استعلام مؤدیان e-Fatura چگونه انجام می‌شود؟

فاکتور را صادر و ارسال کردید. چند ساعت بعد، سیستم با این عنوان که «خریدار مؤدی فاکتور الکترونیکی (e-fatura) است» آن را رد کرد. یا بدتر از آن: رد نکرد، به عنوان آرشیو الکترونیکی (e-arşiv) ارسال شد و ماه‌ها بعد به عنوان مغایرت جلو روی شما سبز شد.

این خطا فقط یک دلیل دارد: وضعیت مؤدی بودن خریدار پیش از صدور سند بررسی نشده است.

چرا این بررسی الزامی است؟

شما تصمیم نمی‌گیرید چه نوع سندی صادر کنید. خریدار تعیین می‌کند.

• اگر خریدار مؤدی فاکتور الکترونیکی باشد ← فاکتور الکترونیکی (e-fatura) صادر می‌شود و از طریق سیستم بسته اداره کل درآمدها (GİB) انتقال می‌یابد.
• اگر خریدار مؤدی نباشد ← فاکتور آرشیو الکترونیکی (e-arşiv fatura) صادر می‌شود و به عنوان ایمیل یا نسخه چاپی تحویل داده می‌شود.

وضعیت مؤدی بودن خود شما در اینجا تعیین‌کننده نیست. حتی اگر خودتان مؤدی فاکتور الکترونیکی باشید، اما طرف مقابل نباشد، باید برای او فاکتور آرشیو الکترونیکی صادر کنید. جزئیات بیشتر در مقاله ما درباره تفاوت فاکتور الکترونیکی و آرشیو الکترونیکی آمده است.

استعلام چگونه انجام می‌شود؟

مبنای این کنترل، فهرست کاربران ثبت‌شده‌ای است که GİB نگهداری می‌کند. هر شماره مالیاتی که در این فهرست حضور داشته باشد یعنی می‌تواند فاکتور الکترونیکی دریافت کند.

سه راه عملی وجود دارد:

• از طریق GİB. می‌توانید با شماره مالیاتی در فهرست کاربران ثبت‌شده در صفحات سند الکترونیکی اداره کل درآمدها جستجو کنید. این فهرست به صورت دسته‌جمعی نیز قابل دانلود است.
• از طریق ارائه‌دهنده خدمات یکپارچه‌ساز شما. در پنل ارائه‌دهنده سند الکترونیکی شما معمولاً صفحه استعلام شماره شناسایی مالیاتی (VKN) وجود دارد.
• از طریق نرم‌افزار شما. نرم‌افزار حسابداری مقدماتی هنگام ثبت کارت حساب مشتری، این کنترل را خودش انجام داده و نوع سند را به طور خودکار تعیین می‌کند.

دو روش اول دستی هستند؛ حداقل یک دقیقه به ازای هر فاکتور. در روش سوم، کنترل در پس‌زمینه انجام می‌شود و شما حتی متوجه آن نخواهید شد.

چرا پرسیدن از مشتری کافی نیست؟

پرسیدن این که «آیا کاربر فاکتور الکترونیکی هستید؟» به نظر سریع‌ترین روش می‌رسد. مشکل اینجاست: طرف مقابل شما اغلب این موضوع را نمی‌داند.

فردی که خرید را انجام می‌دهد با کسی که از وضعیت مؤدی بودن آگاه است، یک نفر نیست. اطلاعات نادرستی که با حسن نیت به شما داده می‌شود منجر به رد شدن فاکتور خواهد شد و کار اصلاح آن باز هم به عهده خود شماست.

به جای ادعا، به ثبت‌ها نگاه کنید. شماره مالیاتی یک داده عینی است؛ وضعیت مؤدی بودن به همان شماره وابسته است.

تله اصلی: فهرست تغییر می‌کند

اینکه یک بار کنترل کنید و در کارت حساب بنویسید «آرشیو الکترونیکی» کافی نیست. فهرست مؤدیان به طور مداوم به‌روزرسانی می‌شود.

مشتری‌ای که امروز مؤدی نیست، ممکن است شش ماه دیگر به دلیل عبور از حد نصاب گردش مالی وارد این فهرست شود. اگر شما به صدور فاکتور آرشیو الکترونیکی برای او ادامه دهید، نوع سند دیگر اشتباه خواهد بود.

به همین دلیل کنترل یک‌باره نیست، بلکه مستمر است. اگر به صورت دستی کار می‌کنید، لازم است کارت‌های حساب خود را در بازه‌های زمانی مشخص به صورت دسته‌جمعی دوباره استعلام کنید. اگر از نرم‌افزار استفاده می‌کنید، این به‌روزرسانی در پس‌زمینه انجام می‌شود.

حد نصاب‌هایی را که تعیین می‌کنند چه کسانی و چه زمانی مؤدی شوند، در مقاله الزامات انتقال بررسی کرده‌ایم.

اگر نوع اشتباه صادر شود چه اتفاقی می‌افتد؟

سطر سوم آزاردهنده‌ترین حالت است. یک شماره مالیاتی که با خطای ارقام وارد شده، می‌تواند باعث ارسال فاکتور به شرکتی شود که اصلاً آن را نمی‌شناسید. برای اصلاح آن باید فرآیند لغو را طی کنید و این کار محدودیت زمانی دارد.

نظم کارت حساب: جایگاه اصلی کنترل

کنترل مؤدی بودن در صفحه فاکتور حل نمی‌شود، بلکه در کارت حساب حل می‌شود. اگر کارت درست باشد، فاکتور نیز خودبه‌خود درست خواهد بود.

• با شماره مالیاتی یکتا کنید. مانع از گشایش کارت دوم برای همان مشتری شوید. دو کارت که یکی با اطلاعات به‌روز و دیگری با اطلاعات قدیمی باشد، رایج‌ترین منبع خطا است.
• نام شرکت را دقیقاً مطابق ثبت GİB بنویسید. مخفف‌سازی و نوشتن آزاد، تطبیق بعدی را دشوار می‌کند.
• اداره مالیات را خالی نگذارید. در اعتبارسنجی اسناد مورد نیاز است.
• کارت را در اولین ثبت اعتبارسنجی کنید. استعلام هنگام ایجاد مشتری، ارزان‌تر از جستجوی خطا در صدمین فاکتور است.

در Qolay.App هنگامی که مشتری را انتخاب می‌کنید، نوع سند بر اساس شماره مالیاتی موجود در کارت تعیین می‌شود؛ شما به صورت دستی انتخاب نمی‌ებთ که فاکتور الکترونیکی باشد یا آرشیو الکترونیکی. به این ترتیب احتمال انتخاب نوع اشتباه از جریان کار خارج می‌شود.

سؤالات متداول

آیا می‌توان با شماره شناسایی ملی/شناسایی ترکیه (TC) استعلام گرفت؟

کسب‌وکارهای حقیقی ممکن است با شماره ملی خود نیز ثبت شده باشند. می‌توانید استعلام را با این شماره انجام دهید؛ برای مصرف‌کنندگان نهایی نیازی به استعلام نیست، برای آن‌ها فاکتور آرشیو الکترونیکی صادر می‌شود.

فهرست را هر چند وقت یک بار باید کنترل کنم؟

اگر به صورت دستی کار می‌کنید، کنترل دسته‌جمعی ماهانه یک بار برای مشتریان ثابت ریتم معقولی است. اگر از برنامه‌ای استفاده می‌کنید که کنترل خودکار دارد، نیازی به عملیات دیگری نیست.

آیا تاریخ شروع مؤدی بودن مهم است؟

بله. در ثبتی که در فهرست نمایش داده می‌شود، تاریخ شروع مؤدی بودن درج شده است. برای تراکنش‌های قبل از آن تاریخ ممکن است نوع سند متفاوتی اعمال شود.

نوع اشتباهی صادر کردم، چه کنم؟

اگر در مهلت مقرر است آن را لغو کرده و با نوع درست مجدداً تنظیم کنید. اگر مهلت گذشت، روش کار متفاوت است؛ با مشاور مالی خود مشورت کنید.

به طور خلاصه: نوع سند درست، از کارت حساب درست بیرون می‌آید. اگر به جای موکول کردن کنترل به لحظه صدور فاکتور، آن را به ثبت مشتری منتقل کنید، دیگر به این موضوع فکر نخواهید کرد.

با افتتاح حساب رایگان در Qolay.App می‌توانید کارت‌های حساب خود را با اطلاعات مالیاتی تأییدشده نگه دارید و تعیین نوع سند را به برنامه بسپارید.

این نوشته صرفاً برای اطلاع‌رسانی عمومی است. دامنه مؤدی بودن و روش‌های استعلام ممکن است تغییر کند؛ منبع رسمی GİB است. برای وضعیت خاص خود با مشاور مالی‌تان مشورت کنید.