Programma di Contabilità Base Gratuito

Se avete cercato "software di prima nota gratuito" provando i primi cinque risultati, conoscete già la situazione. Vi registrate, l'interfaccia è bella, poi provate a emettere una fattura e compare un avviso: questa funzione è inclusa solo nel piano a pagamento.

I piani gratuiti sono solitamente uno strumento promozionale. Il problema non è che siano gratuiti, ma che i limiti non siano visibili prima della registrazione. In questo articolo vedremo prima cosa cercare e poi esattamente cosa include il piano gratuito di Qolay.App, con relativi limiti.

Le quattro limitazioni più comuni nei piani gratuiti

Prima di provare un software, ponete queste quattro domande. Se le risposte non sono presenti nella pagina dei prezzi, questa è già una risposta in sé.

• La fatturazione elettronica è inclusa? È la limitazione più comune. La prima nota è gratuita ma l'invio di documenti elettronici viene venduto come pacchetto separato.
• Quanti utenti posso aggiungere? Un piano limitato a un solo utente diventa inadeguato non appena c'è una seconda persona in ufficio.
• Posso gestire più aziende? Questo è fondamentale per chi ha due società o gestisce la contabilità per i propri clienti.
• Su cosa si basa il limite? Numero di fatture, numero di registrazioni, spazio di archiviazione, utenti... Saperlo vi permette di calcolare quando raggiungerete quel limite.

Cosa c'è nel piano gratuito di Qolay.App?

Risposta breve: tutte le funzioni. Nel piano gratuito non ci sono moduli bloccati. Il limite non riguarda le funzioni, ma il volume.

500 fatture all'anno significano una media di 40 fatture al mese. Più che sufficiente per una piccola attività di servizi o un e-commerce agli inizi. Se emettete 5-10 fatture al giorno, raggiungerete il limite a metà anno; a quel punto, sarà necessario passare al piano Standard.

Quale piano scegliere?

Ci sono tre licenze e la scelta dipende in realtà da una sola domanda: quante fatture emettete all'anno?

• Solo Fattura: Non gestite la prima nota, dovete solo emettere fatture di vendita elettroniche. Anagrafiche, magazzino e cassa-banca non sono presenti in questa licenza.
• Base (gratuito): Tutte le funzioni fino a 500 fatture all'anno. Il punto di partenza per la maggior parte delle piccole imprese.
• Standard: Nessun limite di fatture, 10 GB di spazio per i file. Per le aziende con un alto volume di fatturazione o che archiviano molti documenti.

Per i prezzi aggiornati, consultate la pagina dei prezzi; potrebbero variare durante i periodi promozionali.

Cosa funziona davvero nel piano gratuito

Quando la lista delle funzioni è lunga, è facile perdersi ciò che è veramente utile. Queste sono le aree con cui avrete più a che fare nell'uso quotidiano:

Fattura elettronica e Archivio elettronico

Emettete la fattura e il sistema determina se inviare una fattura elettronica o un archivio elettronico in base al fatto che il destinatario sia soggetto o meno all'obbligo. Se siete curiosi di conoscere la differenza, l'abbiamo spiegata in dettaglio nel nostro articolo sul confronto tra fattura elettronica e archivio elettronico.

Conti correnti e anagrafiche

Ogni fattura e incasso viene registrato sul saldo del rispettivo cliente. Potete visualizzare i crediti scaduti in un report separato — la guida sulla gestione dei crediti scaduti è un punto di partenza pratico per questo.

Cassa e banca

I conti di contanti, banca, carte di credito e POS virtuali sono gestiti separatamente; potete effettuare trasferimenti tra di loro. Per la configurazione, date un'occhiata alla guida pratica alla gestione di banche e cassa.

Dispositivi mobili

Tutto ciò che è disponibile sul Web è accessibile anche da telefono con lo stesso account. Se avete bisogno di emettere fatture mentre siete sul campo, l'articolo su come emettere fatture elettroniche da mobile illustra il flusso.

Multi-azienda

Se avete due società, potete gestir entrambe dallo stesso account passando da una all'altra tramite il menu superiore. I dati non si mescolano. Tutti i dettagli sono nell'articolo sulla gestione di più aziende.

Cosa fare il primo giorno?

Invece di aprire il programma ed esplorare tutti i menu, seguite questa sequenza; sarà operativo in mezz'ora.

1. Aprite un account e inserite i dati aziendali. Scrivete correttamente la partita IVA e l'ufficio delle entrate — la fatturazione elettronica viene inviata con questi dati.
2. Definite i vostri conti di cassa e banca e inserite i saldi odierni.
3. Create le anagrafiche dei 5-10 clienti con cui lavorate di più. Gli altri li aggiungerete man mano che emettete fattura.
4. Definite i prodotti o servizi che vendete come schede articolo.
5. Emettete una fattura di prova. In questo modo vedrete la stampa e il flusso dei documenti elettronici.

Domande frequenti

Il piano gratuito è un periodo di prova o è illimitato nel tempo?

È illimitato. Non è una prova che scade dopo 30 giorni; potete continuare a usarlo finché rimanete entro il limite di 500 fatture all'anno.

Cosa succede ai miei dati se raggiungo le 500 fatture?

I vostri dati rimarranno al loro posto. Quando raggiungete il limite, dovrete passare al piano Standard per emettere nuove fatture; manterrete comunque l'accesso alle registrazioni esistenti.

Non ho conoscenze di contabilità, posso usarlo?

Sì, il programma è stato progettato con questa premessa. Tuttavia, avere familiarità con i concetti di base vi faciliterà il lavoro; la nostra guida per i non contabili è fatta apposta per questo.

È necessario un accordo separato con un integratore per la fatturazione elettronica?

Se siete soggetti alla fatturazione elettronica, effettuate gli invii tramite un integratore; Qolay.App vi permette di configurare questo collegamento dalla sezione delle impostazioni. Chiarite il vostro stato di contribuente con il vostro commercialista.

Ciò che bisogna cercare in un programma gratuito non è una lunga lista di funzioni, ma la chiarezza fin dall'inizio su dove si trova il limite. Se conoscete il vostro volume, scegliere il piano giusto è semplice.

Aprite un account gratuito ed emettete la vostra prima fattura; potrete monitorare direttamente dall'app quando vi avvicinerete ai limiti.