POS de Caixa Registradora e Fatura E-Arşiv

Na maioria dos estabelecimentos de varejo, o dia se encerra com o relatório Z emitido pela caixa registradora. Se o pagamento for feito com cartão, o POS e a caixa registradora ficam combinados no mesmo dispositivo.

O problema começa quando um cliente diz: "Quero uma fatura (nota fiscal)".

Talão ou fatura?

O recibo de venda a varejo é suficiente para vendas feitas ao consumidor final e que fiquem abaixo de determinado valor.

A fatura é necessária em três situações: se o comprador for contribuinte de impostos, se o valor ultrapassar o limite estabelecido ou se o cliente solicitar.

A solicitação do cliente é importante aqui: independentemente do valor, você é obrigado a emitir uma fatura para o cliente que a solicitar.

Os limites de valor são atualizados anualmente; detalhamos esses limites no artigo sobre prazos e limites de emissão de faturas.

O que é um recibo informativo de ECR (ÖKC)?

Em uma venda com emissão de fatura, o recibo de venda normal não é impresso pela caixa registradora. Em vez disso, um recibo informativo é emitido.

O recibo informativo significa: "esta cobrança passou por este dispositivo, mas o documento foi emitido separadamente como fatura". Assim, a mesma venda não é contabilizada duas vezes como receita, tanto no recibo quanto na fatura.

O problema que surge quando essa distinção não é feita é grave: o total do seu relatório Z de fim de dia entra em conflito com o total da sua fatura, fazendo com que o seu faturamento pareça maior do que é. Isso significa IVA e declaração de renda em excesso.

Este é o detalhe mais importante que a equipe que trabalha no caixa precisa saber.

Registro de fim de dia

Um fechamento de dia saudável na pré-contabilidade é configurado da seguinte forma:

1. O total do relatório Z é registrado como receita das vendas encerradas com recibo.

2. As vendas com faturas emitidas já estão registradas separadamente; não são adicionadas novamente.

3. A cobrança é separada pelo tipo de pagamento: dinheiro para o caixa, cartão para o POS/conta bancária.

Nas cobranças com cartão, o valor transferido para a conta será menor devido à comissão; abordamos isso no artigo sobre conciliação de POS e acompanhamento de comissões.

Para configurar as contas, você pode consultar o artigo sobre gestão de bancos e caixa.

Lado do estoque

Se as vendas feitas pela caixa registradora não forem deduzidas na pré-contabilidade por produto, o seu relatório de estoque não reflete a realidade.

Esta é uma lacuna comum no varejo: o valor da venda é conhecido, mas não se sabe exatamente quais produtos e quantas unidades foram vendidas. Como resultado, também não fica claro qual produto é mais lucrativo.

Abordamos este tópico no artigo como evitar erros no controle de estoque.

Perguntas frequentes

O POS da caixa registradora é obrigatório?

O uso de dispositivos registradores de pagamento é essencial para contribuintes que realizam vendas no varejo e recebem pagamentos com cartão. Confirme a situação para o seu setor de atuação com o seu contador.

Um cliente que recebeu um recibo pode solicitar uma fatura posteriormente?

A solicitação pode ser feita dentro de um determinado prazo. Nesse caso, o recibo é devolvido e a fatura é emitida; esclareça o procedimento com o seu contador.

Devo emitir a fatura eletrônica (e-archive) pelo dispositivo?

A fatura também pode ser emitida pelo sistema de pré-contabilidade; apenas o recibo informativo é emitido no dispositivo. Escolha o caminho que escolher, tome cuidado para evitar registros duplicados.

Tenho um restaurante, o e-adisyon (comanda eletrônica) também é obrigatório?

Existe uma regulamentação específica para empresas do setor de alimentação e bebidas; consulte o artigo sobre o que é a obrigação do e-adisyon.

A distinção entre recibo e fatura é uma regra simples, mas quando aplicada incorretamente, leva diretamente ao pagamento de impostos em excesso. Garantir que a equipe do caixa saiba disso é a forma mais fácil de economizar.

Você pode abrir uma conta gratuita no Qolay.App e manter seus registros de vendas e cobranças de fim de dia organizados.