Errori Comuni nella Contabilità E-Commerce

Tenere la contabilità nell'e-commerce è più difficile rispetto al retail tradizionale. Il motivo non è il volume delle vendite, ma il fatto che dietro ogni ordine ci sono quattro o cinque eventi finanziari distinti.

Il prodotto viene venduto, viene trattenuta una commissione, si aggiungono le spese di spedizione, il denaro viene accreditato dopo 15 giorni e il cliente effettua un reso. Ognuna di queste cinque situazioni richiede una registrazione separata. Se se ne salta anche una sola, la cifra del profitto risulterà errata.

1. Scomputare la commissione dalla vendita

È l'errore più comune. Un prodotto è stato venduto a 1.000 TL, il marketplace ha trattenuto una commissione di 150 TL e sul conto sono stati accreditati 850 TL. Emettere la fattura basandosi su 850 TL è un errore.

La fattura che emetti per il cliente è di 1.000 TL; la commissione, invece, è un documento di spesa separato emesso dal marketplace nei tuoi confronti. Registrare l'importo al netto farà apparire il tuo fatturato più basso e l'IVA errata.

2. Ignorare i termini di pagamento

Di solito i marketplace trasferiscono l'importo delle vendite con un certo termine di pagamento. Per tutta la durata di questo periodo, i tuoi soldi sono presso il marketplace.

Considerare il denaro come disponibile in cassa il giorno stesso in cui si effettua la vendita significa fare pianificazioni su liquidità inesistente. Tratta il marketplace come un conto contabile e tieni traccia dei tuoi crediti in sospeso.

3. Non registrare i resi

Nel commercio elettronico il tasso di reso è elevato e un reso non è semplicemente l'annullamento di una vendita: il prodotto rientra in magazzino, viene emesso un documento di reso per la fattura, la commissione viene parzialmente stornata e il costo di spedizione rimane a tuo carico.

Un reso non registrato altera il magazzino, il fatturato e l'IVA. Buona parte delle situazioni in cui a fine mese si dice "i conti non tornano" nasce proprio da qui.

4. Non monitorare i costi di spedizione

Il costo di spedizione per singolo ordine può sembrare insignificante. Su 500 spedizioni al mese, tuttavia, diventa una delle voci di spesa principali.

Se fai promozioni con spedizione gratuita, significa che questo costo sta uscendo direttamente dai tuoi profitti. Se non lo registri, non saprai mai quanto ti è costata realmente quella campagna.

5. Non associare i codici prodotto

Se il codice SKU sul marketplace e il codice prodotto nella prima nota contabile sono diversi, durante il trasferimento dell'ordine lo stesso prodotto verrà creato una seconda volta. Il magazzino si dividerà in due e nessuno dei due dati risulterà corretto.

Allineare i codici fin dall'inizio è molto più semplice che cercare di unire schede duplicate in un secondo momento. Nell'articolo Come convertire gli ordini dei marketplace in fatture abbiamo spiegato come impostare questa corrispondenza.

6. Non calcolare il profitto per canale

Se vendi su tre marketplace, ognuno di essi avrà tassi di commissione e comportamenti di reso differenti. Guardare solo al fatturato totale nasconde quale canale sia realmente redditizio.

Il canale che genera più fatturato potrebbe rivelarsi quello che lascia meno profitto dopo commissioni e resi. Te ne accorgi solo analizzando la situazione canale per canale.

Da dove iniziare?

Non cercare di correggere tutto in una volta. Nell'ordine, queste tre azioni producono l'impatto maggiore: inizia a registrare le commissioni come spesa separata, poi elabora i resi regolarmente e infine allinea i codici prodotto.

Conserva anche i report di pagamento provenienti dal marketplace nella gestione file; così non perderai tempo a cercarli quando sarà necessaria una riconciliazione.

Domande frequenti

Devo emettere una fattura per ogni ordine?

Quando effettui una vendita, hai l'obbligo di emettere un documento. Per le vendite ai consumatori finali viene solitamente emessa una fattura e-archive; chiedi conferma della tua situazione specifica al tuo commercialista.

Posso detrarre l'IVA sulle commissioni?

Quando registri il documento della commissione, l'IVA relativa entra nel registro degli acquisti detraibili. Se non registri il documento, non puoi esercitare questo diritto; ne abbiamo parlato nell'articolo sul tracciamento dell'IVA.

Ho sia il mio sito che i marketplace, come posso separarli?

Definisci i canali di pagamento come conti separati: un POS virtuale separato e ogni marketplace distinto. In questo modo vedrai cosa proviene da quale canale senza confusione.

Nel commercio elettronico il profitto non è la differenza tra prezzo di vendita e prezzo d'acquisto, ma ciò che rimane dopo aver sottratto commissioni, spedizioni e resi. Ogni voce che non registri sta erodendo silenziosamente il tuo profitto.

Aprendo un account gratuito su Qolay.App puoi configurare il tracciamento canale per canale.