پول دریافت شد اما کار تمام نشده است
چگونه به پیشپرداخت و وجهالتقدم فاکتور بدهیم؟
پیشپرداخت دریافت کردهاید؛ آیا باید فاکتور صادر کنید؟ ما توضیح دادیم که چرا پیشپرداخت به خودی خود فاکتور ایجاد نمیکند، تفاوت آن با بیعانه (کاپورا) چیست و روند تهاتر آن چگونه است.
مشتری برای شروع کار شما پرداخت را انجام داده است. کالا هنوز تحویل داده نشده و خدمت هنوز به پایان نرسیده است.
حالا چه اتفاقی میافتد؟ پاسخ به این سوال به دلیل این تصور اشتباه که «اگر پول آمد، باید فاکتور صادر شود» اغلب به اشتباه داده میشود.
پیشپرداخت به خودی خود فاکتور ایجاد نمیکند
فاکتور به تحویل کالا یا انجام خدمت بستگی دارد. اما پیشپرداخت، مبلغی است که برای معاملهای که هنوز انجام نشده به عنوان پیشپرداخت دریافت میشود؛ تحویلی صورت نگرفته، بنابراین رویداد مالیاتی نیز وجود ندارد.
به همین دلیل، هنگام دریافت پیشپرداخت، فاکتور صادر نمیشود بلکه ثبت وصولی (دریافت وجه) انجام میشود. پول وارد بانک یا صندوق میشود و در عوض به مشتری بدهکار میشوید — زیرا پولی را که هنوز مستحق آن نیستید در اختیار دارید.
در حساب جاری، این بدان معناست که مشتری بستانکار به نظر میرسد. ممکن است غیرعادی به نظر برسد، اما روش درست همین است و پس از اتمام کار اصلاح میشود.
ما مهلت صدور فاکتور و آستانههای مبلغی را در این مقاله به تفصیل بررسی کردهایم.
هنگام اتمام کار: تهاتر (تسویه حساب)
هنگامی که تحویل انجام شد، فاکتور برای کل کار صادر میشود. مبلغ پیشپرداخت از فاکتور کسر نمیشود؛ فاکتور با مبلغ کامل تنظیم میشود.
پیشپرداختی که قبلاً دریافت شده است با این فاکتور تهاتر میشود و در حساب جاری فقط مبلغ باقیمانده به عنوان بدهی نشان داده میشود. یعنی پیشپرداخت فاکتور را کوچک نمیکند، بلکه طلب را کوچک میکند.
خطای رایج: صدور فاکتور بر اساس مبلغی که پیشپرداخت از آن کسر شده است. این کار هم پایه مالیات بر ارزش افزوده را کمتر نشان میدهد و هم با سوابق مشتری مغایرت ایجاد میکند.
درج یادداشت «مبلغ X لیر پیشپرداخت تهاتر شده است» روی فاکتور، کار شما را در مغایرتگیری آسانتر میکند. شما میتوانید این نوع یادداشتهای استاندارد را با قالبهای توضیحات خودکارسازی کنید.
پیشپرداخت، بیعانه، سپرده (دیپوزیت)
به نظر میرسد هر سه به معنای «پول دریافت شده به صورت پیشپرداخت» هستند، اما ماهیت حقوقی آنها متفاوت است.
پیشپرداخت (Avans)، پرداخت بخشی از بهای معامله است به صورت زودهنگام؛ اگر کار انجام نشود، عودت داده میشود.
بیعانه (Kapora)، الزامآور بودن قرارداد را تضمین میکند. اگر خریدار پشیمان شود ممکن است نزد فروشنده بماند، و اگر فروشنده پشیمان شود ممکن است نیاز به بازپرداخت بیش از مبلغ اولیه باشد.
سپرده (Depozito)، با هدف تضمین است و برای عودت در پایان کار نگه داشته میشود.
مبلغی که به دلیل انصراف نزد شما میماند، دیگر پیشپرداخت نبوده بلکه میتواند ماهیت درآمدی پیدا کند. در این صورت، ساختار اسناد تغییر میکند؛ با مشاور مالیاتی خود مشورت کنید.
برای اینکه در پیگیریها گم نشوند
بزرگترین ریسک پیشپرداختها فراموش شدن آنهاست. اگر پیشپرداختی که ماهها پیش دریافت شده هنگام تحویل کار به خاطر آورده نشود، به این معناست که از مشتری برای بار دوم پول درخواست میشود.
راه جلوگیری از این امر این است که پیشپرداخت را به عنوان یک دریافت آزاد ثبت نکنید، بلکه آن را به حساب جاری مشتری مربوطه متصل کنید. ما این نظم را در مقاله پیگیری حساب جاری توضیح دادهایم.
از نظر برنامهریزی نقدینگی نیز مهم است: پولی که در دست دارید هنوز به دست نیامده است. مقاله گزارش دریافتها و پرداختهای آتی به این تفکیک میپردازد.
سوالات متداول
اگر مشتری برای پیشپرداخت فاکتور بخواهد چه باید بکنم؟
رسید دریافت وجه یا فیش بانکی این نیاز را برآورده میکند. اگر درخواست سند برای یک فرایند تأیید رسمی باشد، پیشفاکتور (پروفرما) مناسب خواهد بود؛ به مقاله پیشفاکتور چیست و چگونه تهیه میشود مراجعه کنید.
آیا پیشپرداخت شامل مالیات بر ارزش افزوده میشود؟
از آنجایی که تحویل صورت نگرفته است، مالیات بر ارزش افزوده تعلق نمیگیرد. مالیات بر ارزش افزوده هنگام صدور فاکتور محاسبه میشود.
پرداختهای مرحلهای در پروژههای طولانیمدت چگونه انجام میشود؟
برای بخشهای تکمیلشده کار میتوان بر اساس صورتوضعیت فاکتور صادر کرد. در این صورت، پرداخت دیگر پیشپرداخت نیست، بلکه بهای کار انجامشده است.
اگر پیشپرداخت عودت داده شود چه کار باید کرد؟
از آنجایی که فاکتوری صادر نشده است، نیازی به فاکتور برگشتی نیست؛ ثبت پرداخت در جهت مخالف انجام میشود و مانده حساب جاری بسته میشود.
پیشپرداخت به معنای جلو انداختن زمان فاکتور نیست، بلکه دریافت زودهنگام طلب است. هنگامی که این تفکیک جا بیفتد، هم نظم اسناد و هم نظم حساب جاری سر جای خود قرار میگیرد.
با ایجاد یک حساب رایگان در Qolay.App میتوانید پیشپرداختها و وصولیهای خود را بر اساس مشتری پیگیری کنید.