Che cos'è una fattura proforma e come si prepara?

Poiché contiene la parola "fattura", la fattura proforma viene spesso fraintesa. In realtà non è una fattura, ma un'offerta dall'aspetto ufficiale.

Non genera registrazioni contabili, non genera IVA e non può essere registrata come spesa. Ciononostante, è indispensabile nelle esportazioni e nelle vendite aziendali.

A cosa serve?

La proforma è la documentazione formale in cui si dice all'acquirente: "faccio questo lavoro a queste condizioni e a questo prezzo". È utile in tre casi:

Prima del pagamento. Nelle attività con pagamento anticipato, l'acquirente richiede un documento per poter effettuare il bonifico. Poiché la merce non è stata ancora consegnata, non è possibile emettere una fattura; la proforma colma questa lacuna.

Nelle esportazioni. L'acquirente all'estero richiede la proforma per l'autorizzazione all'importazione, l'apertura di una lettera di credito o per le proprie procedure doganali.

Nei processi di approvazione aziendale. Nelle grandi aziende, l'approvazione degli acquisti dipende da un documento su cui è scritto l'importo. La proforma dà il via a questa approvazione.

Cosa deve contenere?

Non esiste un formato obbligatorio, ma una proforma incompleta crea discussioni in seguito. Dovrebbe includere:

Il nome del documento. Deve riportare chiaramente la scritta "Fattura Proforma" e specificare che non ha valore fiscale. Altrimenti, l'acquirente potrebbe scambiarla per una fattura vera e propria e registrarla.

Parti e data. Informazioni sul venditore e sull'acquirente, data di emissione e numero del documento.

Voci. Descrizione del prodotto/servizio, quantità, prezzo unitario, valuta e totale.

Periodo di validità. L'aspetto più trascurato. In un periodo in cui tassi di cambio e costi oscillano, fare un'offerta senza scadenza significa vendere in perdita tre mesi dopo.

Termini di pagamento e consegna. Scadenza, metodo di pagamento, luogo di consegna. Nelle esportazioni, anche il termine di consegna (Incoterms) e le informazioni sull'origine.

Il passaggio dalla proforma alla fattura

Quando l'acquirente accetta e la consegna avviene, viene emessa la fattura effettiva. L'errore più comune qui è riscrivere manualmente le informazioni della proforma sulla fattura: si salta una voce, cambia un prezzo, l'importo non coincide.

Il flusso corretto consiste nel mantenere la proforma nel sistema in cui è stata creata e convertirla in fattura. In questo modo le voci, i prezzi e le informazioni sui clienti vengono trasferiti esattamente; l'unica cosa che cambia è il tipo di documento.

C'è un ulteriore aspetto per le proforme in valuta estera: il tasso di cambio alla data della fattura e quello alla data dell'incasso possono differire. Abbiamo spiegato come documentare questa differenza nell'articolo Cos'è la fattura di differenza di cambio.

L'aspetto visivo è importante?

La proforma è spesso il primo documento scritto che il cliente riceve dalla vostra azienda. La differenza tra una tabella rovinata in Word e un PDF ordinato con logo si riflette nella percezione di serietà.

Abbiamo trattato l'adattamento delle stampe dei documenti al vostro marchio nell'articolo come personalizzare il modello di stampa della fattura.

Invece di scrivere manualmente le vostre note standard (dati bancari, periodo di validità, condizioni di reso) su ogni documento, potete collegarle a un modello; l'articolo sui modelli di descrizione per e-documenti spiega proprio questo.

Domande frequenti

Posso ricevere pagamenti con una fattura proforma?

Sì, l'acquirente può effettuare un pagamento basandosi sulla proforma. Tuttavia, è necessario emettere la fattura effettiva dopo l'incasso; la proforma non la sostituisce.

Devo indicare l'IVA nella proforma?

Nelle vendite nazionali, mostrarla consente all'acquirente di vedere il costo totale. Nelle esportazioni, invece, viene emessa senza IVA.

Il numero della proforma utilizza la stessa serie del numero di fattura?

No, va tenuto separato. Confonderla con la serie delle fatture ufficiali rende il tracciamento difficile.

L'acquirente può registrare la proforma come spesa?

No. La proforma non è un documento fiscale; per la registrazione delle spese è necessaria una fattura effettiva.

La proforma è il primo passo di una vendita. Se preparata correttamente, semplifica sia le vostre possibilità di chiudere l'affare sia il successivo processo di fatturazione.

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