راهنمای حسابداری مقدماتی برای افراد غیرحسابدار

زبان حسابداری جنبه‌ای بازدارنده دارد. وقتی با مشاور مالی خود صحبت می‌کنید، کلماتی مانند «تراز»، «تهاتر» و «معین» به گوش می‌خورد و احساس می‌کنید که از جریان گفتگو بیرون مانده‌اید.

خبر خوب این است که بیشتر آن کلمات متعلق به حسابداری عمومی هستند و ربطی به کسب‌وکار شما ندارند. تعداد اصطلاحاتی که واقعاً برای ثبت‌های روزانهباید بدانید، شش عدد است.

شش اصطلاحی که باید بدانید

وقتی این شش مورد را یاد بگیرید، نود درصد صفحه‌ها را متوجه خواهید شد. بقیه را هم با استفاده کردن یاد می‌گیرید.

دو جفت از اصطلاحاتی که بیش از همه اشتباه گرفته می‌شوند

فاکتور با دریافت وجه یک چیز نیست. فاکتور یعنی «من این مقدار کالا به تو فروخته‌ام و این مقدار بدهکاری». اما دریافت وجه، لحظه‌ای است که پول عملاً به دست شما می‌رسد. ممکن است فاکتور صادر کرده باشید اما هنوز پول را دریافت نکرده باشید — بیشتر مشکلات نقدینگی دقیقاً از همین فاصله ایجاد می‌شوند.

انتقال وجه با پرداخت یک چیز نیست. انتقال وجه بین حساب‌های خودتان انجام می‌شود: مثل واریز پول از صندوق به بانک. پول شما جابه‌جا می‌شود اما کم نمی‌شود. اما پرداخت یعنی خروج پول از کسب‌وکار. اشتباه گرفتن این دو مورد، هزینه‌های شما را بیشتر از مقدار واقعی نشان می‌دهد.

روال روزانه: پنج دقیقه

تلبار کردن کارهای دفتری برای یک روز در ماه، روشی است که بیشترین میزان رهاسازی را دارد. شکل روزانه آن به این صورت است:

1. فاکتورهایی را که در طول روز صادر کرده‌اید وارد سیستم کنید (اگر از قبل در سیستم صادر می‌کنید، این مرحله وجود ندارد).
2. پول دریافتی را به عنوان وصول وجه ثبت کنید.
3. مخارجی را که انجام داده‌اید به عنوان هزینه ثبت کنید و فیش آن را ضمیمه کنید.

اگر عادت به جمع‌آوری فیش دارید، اسکن فیش هزینه این مرحله را کوتاه‌تر می‌کند: از فیش عکس می‌گیرید و مبلغ و تاریخ به طور خودکار خوانده می‌شوند.

روال ماهانه: نیم ساعت

در پایان ماه به سه چیز نگاه کنید، نیازی به بیشتر از این نیست:

• مطالبات سررسیدگذشته. چه کسی، چقدر، چند روز. هرچه این لیست کوتاه‌تر شود، وضعیت نقدینگی شما راحت‌تر می‌شود.
• خلاصه درآمد و هزینه. در این ماه چه چیزی وارد شده، چه چیزی خارج شده، کدام ردیف هزینه بیشتر از حد انتظار بوده است.
• مانده صندوق و بانک. آیا رقم موجود در سیستم با واقعیت تطابق دارد؟ اگر تطابق ندارد، یعنی یک ثبت از قلم افتاده است.

چهار اشتباه رایج افراد تازه‌کار

• وارد نکردن مانده‌های افتتاحیه. رایج‌ترین و پرهزینه‌ترین اشتباه. سیستم از صفر شروع می‌کند و طلب‌های قدیمی شما نمایش داده نمی‌شوند.
• اقدام به ثبت سال‌های گذشته به صورت عطف به ماسبق. تقریباً هیچ‌وقت تمام نمی‌شود و انگیزه را از بین می‌برد. یک تاریخ برش مشخص کنید و از آنجا شروع کنید.
• ایجاد کردن یک شرکت دو بار در سیستم. موجودی حساب دو نصف می‌شود و هر دو اشتباه به نظر می‌رسند.
• قاطی کردن هزینه‌های شرکت با هزینه‌های شخصی. اگر خرید سوپرمارکت و اجاره دفتر از یک صندوق پرداخت شود، هیچ گزارشی معنا نخواهد داشت.

کسی که وقتی گیر کردید به او سوال بپرسید

سخت‌ترین لحظه برای کسی که حسابداری بلد نیست، لحظه‌ای است که نمی‌تواند بفهمد چرا یک رقم چنین خروجی‌ای داده است. دستیار هوشمند در Qolay.App اینجا به کار می‌آید: به جای جستجو در منوها، می‌توانید بنویسید «وضعیت مالیات بر ارزش افزوده من در این ماه چگونه است» یا «مانده حساب آقای احمد چقدر است» و پاسخ را دریافت کنید. همچنین پیش‌نویس فاکتور را هم آماده می‌کند، اما تأیید نهایی قبل از ارسال با شماست.

نحوه کارکرد آن را در مقاله دستیار Qolay توضیح داده‌ایم.

سؤالات متداول

آیا باید دوره حسابداری بگذرانم؟

برای حسابداری مقدماتی نیازی نیست. شش اصطلاح بالا و عادت به ثبت منظم کافی است. بخش دفاتر قانونی و اظهارنامه‌ها به هر حال کار مشاور مالی شماست.

چقدر طول می‌کشد تا عادت کنم؟

ماه اول کمی آشفته پیش می‌رود، در ماه دوم همه‌چیز روی غلتک می‌افتد. سختی اصلی یادگیری نیست، بلکه تبدیل کردن ثبت‌های روزانه به یک عادت است.

اگر ثبت اشتباهی انجام دهم چه اتفاقی می‌افتد؟

قابل اصلاح است. اگر سند الکترونیکی ثبت‌شده‌ای وجود داشته باشد، قوانین اصلاح به شکل متفاوتی عمل می‌کنند؛ در مقاله تفاوت‌های فاکتور الکترونیکی و آرشیو الکترونیکی به این موضوع پرداخته‌ایم.

مفاهیم پایه را از کجا می‌توانم یاد بگیرم؟

مقاله حسابداری مقدماتی چیست دامنه آن و تفاوتش با حسابداری عمومی را با زبانی ساده توضیح می‌دهد.

شما مجبور نیستید حسابدار باشید. فقط باید بتوانید ارقام خود را ببینید — که آن هم یعنی شش اصطلاح و پنج دقیقه در روز.

می‌توانید با ایجاد یک حساب کاربری رایگان در Qolay.App و ساخت اولین کارت طرف حساب خود شروع کنید.