دلیل سودآور به نظر رسیدن و بیپول ماندن
چگونه مطالبات معوق را مدیریت کنید؟
هرچه مطالبات پیرتر شود، احتمال وصول آن کاهش مییابد. ما نوشتهایم که یادآوری چه زمانی و چگونه انجام شود، گزارش سن مطالبات چگونه خوانده شود و در چه نقطهای باید فروش متوقف شود.
بسیاری از کسبوکارهایی که روی کاغذ سودآورند اما در صندوق خود پول نقد ندارند، تنها یک مشکل دارند: فروش انجام شده، فاکتور صادر شده، اما پول دریافت نشده است.
و مطالبات با گذشت زمان ارزش خود را از دست میدهند. نه فقط به خاطر تورم — بلکه هرچه زمان بیشتری از سررسیدشان بگذرد، احتمال وصول آنها کمتر میشود.
ابتدا پیری مطالبات: طلب چند روزه است؟
دانستن میزان کل مطالبات کافی نیست. مهم این است که آن طلب چقدر معطل مانده است. مطالبات خود را دستهبندی کنید:
- سررسید نشده. مشکلی نیست، در تقویم قرار دارد.
- ۱ تا ۳۰ روز تأخیر. معمولاً ناشی از فراموشی یا جابجایی روز پرداخت است. یک یادآوری مؤدبانه بیشتر آنها را حل میکند.
- ۳۰ تا ۹۰ روز تأخیر. این یعنی مشکلی وجود دارد. مشتری ممکن است با مشکل نقدینگی روبرو شده باشد یا شما را در هنگام پرداخت در اولویتهای بعدی قرار داده باشد.
- بیش از ۹۰ روز. ریسک جدی. واقعبینانهتر این است که مبلغ این گروه را به عنوان قلمی که باید از سود خود کسر کنید، در نظر بگیرید.
هنگامی که این جدول را تهیه میکنید، معمولاً با نکتهای تعجبآور مواجه میشوید: بخش عمده کل مطالبات در نزد تعداد معدودی از مشتریان متمرکز شده است.
تقویم یادآوری
مؤثرترین ابزار وصول، سختگیری نیست، بلکه نظم است. همان تقویم را برای همه اعمال کنید:
- ۳ روز مانده به سررسید: یک اطلاعرسانی کوتاه. «مبلغ فلان در تاریخ فلان سررسید میشود.» فشار نیست، یادآوری است.
- روز سررسید: اگر پرداختی انجام نشد، همان روز پیام دهید. انتظار کشیدن، تأخیر را عادیسازی میکند.
- روز هفتم: تماس تلفنی. پیامهای کتبی به راحتی به تعویق میافتند، اما مکالمه تلفنی به تعویق نمیافتد.
- روز سیام: یک اخطار کتبی و رسمی؛ پیشنهاد برنامه پرداخت دهید.
تأمینکنندهای که به طور منظم یادآوری میکند، در زمان پرداخت در اولویت قرار میگیرد. این یک مسئله شخصیتی نیست، بلکه یک مسئله سیستمی است.
سه راهکار برای کاهش تأخیر از همان ابتدا
- سررسید را روی فاکتور بنویسید. توافق شفاهی «۳۰ روزه» بر سر اینکه از کدام روز باید شمارش شود بحث ایجاد میکند. تاریخ باید روی مدرک درج شود.
- اطلاعات پرداخت را روی سند قرار دهید. ارسال جداگانه شماره شبا در هر بار، اصطکاک و زحمت غیرضروری ایجاد میکند. با قالبهای توضیحات میتوان شبا و مانده بهروز را به طور خودکار به هر سند اضافه کرد.
- حد ریسک تعیین کنید. اگر مانده بدهی باز یک مشتری از مبلغ مشخصی فراتر رفت، فروش نسیه جدید را متوقف کنید. این یک گفتگوی دشوار است اما از مطالبات وصولنشده ارزانتر تمام میشود.
به جای جستجو، جلوی چشمتان باشد
ضعیفترین حلقه پیگیری وصول، به یاد آوردن باز کردن لیست است. در یک روز شلوغ، هیچکس نمیگوید «بگذار ببینم سررسید چه کسی گذشته است».
در Qolay.App، وصولیها و پرداختهای در آستانه سررسید در صفحه ورودی نمایش داده میشوند؛ نیازی به جستجو در لیست ندارید. نحوه خواندن آن را در مقاله گزارش وصولیها و پرداختهای پیشرو توضیح دادهایم.
همچنین تهیه ایمیلهای یادآوری از طریق دستیار نیز امکانپذیر است؛ تأیید نهایی قبل از ارسال به عهده شماست.
سوالات متداول
نگران از دست دادن مشتری هستم، چه کنم؟
مشتری که پرداخت نمیکند اصلاً مشتری نیست، بلکه یک ریسک است. یادآوری منظم و مؤدبانه رابطه را خراب نمیکند؛ سکوت کردن و بعد از شش ماه تند برخورد کردن است که رابطه را خراب میکند.
میگویند تراز حسابها نمیخواند، چه باید کرد؟
صورتحساب ارسال کنید و مغایرتگیری نمایید. اختلاف معمولاً از یک وصولی ثبتنشده یا فاکتور برگشتی ناشی میشود. این روش را در مقاله پیگیری حسابهای جاری توضیح دادهایم.
باید از کدام طلب شروع کنم؟
نه از قدیمیترین، بلکه از بزرگترین و در عین حال قابل وصولترین آنها. منطقی این است که از جایی شروع کنید که بیشترین تأثیر را روی نقدینگی دارد.
وصول مطالبات، کاری جدا از فروش نیست؛ بلکه شکل تکمیلنشده فروش است. تقویم را تنظیم کنید، یادآوریها را قانونمند سازید؛ بقیه کارها خود به خود انجام میشود.
با ایجاد حساب رایگان در Qolay.App میتوانید همین امروز مطالبات سررسید گذشته خود را لیست کنید.