O que é Fatura Proforma e Como Preparar?

A fatura proforma é constantemente mal interpretada devido à palavra "fatura" no nome. Na verdade, não se trata de uma fatura, mas sim de uma proposta com aspeto oficial.

Não gera registo contabilístico, não origina IVA e não pode ser contabilizada como despesa. Apesar disso, é indispensável nas exportações e vendas corporativas.

Para que serve?

A proforma é a forma documentada de dizer ao comprador: "faço este trabalho nestas condições e a este preço". É útil em três situações:

Antes do pagamento. Em trabalhos com pagamento antecipado, o comprador solicita um documento para poder efetuar a transferência. Como a mercadoria ainda não foi entregue, não pode ser emitida uma fatura; a proforma preenche essa lacuna.

Na exportação. O comprador no estrangeiro solicita uma proforma para licenças de importação, abertura de carta de crédito ou para os seus próprios procedimentos aduaneiros.

Em processos de aprovação corporativa. Nas grandes empresas, a aprovação de compras depende de um documento com um valor indicado. A proforma inicia esse processo de aprovação.

O que deve incluir?

Não existe um formato obrigatório, mas uma proforma incompleta acaba por gerar discussões mais tarde. Deve incluir os seguintes elementos:

Nome do documento. Deve indicar claramente "Fatura Proforma" e especificar que não tem valor fiscal. Caso contrário, o comprador pode assumir que se trata de uma fatura real e registá-la.

Partes e data. Informações do vendedor e do comprador, data de emissão e número do documento.

Itens. Descrição do produto/serviço, quantidade, preço unitário, moeda e total.

Prazo de validade. O campo mais ignorado. Numa época em que as taxas de câmbio e os custos flutuam, dar uma proposta sem prazo significa vender com prejuízo três meses depois.

Condições de pagamento e entrega. Prazo, método de pagamento, local de entrega. Na exportação, também o termo de entrega (Incoterms) e a informação de origem.

Da proforma para a fatura

Quando o comprador aceita e a entrega é efetuada, é emitida a fatura real. O erro mais comum aqui é reescrever manualmente as informações da proforma na fatura: um item é omitido, um preço muda, o montante deixa de coincidir.

O fluxo correto é manter a proforma onde a preparou e convertê-la em fatura. Assim, os itens, os preços e as informações do cliente são transferidos exatamente iguais; a única coisa que muda é o tipo de documento.

Existe um ponto adicional nas proformas em moeda estrangeira: a taxa de câmbio na data da fatura pode ser diferente da taxa de câmbio na data do recebimento. Explicámos como documentar esta diferença no artigo o que é uma fatura de diferença cambial.

O aspeto visual é importante?

A proforma é muitas vezes o primeiro documento escrito que o cliente recebe da sua empresa. A diferença entre uma tabela desformatada no Word e um PDF organizado com logótipo reflete-se diretamente na perceção de profissionalismo.

Abordámos como adaptar as impressões de documentos à sua marca no artigo como personalizar o modelo de impressão de faturas.

Em vez de escrever manualmente as suas notas padrão (dados bancários, prazo de validade, condições de devolução) em cada documento, pode associá-las a um modelo; o artigo modelos de descrição de documentos eletrónicos explica exatamente isso.

Perguntas frequentes

Posso receber pagamentos com uma fatura proforma?

Sim, o comprador pode efetuar o pagamento com base na proforma. No entanto, após o recebimento, deve emitir a fatura real; a proforma não a substitui.

Devo indicar o IVA na proforma?

Nas vendas nacionais, indicá-lo permite que o comprador veja o custo total. Nas exportações, é emitida sem IVA.

O número da proforma utiliza a mesma série do número da fatura?

Não, mantenha-as separadas. Misturar com a série de faturas oficiais dificulta o acompanhamento.

O comprador pode registar a proforma como despesa?

Não. A proforma não é um documento fiscal; o registo de despesas exige uma fatura real.

A proforma é o primeiro passo de uma venda. Quando preparada corretamente, facilita tanto a probabilidade de fechar o negócio como o processo de faturação subsequente.

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