Fotografía el recibo y deja que el sistema lea el monto
Registro de Gastos con Escaneo de Recibos
Los recibos acumulados en la guantera esperan a ser ingresados uno por uno al final del mes. El escaneo de recibos acorta este paso: el monto, la fecha y el proveedor se leen automáticamente, y tú solo los apruebas. Te explicamos cómo funciona y cuáles son sus límites.
Los tiques se acumulan en los bolsillos, en el bolso o en la guantera. A fin de mes, todo se vuelca sobre la mesa y se anota uno por uno. A la mitad se les ha borrado la tinta y algunos se han perdido.
El problema en realidad no es introducir los tiques, sino aplazar su introducción. Un tique registrado el mismo día del gasto toma un segundo; un tique registrado tres semanas después se convierte en un trabajo arqueológico.
¿Cómo funciona?
- Toma una foto del tique o súbelo como PDF. También puedes hacerlo desde el teléfono.
- El sistema lee la imagen y extrae el importe, la fecha, el IVA y la información del proveedor. Este proceso toma unos segundos.
- La información leída aparece ante ti. La revisas y la corriges si es necesario.
- Cuando la apruebas, se crea el registro de gasto y la imagen del tique queda adjunta al registro.
El último punto es más importante de lo que parece: aunque la copia física del tique se desvanezca o se pierda, su imagen permanece en el registro. Se elimina la necesidad de rebuscar en carpetas.
No te saltes el paso de aprobación
La lectura de tiques funciona bien, pero no es perfecta. El margen de error aumenta en tiques arrugados, descoloridos o fotografiados con mala iluminación.
Por eso el flujo no está diseñado como "leer y guardar", sino como "leer, mostrar y aprobar". Un noventa por ciento de precisión significa un diez por ciento de registros de gastos erróneos si trabajas sin aprobación, y ese error llega hasta tu cifra de IVA.
Para mejorar la calidad de lectura: coloca el tique sobre una superficie plana, evita que se proyecten sombras y asegúrate de que todo él aparezca en el encuadre.
Consume Qolay Kredi
Dado que la lectura de tiques utiliza inteligencia artificial, gasta Qolay Kredi. A cada nueva empresa se le otorgan 100 créditos gratis; no necesitas comprar nada adicional para empezar.
Cuando los créditos se agotan, la lectura deja de funcionar, pero puedes seguir introduciendo el registro de gastos manualmente. Explicamos cómo funciona en el artículo sobre Qolay Kredi.
Ya registraste el gasto, ¿qué pasa con el pago?
La mayoría de los gastos ya se han pagado de su bolsillo o con tarjeta. Introducir el registro del gasto y procesar el pago por separado duplica el trabajo, y esto último se olvida a menudo; entonces la caja no cuadra.
Registrar el gasto y el pago en un solo paso cubre este vacío; los detalles están en el artículo sobre pago en un solo paso con el registro de gastos.
Preguntas frecuentes
¿Qué tipos de archivo puede leer?
Formatos de imagen comunes y PDF. También se pueden subir tiques digitales tomados como captura de pantalla.
¿Lee un tique al que se le ha borrado la tinta?
Es posible que no pueda leerlo. El papel térmico de los tiques se desvanece con el tiempo; por eso, fotografiar el tique el mismo día es el método más seguro.
¿Necesito conservar el tique original?
Tu obligación de conservar documentos continúa. Consulta con tu asesor fiscal sobre la suficiencia de la copia digital; en cualquier caso, la imagen en el sistema te facilita las cosas para buscar y comprobar.
¿Puedo hacer una subida masiva?
Puedes subir varios tiques, pero cada uno requiere una aprobación independiente. Esto es intencionado: la aprobación masiva significa que los errores pasan en masa.
El verdadero beneficio de escanear tiques no es la velocidad, sino romper el hábito de posponer las cosas. Si registras el gasto justo donde lo realizas, deja de existir el problema del fin de mes.
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