Hoe Voer Je Een Voorraadtelling Uit Met Een Barcode?

Dat er 40 producten in het systeem staan terwijl er 28 in het schap liggen, komt in veel bedrijven aan het einde van het jaar als een verrassing. Eigenlijk is het geen verrassing; het is de som van kleine verschillen die zich maandenlang hebben opgestapeld.

Tellen met barcodes is een praktische manier om dit verschil regelmatig op te sporen voordat het jaar ten einde loopt. Het doel is niet om elke keer het hele magazijn te sluiten, maar om in de juiste volgorde de juiste producten te tellen en hetverschil te registreren.

Waarom een jaarlijkse volledige telling niet genoeg is

Een telling die eens per jaar wordt uitgevoerd, brengt drie problemen met zich mee:

• Het verschil groeit. Breuk, foutieve uitgangen en vergeten retourzendingen stapelen zich op; het wordt lastiger om de grondoorzaak te achterhalen.
• Het werk stopt. Wanneer het hele magazijn in één dag wordt geteld, worden verkoop en verzending vertraagd.
• Besluitvorming wordt verstoord. Gedurende de maand worden bestellingen en prijzen gedaan met een onjuiste voorraad; het aan het einde van het jaar gecorrigeerde cijfer redt eerdere beslissingen niet.

Daarom is de werkelijke routine bij bedrijven die met barcodes werken de partiële / cyclische telling: elke week of elke maand telt u een specifieke productgroep. In het artikel over voorraadbeheerfouten voorkomen gaan we dieper in op waar het verschil vandaan komt.

Voorbereiding op de telling

Voordat u begint met scannen, zorgen deze vier stappen ervoor dat de telling overzichtelijk blijft:

• Sluit open documenten. Als er nog openstaande vrachtbrieven, facturen of magazijnoverdrachten zijn, rond deze dan eerst af; anders verschuift het saldo tijdens de telling.
• Scheid producten zonder barcode. Maak een aparte lijst van SKU's waarvan het etiket ontbreekt of die helemaal geen barcode hebben; haal deze niet door elkaar met handmatige tellingen.
• Baken het telgebied af. Als hetzelfde product op twee schappen ligt, bepaal dan vooraf welke locatie wordt geteld.
• Wie telt, wie goedkeurt. Het scheiden van degene die telt en degene die het verschil goedkeurt, vermindert 'gescand en klaar'-fouten.

Hoe een barcodetelling verloopt

De praktische workflow ziet er meestal als volgt uit:

• Open de tellijst of het teldocument (productgroep, schap, magazijn).
• Scan elke eenheid; het opnieuw scannen van dezelfde barcode verhoogt het aantal.
• Als er sprake is van omrekening van dozen/pakketten (bijv. 1 doos = 12 stuks), zet de eenheidsfactor dan vast in de telling.
• Vergelijk na afloop van de lijst het systeemsaldo met het getelde aantal.
• Registreer het verschil als telverschil; het handmatig 'corrigeren' van de voorraadkaart laat geen sporen achter.

Zelfs als de oorzaak van het verschil niet bekend is, moet u de registratie niet uitstellen. Breng de voorraad eerst in overeenstemming met de werkelijkheid en noteer de grondoorzaak (verkeerd magazijn, uitgang zonder vrachtbrief, breuk) daarna apart. In het artikel over voorraadkosten hebben we uitgelegd hoe het verschil doorweegt in de winst.

Wat gebeurt er met de verkoop tijdens de telling

In een klein bedrijf is het niet altijd mogelijk om het magazijn volledig te sluiten. Twee benaderingen werken goed:

• Zone-vergrendeling. Sluit tijdelijk alleen de gang / het schap dat wordt geteld; laat de verkoop vanuit andere gebieden doorgaan.
• Afkaptijd. Voer de telling 's ochtends vroeg of na sluitingstijd uit; bevries de bewegingen van die dag voordat u ze in het teldocument verwerkt.

Als het onduidelijk wordt aan welk saldo de verkopen worden toegewezen terwijl het teldocument open staat, wordt het verschil betekenisloos. Daarom is het kort en duidelijk houden van het 'telvenster' gezonder dan een lange dag van volledige telling.

Welke producten moeten vaker worden geteld

Het is niet nodig om elke SKU met dezelfde frequentie te tellen. Prioriteiten worden als volgt vastgesteld:

• Snel draaiende producten — wekelijks of tweewekelijks.
• Producten met een hoge waarde — maandelijks, zelfs als de hoeveelheid klein is.
• Producten met een hoog risico op breuk/verlies — levensmiddelen, kleine onderdelen, goederen die in het veld worden vervoerd.
• Producten met een gedefinieerd kritisch voorraadniveau — zorg ervoor dat het saldo klopt voordat u op de waarschuwing vertrouwt. Bekijk het artikel over het kritische voorraadniveau.

Veelgestelde vragen

Is een barcodescanner verplicht?

Niet verplicht, maar naarmate het aantal producten groeit, nemen handmatige telfouten snel toe. Een telefooncamera of draadloze scanner maakt partiële tellingen duurzaam.

Hoe registreer ik het telverschil?

Gebruik een aparte telling / voorraadverschiltransactie die het systeemsaldo aanpast aan het getelde aantal. Dit werkt de voorraadkaart bij zonder de factuur of relatie te verstoren; zo kan ook uw accountant de bron achteraf inzien.

Wat gebeurt er als dezelfde barcode voor twee producten wordt gebruikt?

De scan wordt op de verkeerde kaart geboekt. Controleer voorafgaand aan de telling de barcode-SKU-koppeling; dit komt vaak voor bij etiketten die van de leverancier komen.

Hoe wordt de telling uitgevoerd in een bedrijf met meerdere magazijnen?

Tel per magazijn. Het tellen van de totale voorraad als één enkel getal verbergt in welk magazijn het tekort zich bevindt. In het artikel Werken met meerdere magazijnen hebben we overdrachten en magazijnsaldo's toegelicht.

Kortom: barcodetellen is geen jaarlijks ritueel, maar een regelmatige controleroutine. Frequent tellen in kleine groepen voorkomt grote verschillen en foute bestellingen.

Open een gratis account op Qolay.App om uw voorraadbewegingen en telverschillen te volgen in combinatie met uw factuurstroom.

Dit artikel is uitsluitend bedoeld voor informatieve doeleinden. Voorraadwaardering en eindejaarsbewerkingen verschillen op basis van de boekhouding van uw bedrijf; raadpleeg uw accountant voor uw specifieke situatie.