Plantillas de Descripción de E-Documentos

Estás emitiendo una factura y escribes lo mismo en el campo de descripción cada vez: información bancaria, fecha de vencimiento del pago, tal vez una nota de devolución.

Por sí solo es un trabajo de treinta segundos. Si emites cien facturas al mes, equivale a un par de días laborables al año, y en un día ocupado es lo primero que se pasa por alto. Luego el cliente llama para pedir el IBAN.

¿Qué hace la plantilla?

Defines el texto que se introducirá en la sección de descripción del documento una sola vez. Luego se añade automáticamente a cada documento que emites.

En Qolay.App, estas plantillas se pueden definir por separado para tres tipos de documentos: factura electrónica, factura de archivo electrónico y albarán electrónico. De este modo, puedes utilizar un texto diferente en la factura electrónica dirigida a un cliente corporativo y otro distinto en la factura de archivo electrónico para el consumidor final.

Línea de saldo de cuenta corriente

Más allá del texto fijo, también puedes incluir el saldo actual de la cuenta corriente del cliente en el documento.

El impacto de esto en el cobro es lo suficientemente grande como para no subestimarlo. El cliente ve su deuda total en cada factura; la respuesta "no lo sabía" desaparece. Además, las conversaciones de conciliación se vuelven más fáciles, ya que la cifra se comunica regularmente a la otra parte.

Una advertencia: la línea de saldo mostrará información incorrecta si los registros de tus cuentas corrientes no están al día. Antes de activarla, asegúrate de que la gestión de tus cuentas corrientes esté en orden.

¿Qué se debe escribir?

Contenido que funciona en la práctica:

• Información bancaria y de IBAN. Lo que más se pregunta; que esté en el documento.
• Recordatorio de la fecha de vencimiento del pago. Como "El plazo de pago es de 30 días a partir de la fecha de la factura".
• Condiciones de devolución y garantía. Útil especialmente en retail y comercio electrónico.
• Frase de agradecimiento. Un toque pequeño pero que aporta a la percepción de la marca.

Mantenlo corto. Un texto largo ocupa espacio en la impresión del documento y no se lee bien.

"¿Por qué aparece un saldo debajo de mi factura?"

Esta es la pregunta más frecuente de los usuarios que notan las plantillas por primera vez. La respuesta: alguien ha activado este ajuste.

Para cambiar o eliminar el texto, ve a la sección Ajustes → Documento Electrónico → Plantillas de descripción. El ajuste no funciona por documento, sino por definición; cuando lo cambias, afecta a los documentos a partir de ese momento, mientras que los documentos anteriores permanecen tal cual.

Preguntas frecuentes

¿Puedo deshabilitar la plantilla en una sola factura?

Puedes editar el campo de descripción en el documento. La plantilla proporciona el texto inicial, y eres libre de escribir encima.

¿Puedo mostrar un texto diferente a distintos clientes?

La plantilla se define en función del tipo de documento. Para la diferenciación basada en el cliente, debes editar el texto manualmente en la factura correspondiente.

¿También cambia la apariencia del documento?

No, la plantilla solo añade texto. El diseño de la impresión es un tema aparte; consulta el artículo sobre plantillas de impresión.

¿Funciona también en el albarán electrónico?

Sí, se puede definir en los tres tipos de documento. Explicamos el flujo de documentos en nuestro artículo sobre el albarán electrónico.

Es un pequeño ajuste, pero su impacto proviene de dos aspectos: el medio minuto ganado en cada factura y el hecho de que el cliente vea su deuda regularmente. Esto último acorta tu plazo de cobro.

Puedes abrir una cuenta gratuita en Qolay.App y definir tus plantillas de una vez por todas.