راهی عملی برای دانستن اینکه از چه کسی چه چیزی طلب دارید یا به چه کسی بدهکارید
پیگیری حسابهای جاری چگونه انجام میشود؟
حساب جاری، ثبت بدهی و طلب میان شما و مشتریان و تأمینکنندگانتان است. ما توضیح دادیم که چگونه کارتها باز شوند، مغایرتگیری چگونه انجام شود و چرا ماندهها با هم تطابق ندارند.
فروش کردن نسبتاً آسان است. سختی کار در وصول به موقع وجه آن فروش نهفته است. تفاوت بین این دو در حساب اشخاص (حساب تفصیلی) پنهان است.
حساب اشخاص، ثبت رابطه بدهکار و بستانکار بین شما و یک مشتری یا تأمینکننده است. هر فاکتور مانده حساب را افزایش و هر وصولی آن را کاهش میدهد. این امر ساده به نظر میرسد؛ دلیل اینکه این حساب در بیشتر کسبوکارها به اشتباه نگهداری میشود، اتکا به همین سادگی و رها کردن نظم و انضباط است.
بدون پیگیری حساب اشخاص چه اتفاقی میافتد؟
تصویری که هنگام عدم ثبت رکوردها ظاهر میشود همیشه یکسان است: به خاطر میآورید چه مقدار کالا به مشتری دادهاید، اما یادتان نیست چه مقدار از آن را وصول کردهاید. هر دو طرف به رقم خود اعتقاد دارند و گفتگو با جمله «من پرداخت کرده بودم» آغاز میشود.
بهای ملموس این امر عبارتند از:
- مطالبات سررسید گذشته بدون اینکه متوجه شوید ماهها انتظار میکشند؛ هرچه بیشتر انتظار بکشند، وصول آنها دشوارتر میشود.
- به دادن کالا به مشتری فاقد قدرت پرداخت ادامه میدهید، زیرا ریسک فعلی او را نمیبینید.
- پرداخت مضاعف به تأمینکننده انجام میشود. این موضوع نادر نیست، بلکه بسیار رایجتر از آن چیزی است که تصور میشود.
تنظیم صحیح: چهار قانون
برای به کار انداختن پیگیری حساب اشخاص، نیازی به یک سیستم پیچیده نیست. رعایت چهار قانون کفایت میکند.
۱. تک کارت برای هر شرکت
رایجترین اشتباه، ایجاد دو پرونده برای یک شرکت است: یکی به نام «Yılmaz Tic.» و دیگری «Yılmaz Ticaret Ltd.». مانده حساب به دو بخش تقسیم میشود و هر دو نادرست به نظر میرسند. کارتها را با شماره مالیاتی یا شماره شناسایی یکتا کنید.
۲. مشتری و تأمینکننده را از هم تفکیک کنید
اگر هم از یک شرکت خرید میکنید و هم به آن میفروشید، نگهداری دو کارت مجزا گزارشدهی را شفافتر میکند. اگر قرار است تهاتر انجام دهید، این کار را به عنوان یک عملیات آگاهانه ثبت کنید، نه با قاطی کردن کارتها.
۳. حتماً مانده افتتاحیه را وارد کنید
در روزی که به نرمافزار کوچ میکنید، مانده انتقالی همه را بنویسید. اگر از این مرحله صرفنظر شود، سیستم از صفر شروع میکند و مطالبات قبلی شما اصلاً در رکوردها دیده نخواهند شد. هنگامی که بعداً متوجه این موضوع شوید، اصلاح آن بسیار زحمتطلبتر است.
۴. وصولی را در همان روز ثبت کنید
هیچکس صدور فاکتور را فراموش نمیکند؛ آنچه همیشه فراموش میشود ثبت وصولی است. به این دلیل که پول به حساب نشسته است، رکورد به خودی خود ایجاد نمیشود. اختصاص پنج دقیقه در روز سریعتر از تلاش برای جور کردن صورتحساب در پایان ماه است.
تغابن (مغایرتگیری): دو بار در سال کافی است، اما انجام دهید
مغایرتگیری، مقایسه ثبت شما با ثبت طرف مقابل است. به نظر یک تشریفات اداری میرسد؛ در عمل، تراکنشهایی را که از دید هر دو طرف پنهان مانده است، آشکار میکند.
صورتحساب را بفرستید و بگویید «در تاریخ فلان، مانده فلان نزد ما دیده میشود، آیا تأیید میکنید؟». اگر تفاوتی ظاهر شود، تقریباً همیشه یکی از این سه مورد است: وصولی ثبتنشده، فاکتور دوبار وارد شده، یا عدم ثبت سند مرجوعی/تخفیف.
چرا مانده حساب نمیخواند؟
پشت شکایت «رقم نادرست است» معمولاً نه نرمافزار، بلکه ترتیب ثبت وجود دارد. چکلیست:
- آیا افتتاحیه وارد شده است؟ رایجترین دلیل همین است.
- آیا وصولی در حساب درست ثبت شده است؟ اگر دو کارت با نام مشابه وجود داشته باشد، ممکن است به کارت اشتباه رفته باشد.
- آیا فاکتور مرجوعی وجود دارد؟ اگر مرجوعی ثبت نشود، مانده حساب بیشتر از آنچه هست به نظر میرسد.
- آیا ارز متفاوتی قاطی شده است؟ در تراکنشهای ارزی، اختلاف نرخ ارز باید به طور جداگانه بررسی شود.
در Qolay.App چگونه کار میکند؟
پس از افتتاح کارت اشخاص یکبار برای همیشه، نیازی به انجام کار دیگری ندارید: فاکتوری که صادر میکنید، وصولی و پرداختی که وارد میکنید به خودی خود روی مانده حساب اعمال میشوند. مانده را مستقیماً در لیست مشتریان میبینید و با ورود به کارت، به کل تاریخچه تراکنشها دسترسی پیدا میکنید.
دو جا کار را آسان میکند. اولی گزارش وصولیها و پرداختهای آینده — مطالبات در آستانه سررسید را در صفحه ورودی نشان میدهد. دومی قالبهای توضیحات سند الکترونیکی است که با اضافه کردن خودکار مانده بهروز در پایین فاکتور، در هر سند به مشتری یادآوری میکند.
پرسشهای متداول
آیا میتوان با اکسل حساب اشخاص را نگه داشت؟
با تعداد مشتریان کم امکانپذیر است. مشکل از جایی شروع میشود که فاکتور را در یک جا صادر کنید و مانده را در جای دیگر نگه دارید: این دو رکورد دیر یا زود از هم فاصله میگیرند. ما روند انتقال را در مقاله گذار از اکسل به نرمافزار حسابداری مقدماتی توضیح دادیم.
صورتحساب (اکسترکت) حساب اشخاص چه کاربردی دارد؟
تمام تراکنشها و مانده حساب را در یک بازه زمانی مشخص نشان میدهد. در مغایرتگیری و پیگیری مطالبات استفاده میشود؛ روشنترین سندی است که به مشتری ارسال میشود.
من به صورت نقد کار میکنم، آیا باید حساب اشخاص نگه دارم؟
اگر وصولی در لحظه انجام شود، مانده حساب دائماً صفر میماند و بار پیگیری کاهش مییابد. با این حال، باز کردن کارت به شما امکان میدهد حجم معاملات گذشته خود با آن مشتری را ببینید.
برای مطالبات سررسید گذشته چه باید کرد؟
یادآوری زودهنگام و منظم مؤثرترین روش است. ما نحوه راهاندازی این فرآیند را در مقاله مطالبات سررسید گذشته بررسی کردهایم.
پیگیری حساب اشخاص کارِ گزارش نیست، کارِ عادت است. اگر کارتها را به درستی باز کنید و وصولی را به صورت روزانه ثبت کنید، ماندهها به خودی خود درست میمانند.
با افتتاح حساب رایگان در Qolay.App میتوانید کارتهای اشخاص خود را همین امروز ایجاد کنید.