نوشتن یادداشت یکسان روی هر فاکتور را متوقف کنید
الگوهای توضیح سند الکترونیکی
شماره شبا، هشدار سررسید، شرایط مرجوعی... یادداشتهایی که به صورت دستی روی هر سند نوشته میشوند هم وقتگیر هستند و هم فراموش میشوند. با الگوهای توضیح، میتوانید آنها را یک بار تعریف کرده و به طور خودکار به فاکتور الکترونیکی، آرشیو الکترونیکی و حواله بار الکترونیکی اضافه کنید.
شما در حال صدور فاکتور هستید و هر بار همان موارد را در فیلد توضیحات مینویسید: اطلاعات بانکی، سررسید پرداخت، شاید هم یک یادداشت مرجوعی.
این کار به خودی خود سی ثانیه زمان میبرد. اگر در ماه صد فاکتور صادر کنید، معادل چند روز کاری در سال خواهد بود — و در یک روز شلوغ، این اولین چیزی است که از قلم میافتد. سپس مشتری تماس میگیرد و شماره شبا/کارت میپرسد.
قالب چه کاری انجام میدهد؟
متنی را که قرار است در بخش توضیحات سند قرار گیرد، یک بار تعریف میکنید. سپس بهطور خودکار به هر سندی که صادر میکنید اضافه میشود.
در Qolay.App، این قالبها را میتوان بهطور جداگانه برای سه نوع سند تعریف کرد: فاکتور الکترونیکی، آرشیو الکترونیکی و حواله بار (بارنامه) الکترونیکی. به این ترتیب، میتوانید از یک متن متفاوت در فاکتور الکترونیکی ارسالی به مشتری شرکتی و متنی دیگر در آرشیو الکترونیکی ارسالی به مصرفکننده نهایی استفاده کنید.
سطر مانده حساب جاری
فراتر از متن ثابت، میتوانید مانده حساب جاری بهروز مشتری را نیز روی سند چاپ کنید.
تأثیر این امر بر وصول مطالبات آنقدر بزرگ است که نباید آن را دستکم گرفت. مشتری در هر فاکتور کل بدهی خود را میبیند؛ پاسخ «خبر نداشتم» از بین میرود. همچنین گفتگوهای مربوط به تسویه حساب آسانتر میشوند، زیرا ارقام بهطور منظم به طرف مقابل منتقل شده است.
یک هشدار: اگر سوابق حساب جاری شما بهروز نباشد، سطر مانده حساب اطلاعات نادرستی را نشان خواهد داد. پیش از فعالسازی، مطمئن شوید که سیستم حسابهای جاری شما نظم گرفته است.
چه چیزی باید نوشته شود؟
محتواهایی که در عمل کارایی دارند:
- اطلاعات بانک و شماره شبا. رایجترین سؤال؛ بگذارید روی سند باشد.
- یادآوری سررسید پرداخت. مواردی مانند «سررسید پرداخت ۳۰ روز از تاریخ فاکتور است».
- شرایط مرجوعی و گارانتی. بهویژه در خردهفروشی و تجارت الکترونیک مفید است.
- جمله تشکرآمیز. لمسی کوچک اما مؤثر بر تصویر برند.
آن را کوتاه نگه دارید. متن طولانی در نسخه چاپی سند فضا اشغال میکند و خوانا نخواهد بود.
«چرا زیر فاکتور من مانده حساب نوشته شده است؟»
این رایجترین سؤال کاربرانی است که برای اولین بار متوجه این قالبها میشوند. پاسخ: یک نفر این تنظیمات را فعال کرده است.
برای تغییر یا حذف متن، به بخش تنظیمات ← سند الکترونیکی ← قالبهای توضیحات بروید. این تنظیم بر اساس سند کار نمیکند، بلکه بر اساس تعریف کار میکند؛ وقتی آن را تغییر دهید، روی اسناد بعدی تأثیر میگذارد و اسناد گذشته به همان شکل باقی میمانند.
سؤالات متداول
آیا میتوانم قالب را در یک فاکتور خاص غیرفعال کنم؟
شما میتوانید فیلد توضیحات روی سند را ویرایش کنید. قالب، متن اولیه را میآورد و نوشتن روی آن آزاد است.
آیا میتوانم به مشتریان مختلف متنهای متفاوتی نشان دهم؟
قالب بر اساس نوع سند تعریف میشود. برای تفکیک بر اساس مشتری، باید متن را به صورت دستی در فاکتور مربوطه ویرایش کنید.
آیا ظاهر سند را نیز تغییر میدهد؟
خیر، قالب فقط متن اضافه میکند. طراحی خروجی موضوع دیگری است — به مقاله قالبهای چاپ فاکتور نگاهی بیندازید.
آیا در حواله بار الکترونیکی (e-İrsaliye) نیز کار میکند؟
بله، میتوان آن را در هر سه نوع سند تعریف کرد. جریان اسناد را در مقاله حواله بار الکترونیکی توضیح دادهایم.
این یک تنظیم کوچک است اما تأثیر آن از دو جا میآید: نیم دقیقه زمان ذخیره شده در هر فاکتور و دیدن منظم بدهی توسط مشتری. مورد دوم مدت زمان وصول مطالبات شما را کوتاهتر میکند.
با افتتاح حساب رایگان در Qolay.App میتوانید قالبهای خود را یک بار برای همیشه تعریف کنید.