Tracciamento Entrate e Uscite per Freelance

Il problema finanziario dei freelancer di solito non è guadagnare poco. È l'ampia differenza tra un mese buono e un mese cattivo.

Consegni tre progetti a marzo, aprile passa a vuoto e a maggio arrivano due pagamenti nella stessa settimana. L'unico modo per gestire questa irregolarità è riuscire a vedere quanto guadagni e quando incasserai.

Separa il business dalle tue tasche

Questa è la cosa più facile da trascurare quando si lavora da soli. Il cliente versa i soldi sul conto personale, da lì fai la spesa e a fine mese non sai quanto hai guadagnato.

Aprire un conto aziendale separato e trasferirsi un importo regolare è il modo più pratico per regolarizzare un'entrata irregolare. Tutto il guadagno è tuo, ma non è detto che debba essere speso tutto questo mese.

Ragiona per progetto, non per mese

Il prospetto mensile delle entrate e delle uscite è fuorviante per un freelancer; avere due pagamenti che coincidono nello stesso mese fa sembrare quel mese fantastico e quello successivo un disastro.

Invece, apri ogni cliente come una scheda anagrafica separata e segui ogni progetto come un documento distinto. In questo modo vedrai tre cose: quale cliente dà più lavoro, chi paga puntualmente e quale lavoro frutta più del fatidico impegno richiesto.

La terza è la più preziosa. La maggior parte dei freelancer si rende conto solo guardando i numeri che il lavoro su cui si impegna di più è quello che rende meno.

Le spese che ci si dimentica di registrare

Poiché le spese di un freelancer sono piccole e sparse, queste sono le voci più comunemente trascurate:

• Abbonamenti a software e cloud: piccoli mensilmente, sorprendenti nel totale annuale
• La quota di bollette internet e telefono attribuibile all'attività lavorativa
• Acquisti di attrezzature
• Spostamenti per incontri con i clienti
• Formazione, corsi, libri
• Compensi per contabilità e consulenza

Quali di queste possano essere considerate spese deducibili varia a seconda del tuo tipo di regime fiscale; chiarisci l'ambito con il tuo commercialista. Il tuo compito è non perdere i documenti. Se hai l'abitudine di raccogliere gli scontrini sconsigliata, fotografare lo scontrino per registrarlo automaticamente semplifica notevolmente questo processo.

Incassi: nessuno ti ricorderà di farlo

In un'azienda strutturata, il reparto contabilità si occupa del recupero crediti. Se sei una persona sola, quel reparto sei tu — ed è difficile ricordarsi del vecchio pagamento mentre si consegna un nuovo progetto.

Due cose funzionano: scrivere la data di scadenza sul documento e vedere nell'elenco quelli in imminente scadenza. Il report degli incassi previsti porta tutto questo nella schermata principale; non hai bisogno di ricordartelo. Per la gestione dei ritardi, puoi applicare il calendario descritto nell'articolo sui crediti scaduti.

Essere pronti per il periodo delle tasse

La caratteristica comune dei freelancer che vanno in panico durante la stagione delle dichiarazioni è che iniziano a raccogliere i registri proprio in quella settimana.

L'alternativa è semplice: registra ogni documento il giorno in cui lo emetti, inserisci ogni spesa il giorno in cui la sostieni. Quando arriverà il momento, l'unica cosa da fare sarà esportare il report e inviarlo al tuo commercialista.

Il piano gratuito di Qolay.App, fino a 500 documenti all'anno, è sufficiente per questo scopo — la grande maggioranza dei freelancer non si avvicina nemmeno a questo limite. Per i dettagli sull'ambito, puoi consultare l'articolo sul piano gratuito.

Domande frequenti

Non ho una ditta individuale, dovrei comunque tenere traccia di tutto?

Se produci reddito, sì. Qualunque sia la tua posizione fiscale, sapere cosa guadagni è necessario per prendere le tue decisioni.

Ricevo pagamenti dall'estero, come vanno registrati?

La soluzione più pulita è mantenere il conto in valuta estera nella sua moneta e gestire la differenza di cambio separatamente. Poiché l'aspetto fiscale varia a seconda della tua posizione, consulta il tuo commercialista.

Non capisco di contabilità, non sarà troppo difficile?

Il numero di termini necessari è davvero esiguo. La guida alla prima nota per non contabili è stata scritta esattamente per questa esigenza.

Tenere i registri mentre si lavora come freelancer non è burocrazia, ma uno strumento per far fronte a entrate irregolari. Quando sai cosa arriverà e quando, anche un mese magro diventa gestibile.

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