Hoe beheer je cheques en promessen?

Bij bedrijven die werken met cheques en promessen (wissels) is de duurste fout het missen van een vervaldag. Een cheque die niet ter incasso wordt aangeboden, een promesse die niet kan worden voldaan, een tegoed dat over het hoofd wordt gezien — ze hebben allemaal een prijs.

De meeste bedrijven beheren deze administratie in Excel. Dat werkt tot een bepaalde omvang, maar op een moment verschuift er een datum.

Twee richtingen, twee logica's

Cheques en promessen die u ontvangt zijn de tegenwaarde van uw vordering. Deze vormen een inkomstengarantie voor u; ze moeten op de vervaldag worden geïncasseerd.

Cheques en promessen die u uitgeeft daarentegen, zijn de tegenwaarde van uw schuld. Op de vervaldag moet hier voldoende saldo voor op uw rekening staan.

Het is essentieel om deze twee stromen gescheiden te bekijken. Wanneer de vervaldatums van ontvangen en uitgegeven cheques samenvallen, ontstaat er door een oninbare vordering een schuld die u niet kunt betalen — zo begint de kettingreactie van problemen.

De drie statussen van een ontvangen cheque

Wanneer een klant u een cheque geeft, kunt u deze op drie manieren gebruiken:

In portefeuille houden. De cheque blijft in uw bezit en u biedt hem op de vervaldag ter incasso aan bij de bank. Het eenvoudigste scenario.

Endosseren. U draagt de cheque over als betaling aan uw eigen leverancier. Deze is niet langer in uw bezit, maar u behoudt wel een verantwoordelijkheid: als de cheque onvergoed blijkt te zijn, kunt u als endossementhouder aansprakelijk worden gesteld.

Verdisconteren bij de bank (disconteren). U zet de cheque vervroegd om in contanten tegen een vergoeding, zonder te wachten op de vervaldag.

Deze drie situaties verschillen qua opvolging. Denken dat een geëndosseerde cheque zich nog steeds in uw portefeuille bevindt, is een van de meest gemaakte fouten in de administratie.

Waarom Excel niet volstaat

Een Excel-spreadsheet is een momentopname; het waarschuwt u niet tenzij u het opent en ernaar kijkt. Als u vergeet het spreadsheet te openen wanneer de vervaldag aanbreekt, blijft de cheque ongebruikt liggen.

Het tweede probleem is dat de cheque niet wordt gekoppeld aan de debiteuren-/crediteurenrekening. U ontving een cheque van 50.000 TL van een klant; als deze cheque onvergoed is, herleeft uw vordering. Als cheques en lopende rekeningen in afzonderlijke Excel-tabellen staan, gaat dit verband verloren.

Het derde punt is de statushistorie van de cheque. Een cheque kan een traject volgen zoals "in portefeuille → geëndosseerd → onvergoed → geretourneerd". Dit is onmogelijk bij te houden in een enkele cel.

De ruggengraat van de kasstroom

Cheques en promessen zijn in feite op de toekomst gedateerde kasstromen. Wanneer ze correct worden bijgehouden, genereren ze automatisch de cashflowprognose voor de komende weken.

Wanneer u op welke dag hoeveel cheques zult incasseren en op welke dag u hoeveel betalingen moet doen naast elkaar legt, ziet u liquiditeitsproblemen al weken van tevoren aankomen.

We hebben het opzetten van dit overzicht besproken in het artikel over het rapport van te ontvangen incasso's en betalingen. Voor het beheer van vervallen vorderingen kunt u terecht bij dit artikel.

Het koppelen van cheques en promessen aan de bijbehorende lopende rekening vereenvoudigt ook de reconciliatie; bekijk hiervoor het artikel over het bijhouden van lopende rekeningen.

Veelgestelde vragen

Wat moet ik doen als een cheque onvergoed is?

Het is noodzakelijk om de cheque ter incasso aan te bieden bij de bank en de procedure voor onvergoede cheques te starten, zowel voor juridische opvolging als voor een correcte update van het rekeningsaldo. Aangezien uw vordering opnieuw ontstaat, is het essentieel dat uw administratie dit weergeeft.

Kan ik een factuur betalen met een cheque waarvan de vervaldag nog niet is bereikt?

U kunt betalen door de cheque te endosseren. Vergeet echter uw aansprakelijkheid als endossementhouder niet; als de overgedragen cheque onvergoed blijkt te zijn, kan de tegenpartij bij u aankloppen.

Is het verschil tussen een cheque en een promesse belangrijk voor de opvolging?

Een cheque is een betaalmiddel dat op zicht moet worden betaald, terwijl een promesse een schuldbewijs op termijn is. De juridische invorderingsmethoden verschillen, maar de logica van de opvolging van vervaldatums en incasso's werkt vergelijkbaar.

Kan iemand zonder chequeboekje werken met promessen?

Ja, voor een promesse is geen bankrelatie vereist. Daarom komen promessen vaker voor bij kleine bedrijven die geen chequeboekje hebben.

Het bijhouden van cheques en promessen is veel meer dan het bijwerken van een spreadsheet; het is het beheren van een vervaldatumsagenda. Wanneer dit correct is ingericht, verdwijnen gemiste vervaldagen en kettingproblemen met betalingen grotendeels.

Open een gratis account op Qolay.App en beheer uw ontvangen en uitgegeven tegoeden samen met hun vervaldatums.