Onkostenregistratie met bonnetjes scannen

Bonnen stapelen zich op in jassen, tassen en dashboardkastjes. Aan het einde van de maand worden ze allemaal op tafel gegooid en handmatig ingevoerd. De helft is vervaagd, een paar zijn kwijt.

Het probleem is eigenlijk niet het invoeren van de bonnen, maar het uitstellen ervan. Een bon die op de dag van de uitgave wordt geregistreerd kost een seconde, een bon die drie weken later wordt ingevoerd is een archeologische opgraving.

Hoe werkt het?

1. Maak een foto van de bon of upload deze als pdf. Dit kan ook via je telefoon.
2. Het systeem leest de afbeelding en haalt het bedrag, de datum, de btw en de leverancier eruit. Dit duurt slechts enkele seconden.
3. De uitgelezen gegevens verschijnen op je scherm. Je controleert ze en past ze indien nodig aan.
4. Zodra je goedkeurt, wordt de uitgavetransactie aangemaakt en blijft de afbeelding van de bon als bijlage bij de boeking bewaard.

Het laatste punt is belangrijker dan het lijkt: zelfs als de fysieke kopie van de bon vervaagt of verloren gaat, blijft de afbeelding bij de administratie staan. Je hoeft nooit meer door mappen te bladeren.

Sla de goedkeuringsstap niet over

Bonherkenning werkt goed, maar is niet perfect. Gekreukte, vervaagde of in slecht licht gefotografeerde bonnen verhogen de foutmarge.

Daarom is de workflow niet ontworpen als "lezen en opslaan", maar als "lezen, tonen, goedkeuren". Negentig procent nauwkeurigheid betekent dat wanneer je zonder goedkeuring werkt, tien procent van je uitgaven foutief wordt geboekt — en die fout werkt door tot in je btw-bedrag.

Om de herkenningskwaliteit te verbeteren: leg de bon op een plat oppervlak, zorg dat er geen schaduw op valt en controleer of de hele bon binnen het kader staat.

Kost Qolay Credits

Omdat bonherkenning gebruikmaakt van kunstmatige intelligentie, kost dit Qolay Credits. Elk nieuw bedrijf krijgt 100 credits gratis; je hoeft niets extra's aan te schaffen om te beginnen.

Wanneer je credits op zijn, werkt het scannen niet meer, maar je kunt uitgaven nog steeds handmatig blijven invoeren. We hebben uitgelegd hoe dit werkt in het artikel over Qolay Credits.

Je hebt de uitgave geregistreerd, hoe zit het met de betaling?

De meeste kosten zijn al uit eigen zak of met een kaart betaald. Eerst de uitgave invoeren en daarna apart de betaling verwerken zorgt voor dubbel werk, en dat tweede wordt vaak vergeten — met als gevolg dat de kas- en bankboeken niet kloppen.

Het in één stap registreren van uitgave en betaling dicht dit gat; meer details vind je in het artikel betalen in één stap bij het registreren van uitgaven.

Veelgestelde vragen

Welke bestandstypen kunnen worden gelezen?

Veelvoorkomende afbeeldingsformaten en pdf's. Ook digitale bonnen die je als screenshot opslaat, kunnen worden geüpload.

Wordt een bon waarvan de tekst is vervaagd gelezen?

Dat lukt wellicht niet. Thermisch bonpapier vervaagt na verloop van tijd; daarom is het fotograferen van de bon op dezelfde dag de veiligste methode.

Moet ik het origineel van de bon bewaren?

Je wettelijke bewaarplicht voor documenten blijft bestaan. Overleg met je boekhouder over de toereikendheid van een digitale kopie; de afbeelding in het systeem maakt het in elk geval makkelijker om te zoeken en te controleren.

Kan ik bulk-uploads doen?

Je kunt meerdere bonnen tegelijk uploaden, maar ze vereisen elk een afzonderlijke goedkeuring. Dit is een bewuste keuze: massale goedkeuring betekent dat fouten ongecontroleerd worden overgenomen.

Het grootste voordeel van het scannen van bonnen is niet de snelheid, maar het doorbreken van de gewoonte van uitstellen. Als je de uitgave vastlegt op de plek waar je hem doet, bestaat het begrip 'einde van de maand' niet meer.

Open een gratis account op Qolay.App en scan vandaag nog je eerste bon.