تفاوت صدور فاکتور در همان لحظه اتمام کار
صدور الکترونیک فاکتور در موبایل
تمام کردن کار در محل مشتری و صدور فاکتور در دفتر، وصول مطالبات را هم به همان میزان به تأخیر میاندازد. فرآیند صدور فاکتور از طریق موبایل، کارهایی که با گوشی قابل انجام است و کارهایی که در نسخه وب باقی میمانند را توضیح دادهایم.
مونتاژ به پایان رسید، سرویس تکمیل شد و کالا تحویل داده شد. مشتری میگوید «فاکتور را بفرستید» و شما برنامهریزی میکنید که وقتی غروب به دفتر برگشتید، آن را صادر کنید.
اما غروب کارهای دیگری پیش میآید و روز بعد مشتری دیگر. فاکتور دو روز به تأخیر میافتد و وصول مطالبات نیز به دنبال آن عقب میافتد. تازه، بهترین لحظهای که مشتری کار را به یاد میآورد و آماده پرداخت است، همان لحظه اتمام کار بود.
همان حساب، همان دادهها
اپلیکیشن موبایل یک سیستم جداگانه نیست. اطلاعات حسابها، محصولات و موجودی که در وب میبینید، با همان حساب روی گوشی شما نیز ظاهر میشود. فاکتور صادر شده در میدان، بلافاصله روی کامپیوتر دفتر قابل مشاهده است.
این یعنی دغدغهای به نام «بعداً دادهها را همگامسازی میکنم» وجود ندارد. یک ثبت، دو صفحه نمایش.
جريان صدور فاکتور در میدان
- یک فاکتور جدید از طریق اپلیکیشن باز کنید.
- مشتری را انتخاب کنید. اگر ثبت نشده است، میتوانید کارت حساب را از همین جا ایجاد کنید.
- محصول یا خدمت را اضافه کنید؛ قیمت و مالیات بر ارزش افزوده از کارتها بارگیری میشوند.
- آن را ذخیره کرده و ارسال کنید. سند از طریق واسط (مرکز صدور) به خریدار میرسد.
- اگر پرداخت در محل انجام شده است، وجه دریافت شده را همزمان ثبت کنید.
آخرین قدم باارزشترین آنهاست. وقتی وجه دریافتی را در محل ثبت میکنید، مانده حساب بسته میشود و ابهامِ «آیا پول را گرفتم یا نه» اصلاً به وجود نمیآید.
جاهایی که موبایل واقعاً به کار میآید
- استعلام موجودی. مشتری میپرسد «آیا از این مورد دارید؟»؛ میتوانید بدون تماس با انبار بررسی کنید.
- بررسی مانده حساب. دیدن بدهی معوق مشتری قبل از دریافت سفارش جدید، از فروش پرخطر از همان ابتدا جلوگیری میکند.
- عکسبرداری از فیش/رسید. هزینههای سفر، سوخت، ناهار — میتوانید همان لحظه از رسید عکس گرفته و آن را به ثبت هزینه تبدیل کنید.
- ثبت وصولی. ثبت آنی اطلاعات وجه نقد یا حواله دریافتی در میدان، از مغایرت صندوق جلوگیری میکند.
چه چیزهایی در وب میماند؟
موبایل برای تراکنشهای روزانه طراحی شده است، نه برای پیکربندی. کارهایی مانند راهاندازی واسط، تعریف سریالها، دسترسیهای کاربران و طراحی قالب چاپ در وب انجام میشوند.
بنابراین، چیزی که میگویید «در موبایل پیدا نکردم» عمدتاً کمبود نیست، بلکه یک تفکیک آگاهانه است. روند انتظار این است که راهاندازی یک بار از طریق وب انجام شود و در میدان از موبایل استفاده کنید.
سؤالات متداول
آیا بدون اینترنت میتوانم فاکتور صادر کنم؟
از آنجایی که ارسال سند الکترونیکی از طریق واسط انجام میشود، به اتصال اینترنت نیاز است. اگر آنتندهی ضعیف است، امنتر این است که فاکتور را ذخیره کرده و به محض برقرار شدن اتصال آن را ارسال کنید.
آیا موبایل هزینه جداگانهای دارد؟
خیر، در همان حساب گنجانده شده است. جزئیات محدوده پلنها در مقاله حسابداری مقدماتی رایگان موجود است.
آیا همه افراد تیم میتوانند از طریق موبایل فاکتور صادر کنند؟
کاربرانی که به آنها دسترسی دادهاید میتوانند صادر کنند. باز کردن تنها منوهای مورد نیاز برای تیم میدانی، از نظر حفظ نظم ثبت سوابق، یک رویه خوب است.
آیا میتوانم نسخه چاپی فاکتور را در همان محل تحویل دهم؟
در فاکتور آرشیو الکترونیکی امکان ارائه نسخه چاپی وجود دارد. برای انطباق ظاهر آن با برند خود، به قالبهای چاپ نگاهی بیندازید.
صدور فاکتور از طریق موبایل چند دقیقه، بلکه چند روز برای شما زمان میخرد. فاصله بین فاکتور و وصول مطالبات را پر میکند.
میتوانید با افتتاح حساب رایگان در Qolay.App صدور فاکتور از میدان را شروع کنید.
مطالب مرتبط
راهنماهای نزدیک به این موضوع.
تبدیل سفارشهای بازارگاه به فاکتور
سفارش را بکشید، سیستم فاکتور را صادر کند
فاکتور کردن تکتک سفارشها در ترندیول، هپسبورادا و سایر بازارگاهها روزها زمان میبرد. ما نحوه اتصال فروشگاه، تبدیل سفارش به فاکتور و تأثیر آن بر موجودی را شرح دادهایم.
ادامه مطلب
الگوهای توضیح سند الکترونیکی
نوشتن یادداشت یکسان روی هر فاکتور را متوقف کنید
شماره شبا، هشدار سررسید، شرایط مرجوعی... یادداشتهایی که به صورت دستی روی هر سند نوشته میشوند هم وقتگیر هستند و هم فراموش میشوند. با الگوهای توضیح، میتوانید آنها را یک بار تعریف کرده و به طور خودکار به فاکتور الکترونیکی، آرشیو الکترونیکی و حواله بار الکترونیکی اضافه کنید.
ادامه مطلب
چگونه قالب چاپ فاکتور را سفارشی کنیم؟
بگذارید خروجی شما بیانگر برند شما باشد
خروجی فاکتور معمولاً آخرین نقطه تماس مشتری با برند شماست. ما توضیح دادهایم که چگونه طراحی قالب انجام میشود، در چه اسنادی قابل استفاده است و در طراحی به چه مواردی باید توجه کرد.
ادامه مطلب