Como Fazer o Controle de Cheques e Notas Promissórias?

Nas empresas que trabalham com cheques e notas promissórias, o erro mais caro é perder uma data de vencimento. Um cheque não enviado para cobrança, uma nota não paga, um título esquecido nas mãos da empresa — tudo isso tem um custo.

A maioria das empresas faz esse acompanhamento no Excel. Funciona até um certo volume; depois, uma data acaba passando despercebida.

Duas direções, duas lógicas

Os cheques/notas que você recebe correspondem aos seus recebíveis. Eles são uma promessa de receita para você e devem ser cobrados na data de vencimento.

Por sua vez, os cheques/notas que você emite correspondem às suas dívidas. É preciso ter fundos disponíveis na sua conta no dia do vencimento.

É essencial ver esses dois fluxos separadamente. Quando o vencimento dos cheques que você recebe coincide com o dos cheques que você emite, um recebível não cobrado gera uma dívida que você não consegue pagar — e é aí que começa o problema em cadeia.

Os três destinos de um cheque recebido

Quando um cliente entrega um cheque, você pode usá-lo de três maneiras:

Manter em carteira. O cheque fica com você até que você o envie ao banco para cobrança na data de vencimento. É o cenário mais simples.

Repassar (endossar). Você transfere o cheque como pagamento ao seu próprio fornecedor. Ele não está mais em suas mãos, mas sua responsabilidade continua: se o cheque voltar sem fundos, você pode ser responsabilizado como endossante.

Descontar no banco. Você o converte em dinheiro antecipadamente, antes do vencimento, mediante o pagamento de uma taxa.

Essas três situações são diferentes em termos de acompanhamento. Achar que um cheque que você endossou ainda está na sua carteira é um dos erros de controle mais comuns.

Por que o Excel não é suficiente?

Uma planilha do Excel é como uma fotografia; ela não avisa nada a menos que você a abra e olhe. Se você se esquecer de abrir a planilha no dia do vencimento, o cheque acaba ficando retido.

O segundo problema é não vincular o cheque à conta corrente. Você recebeu um cheque de 50.000 TL de um cliente; se esse cheque voltar sem fundos, seu direito a receber é reativado. Se o cheque e a conta corrente estiverem em tabelas separadas no Excel, esse vínculo se perde.

O terceiro é o histórico de status do cheque. Um cheque pode seguir um caminho como "em carteira → endossado → sem fundos → devolvido". É impossível acompanhar isso em uma única célula.

A espinha dorsal do fluxo de caixa

Cheques e notas promissórias são, na verdade, movimentações de caixa datadas para o futuro. Quando acompanhados corretamente, eles geram automaticamente a tabela de caixa para as próximas semanas.

Quando você coloca lado a lado quanto vai receber em cheques em um determinado dia e quanto precisa pagar, você consegue prever apertos de caixa com semanas de antecedência.

Explicamos como configurar essa visualização no artigo sobre o relatório de recebimentos e pagamentos a realizar. Para a gestão de recebíveis vencidos, você pode conferir este artigo.

Vincular cheques e notas à respectiva conta corrente também facilita a conciliação; consulte o artigo sobre acompetamento de contas correntes.

Perguntas frequentes

O que devo fazer se um cheque voltar sem fundos?

Você precisa apresentar o cheque ao banco e registrar o protesto por falta de fundo, tanto para o processo de cobrança legal quanto para atualizar corretamente o saldo da conta corrente. Como seu direito a receber foi reativado, é essencial que seu registro reflita isso.

Posso pagar faturas com um cheque que ainda não venceu?

Sim, você pode fazer pagamentos endossando o cheque. No entanto, não se esqueça da sua responsabilidade como endossante; se o cheque repassado voltar sem fundos, a outra parte poderá cobrá-lo de você.

A diferença entre cheque e nota promissória importa para o acompanhamento?

O cheque é um instrumento de pagamento à vista (à primeira apresentação), enquanto a nota promissória é um título de dívida a prazo. Os caminhos de cobrança legal são diferentes, mas a lógica de controle de vencimento e recebimento funciona de forma semelhante.

Alguém sem talonário de cheques pode trabalhar com notas promissórias?

Sim, a nota promissória não exige relacionamento bancário. É por isso que ela é mais comum em pequenas empresas que não possuem talonário de cheques.

O acompanhamento de cheques e notas promissórias é mais do que atualizar uma planilha; é gerenciar um calendário de vencimentos. Quando configurado corretamente, datas de vencimento perdidas e problemas de pagamento em cadeia deixam de ser uma preocupação.

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