Non è una fattura, ma il documento di trasporto della merce
Che cos'è l'e-İrsaliye e come si emette?
L'e-İrsaliye documenta la spedizione della merce e non sostituisce la fattura. Abbiamo spiegato quando viene emessa, la sua relazione con la fattura, come influisce sulle scorte e i passaggi per l'emissione.
Confondere il documento di trasporto (ddt/bolla) con la fattura è comune. La distinzione in realtà è netta: il documento di trasporto segue la merce, la fattura segue il denaro.
Quando la merce viene caricata sul camion, viaggia accompagnata dal documento di trasporto. Quando si parla di pagamento, viene emessa la fattura. Le due cose possono avvenire lo stesso giorno oppure no.
A cosa serve il documento di trasporto elettronico (e-İrsaliye)?
L'e-İrsaliye è la versione elettronica della bolla di accompagnamento cartacea. Registra da chi a chi, quando e con quale veicolo viene trasportata la merce, e viene trasmessa tramite il sistema GİB.
Il vantaggio pratico rispetto alla bolla cartacea è il seguente: non si perde per strada, l'archivio si crea automaticamente e il destinatario può rispondere tramite il sistema non appena riceve la merce. Per le aziende con spedizioni intense, elimina completamente il problema di raccoglitori e copie cartacee.
Quando il documento di trasporto e quando la fattura?
| Situazione | Cosa viene emesso? |
|---|---|
| La merce viene spedita, la fattura sarà emessa in seguito | Prima il documento di trasporto, poi la fattura |
| Merce e fattura viaggiano contemporaneamente | Una fattura accompagnatoria potrebbe essere sufficiente |
| Vendita di servizi | Nessun documento di trasporto, solo fattura |
| Trasferimento di merce tra magazzini | Documento di trasporto presente, nessuna fattura |
Rivolgiti al tuo commercialista per conoscere la tua specifica situazione fiscale e quale documento sei tenuto a emettere; l'ambito varia a seconda del settore e del fatturato.
Come si emette?
- Preparazione preliminare. Obbligo di e-İrsaliye, sigillo fiscale e connessione con l'intermediario: la stessa infrastruttura della fattura elettronica. Viene inoltre definita la serie per l'e-İrsaliye.
- Magazzino e Depositi → Documento di trasporto → Nuovo record.
- Seleziona il destinatario. Viene recuperato dall'anagrafica clienti/fornitori (cari).
- Inserisci merci e quantità. Non dimenticare di selezionare da quale magazzino escono; se lavori con più magazzini, un magazzino errato genererà una discrepanza di stock.
- Inserisci i dati di spedizione. Data e ora di spedizione, targa del veicolo, informazioni sul vettore.
- Salva e invia. Il documento raggiunge il destinatario tramite l'intermediario.
Non scaricare lo stock due volte
Questo è il problema più comune riscontrato dalle aziende che utilizzano i documenti di trasporto. La merce esce una sola volta, ma se sia il documento di trasporto che la fattura scaricano lo stock, la registrazione viene scalata due volte.
La soluzione consiste nel generare la fattura a partire dal documento di trasporto: quando converti il documento di trasporto in fattura, lo stock si muove una sola volta. È fondamentale che tutto il team utilizzi lo stesso flusso; se qualcuno genera una fattura dal documento di trasporto e qualcun altro emette una fattura da zero, l'inventario non tornerà. Abbiamo approfondito questo argomento nell'articolo sugli errori di tracciamento dello stock.
Documenti di trasporto in arrivo
Se i tuoi fornitori ti inviano e-İrsaliye, questi appariranno anche nel sistema. Quando ricevi la merce,elabori il documento e viene generato il carico di magazzino.
Su Qolay.App i documenti di trasporto in arrivo si trovano in un elenco separato, con le schede "in arrivo" ed "elaborati". In caso di situazioni del tipo "il documento è arrivato ma non è stato caricato a stock", il primo posto da controllare è questa scheda: probabilmente il documento non è stato ancora elaborato.
Domande frequenti
L'e-İrsaliye sostituisce la fattura?
No. Il documento di trasporto documenta la spedizione, la fattura documenta la vendita. Sono due documenti distinti.
Posso usarlo insieme al documento di trasporto cartaceo?
Se sei soggetto all'obbligo di e-İrsaliye, devi emettere documenti elettronici per le spedizioni rientranti nell'ambito di applicazione. Fatti confermare dal tuo commercialista le condizioni per l'uso misto.
La targa del veicolo è obbligatoria?
Le informazioni sulla spedizione sono elementi essenziali del documento; lasciarle incomplete potrebbe portare al rifiuto del documento stesso.
Posso aggiungere una nota fissa in fondo al documento di trasporto?
Sì. I modelli di descrizione funzionano anche per l'e-İrsaliye, oltre che per la fattura elettronica e l'archivio elettronico.
Il segreto per utilizzare correttamente l'e-İrsaliye non è l'emissione del documento in sé, ma stabilire chiaramente il suo rapporto con la fattura. Una volta impostato questo, lo stock tornerà automaticamente.
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Questo articolo è puramente informativo. Rivolgiti al tuo commercialista per i tuoi obblighi relativi alla conformità dei documenti.
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