Ricerca della fattura e-Arşiv e recupero della fattura smarrita

Un cliente chiama: "Non riesco a trovare la fattura del mese scorso, me la rimandate?" Oppure il vostro commercialista chiede: "Ho bisogno del PDF di quella fattura di marzo."

Una richiesta semplice. Ma se i vostri documenti sono in disordine, questa semplice richiesta vi farà perdere mezz'ora.

I documenti non scompaiono, siete voi a perderli

Prima la parte rassicurante: la fattura e-archive che avete emesso non va persa da nessuna parte. È stata segnalata all'Amministrazione Finanziaria (GİB) ed è registrata. Se utilizzate un integratore, rimane anche nel suo sistema.

Ciò che si perde non è il documento, ma il vostro modo per raggiungerlo. Se non ricordate tramite quale canale avete emesso la fattura o se avete scritto male il nome del cliente, la ricerca si allunga.

Dove effettuare la ricerca?

L'ordine è importante. Se riuscite a trovarla nel vostro programma, fermatevi lì, perché lì il documento non appare da solo, ma insieme al cliente a cui appartiene e allo stato del suo pagamento.

Con quali informazioni iniziare la ricerca?

Dalla più affidabile alla più debole:

• Numero del documento (ETTN o n. fattura). Fornisce un unico risultato. Il cliente può leggerlo dalla copia cartacea in suo possesso.
• Partita IVA / Codice fiscale + intervallo di date. Funziona quasi sempre. È indipendente da come è stata scritta la ragione sociale.
• Importo + intervallo di date. Se ci sono importi simili restituisce più risultati, ma restringe rapidamente l'elenco.
• Ragione sociale del cliente. La più debole. Scrivere "S.r.l." o "SRL" cambia il risultato.

Quando siete al telefono con il cliente, la domanda più pratica è: "Può leggermi il numero in alto a destra della copia che ha in mano?" Questo riduce i tempi di ricerca a pochi secondi.

Se il cliente non ha ricevuto la fattura

La fattura e-archive viene solitamente inviata via email ed è comune che l'email vada persa: cartella spam, casella di posta piena, indirizzo scritto male.

La procedura da seguire:

• Controllate l'indirizzo email nella scheda anagrafica: l'errore spesso è lì.
• Chiedete di controllare la cartella spam.
• Inviate nuovamente il documento; il documento non viene modificato, viene semplicemente inoltrato lo stesso.
• Se necessario, inoltrate direttamente voi la copia PDF.

Importante: reinviare non significa emettere una nuova fattura. Dire "Non è arrivata, la emetto di nuovo" crea una fattura doppia e richiede un annullamento. Abbiamo trattato questa trappola nel nostro articolo sui termini di annullamento.

Un'organizzazione che rende superflua la ricerca

In un buon sistema di archiviazione non esiste l'attività "trovare la fattura"; cliccate sul cliente e tutti i suoi documenti sono davanti a voi.

Tre abitudini che rendono possibile questo:

• Ogni documento sia collegato a un'anagrafica cliente. Schede cumulative come "Cliente generico" rendono impossibile la ricerca in un secondo momento.
• I documenti siano in un unico posto. Se una parte è nell'integratore, una parte nell'email e una parte sul desktop, sarete costretti a ricordare in quale si trova.
• Abbiate un backup. Un cambio di integratore o la scadenza del contratto possono influenzare il vostro accesso ai documenti passati. L'obbligo di conservazione, invece, continua: abbiamo spiegato i termini nel nostro articolo sulla conservazione.

Su Qolay.App i documenti rimangono collegati alla scheda anagrafica e possono essere salvati insieme alla Gestione File; ogni nuova azienda dispone di 512 MB di spazio di archiviazione gratuito. Abbiamo spiegato l'organizzazione nel nostro articolo sulla gestione file.

Quando lo richiede il commercialista

La frase più frequente a fine mese: "Mi invieresti le copie di queste tre fatture?"

Il ripetersi di questa richiesta è solitamente un segnale: significa che il vostro commercialista non può accedere ai vostri documenti. La soluzione permanente, invece di inviare i documenti uno alla volta ogni mese, è stabilire un sistema in cui potete trasmettere insieme il report di periodo e l'elenco dei documenti. In questo modo la richiesta non sale da una a tre volte al mese.

Domande frequenti

Per quanti anni posso cercare fatture passate?

Dovreste essere in grado di accedere ai documenti per tutto il periodo dell'obbligo di conservazione. Il periodo di archiviazione proprio del canale potrebbe essere più breve di questo, motivo per cui è importante mantenere un proprio backup.

Come posso verificare che il cliente abbia visto la fattura?

Nelle e-archive non esiste un flusso di accettazione-rifiuto come nella fattura elettronica (e-Fatura). Ad eccezione della ricevuta di consegna via email e del registro di invio, non vi è alcuna informazione di avvenuta lettura a livello di sistema.

Non riesco a trovare la fattura, potrebbe non essere stata emessa?

È possibile. Se c'è una registrazione di vendita ma nessun documento, significa che vi trovate di fronte a una transazione non fatturata. Colmate questa lacuna prima della chiusura del periodo.

A cosa serve il codice QR sulla copia stampata?

Garantisce la verifica del documento. Il cliente può controllare la validità della copia in suo possesso in questo modo.

In sintesi: non è il documento che si perde, è l'organizzazione. Se collegate ogni fattura a un'anagrafica cliente e la conservate in un unico posto, l'attività di "trovare la fattura" uscirà dalla vostra vita.

Creando un account gratuito su Qolay.App potete cercare i vostri documenti per anagrafica, reinviarli ed effettuare backup.

Questo articolo è solo a scopo informativo generale. Consultate il vostro commercialista per i periodi di conservazione e gli obblighi di accesso; la fonte ufficiale è il GİB.