پیش از یافتن راه حل، بدانید زمان خود را کجا از دست میدهید
راهکارهایی که حسابداری را آسان میکنند
اگر کارهای حسابداری زمانبر است، ابتدا باید ببینید کدام مرحله زمان شما را میدزدد. از ثبت سند تا مغایرتگیری، ۵ مرحله زمانبر و راهکارهای مربوط به هر یک را فهرست کردهایم.
عبارت «حسابداری وقت زیادی از من میگیرد» به خودی خود مشکل را توصیف نمیکند. آیا آنچه وقت شما را میگیرد صدور فاکتور است، ثبت رسیدها، یا تلاش برای فهمیدن این موضوع که در پایان ماه کدام رقم صحیح است؟
زیرا راه حلها به طور جداگانه به همه این موارد مربوط میشوند. اگر قدم اشتباه را خودکارسازی کنید، هیچ چیز تغییر نخواهد کرد.
در ادامه، پنج مرحلهای که بیشترین زمان را تلف میکنند و معادل عملی هر کدام را فهرست کردهایم.
۱. ورود فیش و هزینه
احتمالاً آزاردهندهترین مرحله. فیشهایی که در جیب، کیف یا داشبورد انباشته شدهاند، منتظرند تا در پایان ماه یکییکی وارد شوند. هنگام ورود نیز تاریخ و مبلغ اغلب به اشتباه وارد میشوند.
راهحل: عکس گرفتن از فیش در همان روزی که هزینه انجام شده است. مبلغ، تاریخ و اطلاعات فروشنده از طریق OCR خوانده میشود؛ شما فقط آن را بررسی و تایید میکنید. تصویر نیز به عنوان پیوست در کنار سند میماند و نیازی به گشتن دنبال پوشهها نیست. جزئیات بیشتر در مقاله اسکن فیش هزینه.
۲. نوشتن یک داده در دو جا
صدور فاکتور در یک نرمافزار و نگهداری موجودی حساب در اکسل، پیگیری موجودی انبار در جایی دیگر… هر کپی به معنای یک رکورد مستعد مغایرت است. رقمی که در یک جا بهروزرسانی شده و در جای دیگر فراموش شود، دیر یا زود دردسر ایجاد میکند.
راهحل: نقطه ثبت واحد. اگر هنگام صدور فاکتور، حساب جاری، انبار و مالیات بر ارزش افزوده با یک عملیات بهروزرسانی شوند، ورود دوگانه از بین میرود. اگر از اکسل مهاجرت میکنید، روند آن را در مقاله مهاجرت توضیح دادهایم.
۳. بازگشت به دفتر برای صدور فاکتور
در کسبوکارهایی که فروش میدانی انجام میدهند یا کارهای نصب و سرویس را پیش میبرند، کار در محل تمام میشود اما فاکتور در دفتر منتظر میماند. این تأخیر فقط تأخیر در ثبت نیست؛ وصول مطالبات نیز به همان اندازه به تعویق میافتد.
راهحل: صدور فاکتور از طریق موبایل. به محض اتمام کار، سند تنظیم و ارسال میشود و درباره وصول وجه میتوان در همان روز صحبت کرد. روند کار را در مقاله صدور فاکتور الکترونیکی در موبایل توضیح دادهایم.
۴. طلبکار کیست و چقدر؟
یافتن مطالبات سررسید گذشته با مقایسه صورتحسابها، در برخی کسبوکارها طولانیترین کار ماه است. علاوه بر این، طلبی که دیر متوجه آن شوید، سختترین طلب برای وصول است.
راهحل: به جای جستجو، جلوی چشم شما باشد. دیدن وصولیها و پرداختهای نزدیک به سررسید در صفحه ورودی، یادآوری را وارد روتین کاری میکند. گزارش وصولیها و پرداختهای پیشرو دقیقاً همین کار را انجام میدهد.
۵. نوشتن یک یادداشت روی هر سند
یک اتلاف وقت کوچک اما موذیانه: نوشتن شماره شبا روی هر فاکتور، افزودن هشدار سررسید، یادآوری مانده حساب. به تنهایی سی ثانیه است؛ اما وقتی در ماه صد فاکتور صادر میکنید به ساعتها تبدیل میشود.
راهحل: قالبهای توضیحات که یکبار تعریف میشوند. متن به طور خودکار به هر سند اضافه میشود و سطر مانده حساب نیز به صورت اختیاری چاپ میشود. نحوه راهاندازی آن را در مقاله قالبهای توضیحات اسناد الکترونیکی شرح دادهایم.
چه چیزی را نباید خودکارسازی کرد؟
اتصال همه مراحل به حالت خودکار ایده خوبی نیست. در جاهایی که نیاز به تایید دارد، باید انسان حضور داشته باشد.
ارسال فاکتور الکترونیکی واضحترین نمونه برای این موضوع است: سندی که به دست طرف مقابل میرسد قابل پس گرفتن نیست، بنابراین بررسی قبل از ارسال اتلاف وقت نیست، بلکه بیمه است. مبلغ خوانده شده توسط OCR را نیز بدون تایید رد نکنید — نود درصد دقت یعنی ده درصد ثبت هزینه اشتباه.
سوالات متداول
از کدام یکی باید شروع کنم؟
به مدت یک هفته دقت کنید که کدام کار شما را بیشتر معطل میکند. در بیشتر کسبوکارها پاسخ، ورود فیش یا پیگیری مطالبات از آب درمیآید.
آیا برای یک کسبوکار کوچک زیاد نیست؟
برعکس، کسبوکارهای کوچک بیشترین سود را میبرند؛ چون پرسنل حسابداری جداگانهای برای انجام این کارها ندارند و وقت خودِ صاحب کسبوکار تلف میشود.
چگونه با حسابدارم هماهنگ شوم؟
وقتی رکوردهای شما منظم باشد، دادههایی که به حسابدار میروند نیز منظم خواهند بود؛ اصلاحات پایان دوره کاهش مییابد. رابطه بین این دو را در مقاله حسابداری مقدماتی چیست بررسی کردهایم.
سادگی و آسانی از تعداد ویژگیها نمیآید، بلکه از کوتاه کردن قدم درست ناشی میشود. پیدا کنید که زمان را کجا از دست میدهید؛ راهحل معمولاً تغییر یک عادت است.
با افتتاح حساب رایگان در Qolay.App میتوانید این موارد را با ارقام خودتان امتحان کنید.
مطالب مرتبط
راهنماهای نزدیک به این موضوع.
گذار از اکسل به نرمافزار حسابداری مقدماتی
چه زمانی باید مهاجرت کرد و دادهها به چه ترتیبی باید منتقل شوند
اکسل تا نقطهای کارآمد است. نشانههای زمان مناسب برای مهاجرت، ترتیب انتقال دادهها و رایجترین اشتباهات در این مسیر را گامبهگام شرح دادهایم.
ادامه مطلب
حسابداری مقدماتی چیست؟ چرا برای کسبوکار شما حیاتی است؟
سنگ بنای کنترل مالی
اگر در پایان ماه نمیدانید چقدر پول در صندوق باقی مانده، مشکل از فروش نیست، بلکه از ثبت است. ما توضیح میدهیم که حسابداری مقدماتی چیست، چه تفاوتی با حسابداری عمومی دارد و چگونه میتوان آن را در یک کسبوکار کوچک به صورت عملی راهاندازی کرد.
ادامه مطلب
آیا باید حسابداری مقدماتی داشته باشم؟ برای چه کسانی ضروری است؟
الزام قانونی با نیاز تجاری یک چیز نیست
هیچ ماده قانونی وجود ندارد که بگوید «باید حسابداری مقدماتی داشته باشید». اما شما تکالیفی در زمینه تنظیم اسناد و نگهداری دفاتر دارید. ما بررسی کرده ایم که این دو کجا تلاقی می کنند و بسته به نوع کسب و کار چه کاری باید انجام دهید.
ادامه مطلب