Gestione file e backup di e-documenti

Un cliente chiama: "Potete inviarci il contratto che abbiamo firmato l'anno scorso?"

I successivi venti minuti passano tra cartelle del desktop, archivio email e chat di WhatsApp. Il documento viene finalmente trovato, ma questa scena si ripete ogni volta.

Il problema non è archiviare, ma collegare

I tuoi file in realtà non sono persi; si trovano da qualche parte. Il problema è che non è registrato a quale lavoro appartenga ciascun documento.

Il cloud storage da solo non risolve questo problema. Per quanto possa essere ordinata la struttura delle tue cartelle, devi comunque ricordare dove si trova la bolla di consegna di una fattura.

La soluzione è mantenere il documento accanto alla registrazione: il contratto nella scheda anagrafica del cliente/fornitore, la bolla di consegna nella fattura corrispondente, lo scontrino nella registrazione della spesa.

Cosa vale la pena conservare?

• Contratti e preventivi. Il primo documento che si cerca in caso di controversia.
• Scontrini di spesa. La carta termica degli scontrini sbiadisce con il tempo; la copia digitale rimane permanente.
• Backup di e-Document. Anche se la registrazione dell'integratore viene conservata altrove, avere la propria copia vi salva in caso di cambio di integratore.
• Ricevute bancarie e report di pagamento dei marketplace. I file più cercati durante il periodo di riconciliazione.
• Bolle di consegna, foto di documenti di trasporto. I documenti che pongono fine alle discussioni sulle spedizioni.

Quota: si parte con 512 MB

La Gestione File non è un modulo venduto separatamente, ma è incluso nel piano. Il piano gratuito offre 512 MB di spazio per azienda.

512 MB possono sembrare pochi, ma se pensiamo a PDF e foto compresse, significano migliaia di documenti. Ciò che consuma rapidamente lo spazio sono solitamente le foto ad alta risoluzione caricate dal telefono.

Nel piano Standard lo spazio sale a 10 GB; se necessario, è possibile acquistare GB aggiuntivi tramite il Marketplace. Un confronto dei piani è disponibile nell'articolo sulla contabilità di base gratuita.

Mantenere l'archivio utile

• Collega il documento alla relativa registrazione. Metterlo in una cartella generica produce lo stesso risultato che lasciarlo sul desktop.
• Dai al file un nome significativo. "IMG_20260715_112233.jpg" non serve a nulla.
• Carica le foto in dimensioni ragionevoli. Non servono 12 megapixel per leggere uno scontrino.
• Effettua il caricamento al momento. Un documento messo da parte con il pensiero "lo carico dopo" è l'inizio del caos nelle cartelle.

Domande frequenti

Posso caricare da cellulare?

Sì. Puoi caricare direttamente la foto del documento scattata mentre sei sul campo. Per gli scontrini di spesa, la scansione degli scontrini conserva sia l'immagine che prepara la registrazione della spesa.

Cosa devo controllare se il file non viene caricato?

In ordine: dimensione del file, formato del file, quota rimanente e che la sessione sia attiva.

Questo soddisfa l'obbligo di conservazione legale?

Consulta il tuo commercialista per l'ambito del tuo obbligo di conservazione dei documenti e l'adeguatezza della copia digitale. L'archivio qui presente risolve le tue esigenze di accesso e organizzazione.

Ho due aziende, lo spazio è condiviso?

La quota è definita per singola azienda. Abbiamo spiegato la distinzione nell'articolo sulla gestione di più aziende.

Il valore di un archivio di documenti non emerge da quanto si conserva, ma da quanto tempo ci si mette a trovare ciò che si cerca. Un documento che rimane insieme alla sua registrazione non ha nemmeno bisogno di essere cercato.

Puoi aprire un account gratuito su Qolay.App e aggiungere il tuo primo contratto alla relativa scheda anagrafica.