برنامه حسابداری مقدماتی رایگان

اگر عبارت "برنامه حسابداری مقدماتی رایگان" را جستجو کرده و پنج نتیجه اول را امتحان کرده باشید، روند کار را می‌دانید. ثبت‌نام می‌کنید، رابط کاربری زیباست، سپس تلاش می‌کنید فاکتور صادر کنید و هشداری نمایان می‌شود: این قابلیت در بسته پولی موجود است.

پلن‌های رایگان معمولاً ابزاری برای معرفی هستند. مشکل رایگان بودن آن‌ها نیست، بلکه این است که محدودیت‌ها تا پیش از ثبت‌نام مشخص نیستند. در این مقاله، ابتدا به مواردی که باید بررسی کنید می‌پردازیم و سپس دقیقاً آنچه در پلن رایگان Qolay.App به همراه محدودیت‌های آن گنجانده شده است را شرح می‌دهیم.

چهار محدودیت رایج در پلن‌های رایگان

پیش از امتحان کردن یک برنامه، این چهار سوال را بپرسید. اگر پاسخ‌ها در صفحه قیمت‌گذاری وجود نداشته باشد، این خود یک پاسخ است.

• آیا فاکتور الکترونیکی (e-Fatura) شامل می‌شود؟ این رایج‌ترین محدودیت است. حسابداری مقدماتی رایگان است، اما ارسال سند الکترونیکی به عنوان بسته‌ای جداگانه فروخته می‌شود.
• چه تعداد کاربر می‌توانم اضافه کنم؟ پلنی که به یک کاربر محدود شده است، به محض حضور نفر دوم در دفتر کارایی خود را از دست می‌دهد.
• آیا می‌توانم بیش از یک شرکت را مدیریت کنم؟ این موضوع برای کسی که دو شرکت دارد یا برای مشتریان خود حساب کتاب نگه می‌دارد، تعیین‌کننده است.
• محدودیت‌ها بر چه اساس تعیین شده‌اند؟ تعداد فاکتور، تعداد رکورد، فضای ذخیره‌سازی، کاربر… دانستن این که کدام‌یک است، به شما کمک می‌کند محاسبه کنید چه زمانی به آن محدودیت برخورد خواهید کرد.

در پلن رایگان Qolay.App چه چیزی وجود دارد؟

پاسخ کوتاه: تمام ویژگی‌ها. هیچ ماژولی در پلن رایگان قفل نشده است. محدودیت در ویژگی‌ها نیست، بلکه در حجم است.

۵۰۰ فاکتور در سال یعنی به‌طور میانگین ۴۰ فاکتور در ماه. این مقدار برای یک کسب‌وکار خدماتی کوچک یا یک تجارت الکترونیک تازه‌کار کاملاً کافی است. اگر روزانه ۵ تا ۱۰ فاکتور صادر می‌کنید، در میانه سال به محدودیت خواهید رسید؛ در آن نقطه نیاز است که به پلن استاندارد ارتقا دهید.

کدام پلن را انتخاب کنیم؟

سه نوع لایسنس وجود دارد و انتخاب در واقع به یک سوال بستگی دارد: سالانه چند فاکتور صادر می‌کنید؟

• فقط فاکتور: حسابداری مقدماتی را انجام نمی‌دهید و تنها نیاز دارید فاکتور فروش صادر کنید. حساب‌های جاری، انبار، صندوق-بانک در این لایسنس وجود ندارند.
• پایه (رایگان): تمامی ویژگی‌ها تا سقف ۵۰۰ فاکتور در سال. نقطه شروع بیشتر کسب‌وکارهای کوچک.
• استاندارد: بدون محدودیت در تعداد فاکتور، فضای ذخیره‌سازی فایل ۱۰ گیگابایت. مناسب برای کسب‌وکارهایی با حجم فاکتور بالا یا کسانی که اسناد زیادی را بایگانی می‌کنند.

برای اطلاع از قیمت‌های به‌روز به صفحه قیمت‌گذاری مراجعه کنید؛ ممکن است در دوره‌های تخفیف و کمپین‌ها تغییر کند.

امکاناتی که در پلن رایگان واقعاً کار می‌کنند

وقتی لیست ویژگی‌ها طولانی باشد، تشخیص اینکه کدام یک واقعاً کاربردی است دشوار می‌شود. مواردی که در استفاده روزمره بیشتر با آن‌ها سر و کار خواهید داشت عبارتند از:

فاکتور الکترونیکی و آرشیو الکترونیکی (e-Fatura و e-Arşiv)

هنگام صدور فاکتور، بسته به اینکه خریدار مؤدی فاکتور الکترونیکی است یا خیر، سیستم تشخیص می‌دهد که فاکتور الکترونیکی ارسال شود یا آرشیو الکترونیکی. اگر کنجکاوید تفاوت آن‌ها را بدانید، آن را به تفصیل در مقاله مقایسه فاکتور الکترونیکی و آرشیو الکترونیکی توضیح داده‌ایم.

حساب جاری

هر فاکتور و دریافت وجهی بر روی موجودی مشتری مربوطه اعمال می‌شود. مطالبات سررسیدگذشته را در گزارشی جداگانه مشاهده می‌کنید — مدیریت مطالبات سررسیدگذشته نقطه شروعی کاربردی در این زمینه است.

صندوق و بانک

حساب‌های پول نقد، بانکی، کارت اعتباری و پوز مجازی به صورت جداگانه نگهداری می‌شوند و می‌توانید بین آن‌ها انتقال وجه انجام دهید. برای راه‌اندازی، راهنمای کاربردی مدیریت بانک و صندوق را بررسی کنید.

نسخه موبایل

هرچه در نسخه وب وجود دارد، با همان حساب کاربری از طریق تلفن همراه نیز قابل دسترسی است. اگر هنگام حضور در محل مشتری نیاز به صدور فاکتور داشتید، مقاله صدور فاکتور الکترونیکی در موبایل روند کار را توضیح داده است.

چند شرکتی

اگر دو شرکت دارید، می‌توانید هر دو را از طریق یک حساب کاربری و با جابجایی در منوی بالا مدیریت کنید. داده‌ها با یکدیگر مخلوط نخواهند شد. جزئیات بیشتر در مقاله مدیریت بیش از یک شرکت آمده است.

در روز اول چه باید کرد؟

به جای باز کردن برنامه و چرخیدن در تمامی منوها، این ترتیب را دنبال کنید؛ در عرض نیم ساعت برنامه آماده به کار خواهد شد.

1. یک حساب کاربری باز کنید و اطلاعات شرکت را وارد کنید. شماره مالیاتی و اداره مالیاتی را به درستی بنویسید — فاکتورهای الکترونیکی با این اطلاعات ارسال می‌شوند.
2. حساب‌های صندوق و بانکی خود را تعریف کرده و موجودی امروز را وارد کنید.
3. ۵ تا ۱۰ مشتری که بیشترین مراوده را با آن‌ها دارید به عنوان حساب جاری ثبت کنید. بقیه را هنگام صدور فاکتور اضافه خواهید کرد.
4. محصولات یا خدمات خود را به عنوان کارت محصول تعریف کنید.
5. یک فاکتور آزمایشی صادر کنید. با این کار خروجی و روند جریان سند الکترونیکی را مشاهده خواهید کرد.

سوالات متداول

آیا پلن رایگان یک دوره آزمایشی است یا مادام‌العمر؟

مادام‌العمر است. این یک دوره آزمایشی که پس از ۳۰ روز بسته شود نیست؛ تا زمانی که در محدوده ۵۰۰ فاکتور سالانه بمانید، می‌توانید به استفاده از آن ادامه دهید.

اگر ۵۰۰ فاکتور را پر کنم، چه اتفاقی برای داده‌هایم می‌افتد؟

داده‌های شما سر جای خود باقی می‌مانند. هنگامی که به سقف مجاز رسیدید، برای صدور فاکتور جدید باید به پلن استاندارد ارتقا دهید؛ دسترسی شما به سوابق موجود همچنان برقرار خواهد بود.

دانش حسابداری ندارم، آیا می‌توانم از آن استفاده کنم؟

بله، برنامه با این فرض طراحی شده است. با این حال، تسلط بر مفاهیم پایه کار شما را آسان‌تر می‌کند؛ راهنمایی که برای افراد غیرحسابدار آماده کرده‌ایم دقیقاً برای همین منظور است.

آیا برای فاکتور الکترونیکی به قرارداد جداگانه‌ای با یک شرکت واسط (مبدل) نیاز است؟

اگر مودی فاکتور الکترونیکی هستید، ارسال را از طریق یک شرکت واسط (Integrator) انجام می‌دهید؛ Qolay.App به شما اجازه می‌دهد این اتصال را از بخش تنظیمات برقرار کنید. وضعیت مودی بودن خود را با مشاور مالیاتی‌تان بررسی و مشخص کنید.

موضوعی که باید در یک برنامه رایگان به دنبال آن باشید، لیست بلندبالای ویژگی‌ها نیست، بلکه این است که حد و مرزها از ابتدا مشخص باشند. اگر حجم کار خود را می‌دانید، انتخاب پلن مناسب کار آسانی است.

با باز کردن یک حساب رایگان اولین فاکتور خود را صادر کنید؛ می‌توانید از درون برنامه پیگیری کنید که چه زمانی به محدودیت‌ها نزدیک می‌شوید.