pode invalidar a declaração.

O número fica livre (vago)?

O número do documento cancelado não é reutilizado. É normal aparecer uma lacuna no acompanhamento da série.

Em resumo: na e-fatura não há reversão, há alteração de status. Conhecer os prazos evita um trabalho muito maior lá na frente.

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