Soluciones que facilitan la contabilidad

La frase "la contabilidad me quita mucho tiempo" por sí sola no describe un problema. ¿Qué es lo que realmente consume tiempo: emitir facturas, registrar tickets o intentar averiguar qué cifra es la correcta a fin de mes?

Porque las soluciones abordan cada uno de estos puntos por separado. Si automatiza el paso equivocado, nada cambia.

A continuación, enumeramos los cinco pasos que más tiempo consumen y su correspondiente solución práctica.

1. Registro de tickets y gastos

Probablemente sea el paso más frustrante. Los tickets acumulados en el bolsillo, el bolso o la guantera esperan a ser transcritos uno por uno al final del mes. Y al hacerlo, la fecha y el importe suelen introducirse de forma errónea.

Solución: Fotografiar el ticket el mismo día del gasto. Mediante OCR se leen el importe, la fecha y los datos del proveedor; usted solo tiene que revisar y aprobar. La imagen queda adjunta al registro, sin necesidad de buscar en carpetas. Puede ver los detalles en el artículo sobre escaneo de tickets de gastos.

2. Duplicar la introducción de datos

Emitir la factura en un programa y llevar el saldo del cliente en Excel, hacer el seguimiento del stock en un tercer lugar... Cada copia representa un registro propenso a desincronizarse. Tarde o temprano, una cifra actualizada en un sitio y olvidada en otro acaba causando problemas.

Solución: Un único punto de registro. Si al emitir la factura se actualizan el saldo del cliente, el stock y el IVA con la misma operación, la doble entrada desaparece. Si va a migrar desde Excel, le explicamos el proceso en nuestro artículo sobre migración.

3. Volver a la oficina para emitir una factura

En las empresas de ventas de campo, trabajos de montaje o servicios, la tarea termina en el lugar de trabajo, pero la factura se queda esperando en la oficina. Este retraso no es solo administrativo; el cobro también se aplaza por el mismo periodo.

Solución: Emitir facturas desde el móvil. En cuanto termina el trabajo, el documento se genera y se envía, y se puede hablar del cobro el mismo día. Explicamos el flujo en el artículo emisión de facturas electrónicas desde el móvil.

4. ¿Quién debe y cuánto?

Comparar extractos para encontrar cuentas por cobrar vencidas es, en algunas empresas, la tarea más larga del mes. Además, una deuda que se detecta tarde es la más difícil de cobrar.

Solución: Que aparezca ante usted en lugar de tener que buscarlo. Ver los cobros y pagos próximos a vencer en la pantalla de inicio convierte los recordatorios en una rutina de trabajo. El informe de cobros y pagos pendientes hace exactamente eso.

5. Escribir la misma nota en cada documento

Una pérdida de tiempo pequeña pero sigilosa: escribir el IBAN en cada factura, añadir avisos de vencimiento o recordar el saldo. Treinta segundos por cada una; al emitir cien facturas al mes, se convierte en horas.

Solución: Plantillas de descripciones predefinidas. El texto se añade automáticamente a cada documento y la línea de saldo del cliente también se puede imprimir opcionalmente. Explicamos cómo configurarlo en el artículo sobre plantillas de descripciones para documentos electrónicos.

¿Qué no se debe automatizar?

Automatizar absolutamente todo no es una buena idea. Debe mantenerse el factor humano allí donde se requiere aprobación.

El envío de la factura electrónica es el ejemplo más claro: un documento que llega a la otra parte no se puede cancelar, por lo que la comprobación previa al envío no es una pérdida de tiempo, sino un seguro. Tampoco acepte sin revisar el importe leído por el OCR: un noventa por ciento de precisión significa un diez por ciento de registros de gastos erróneos.

Preguntas frecuentes

¿Por dónde debo empezar?

Observe durante una semana qué tarea le hace perder más tiempo. En la mayoría de las empresas, la respuesta resulta ser el registro de tickets o el seguimiento de cobros.

¿Es demasiado para una pequeña empresa?

Al contrario, las pequeñas empresas son las que más ganan, ya que no cuentan con un departamento de contabilidad dedicado a estas tareas, sino que se consume el tiempo del propio empresario.

¿Cómo se integra con mi asesor fiscal?

Cuando sus registros están organizados, los datos que se envían al asesor también lo están, lo que reduce las correcciones de fin de período. Abordamos la relación entre ambos en el artículo qué es la precontabilidad y su importancia.

La agilidad no proviene de la cantidad de funciones, sino de acortar el paso correcto. Averigüe dónde está perdiendo el tiempo; la solución suele ser un simple cambio de hábito.

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