El Registro Contable de Trabajar con Ingresos Irregulares
Seguimiento de Ingresos y Gastos para Freelancers
El problema de un trabajador independiente no es ganar poco, sino que los ingresos sean irregulares. Explicamos cómo hacer un seguimiento de los ingresos y gastos basados en proyectos, qué gastos registrar y cómo prepararse para la temporada de impuestos.
El problema financiero de los autónomos o freelancers normalmente no es ganar poco. Es la gran diferencia entre un mes bueno y uno malo.
Entregas tres proyectos en marzo, abril pasa en blanco y en mayo llegan dos pagos la misma semana. La única forma de lidiar con esta irregularidad es poder ver cuánto ganas y cuándo vas a cobrar.
Separa las finanzas del negocio de tus bolsillos
Esto es lo más fácil de pasar por alto cuando trabajas solo. El cliente deposita el dinero en tu cuenta personal, haces las compras del supermercado desde ahí y a fin de mes no tienes idea de cuánto ganaste.
Abrir una cuenta comercial separada y transferirte una cantidad regular es la forma más práctica de estabilizar los ingresos irregulares. Todas las ganancias son tuyas, pero no hay ninguna regla que diga que debas gastarlas todas este mes.
Piensa por proyecto, no por mes
Un estado de ingresos y gastos mensual es engañoso para un autónomo; que coincidan dos pagos en el mismo mes hace que parezca un mes increíble y el siguiente un desastre.
En su lugar, abre a cada cliente como una ficha de contacto independiente y haz un seguimiento de cada proyecto como un documento separado. Así verás tres cosas: qué cliente te da más trabajo, quién paga a tiempo y qué trabajo genera ingresos que realmente valen el esfuerzo.
La tercera es la más valiosa. La mayoría de los autónomos se dan cuenta solo al ver las cifras de que el trabajo que más les exige es el que menos les compensa.
Gastos que se olvida registrar
Como los gastos de un autónomo son pequeños y dispersos, estos son los conceptos que más se pasan por alto:
- Suscripciones de software y nube: pequeñas al mes, sorprendentes en el total anual
- La parte correspondiente al negocio de las facturas de internet y teléfono
- Compra de equipos
- Transporte para reuniones con clientes
- Formación, cursos y libros
- Honorarios de contabilidad y asesoría
Cuál de estos gastos puede deducirse depende de tu tipo de situación fiscal; aclara el alcance con tu asesor fiscal. Tu tarea es no perder el comprobante. Si te cuesta guardar los tickets, fotografiar el ticket y registrarlo automáticamente facilita enormemente esta labor.
Cobros: nadie te lo va a recordar
En una empresa corporativa, el departamento de contabilidad se encarga del seguimiento de cuentas por cobrar. Si trabajas solo, ese departamento eres tú, y recordar el pago anterior mientras entregas un nuevo proyecto es difícil.
Dos cosas funcionan: poner la fecha de vencimiento en el documento y ver los próximos vencimientos en una lista. El informe de cobros pendientes lleva esto a tu pantalla de inicio; no tienes que recordarlo. Para gestionar los retrasos, puedes aplicar el calendario mencionado en el artículo de cuentas por cobrar vencidas.
Estar preparado para la temporada de impuestos
El rasgo común de los autónomos que entran en pánico durante el periodo de declaraciones es que empiezan a recopilar registros esa misma semana.
La alternativa es sencilla: registra cada documento el día que lo emitas, ingresa cada gasto el día que lo realices. Cuando llegue el momento, lo único que tendrás que hacer será exportar el informe y enviárselo a tu asesor.
El plan gratuito de Qolay.App es suficiente para esto hasta 500 documentos al año; la gran mayoría de los autónomos ni siquiera se acerca a este límite. Puedes revisar el artículo sobre el plan gratuito para conocer el alcance.
Preguntas frecuentes
No tengo una empresa unipersonal, ¿debería llevar un registro de todos modos?
Si estás generando ingresos, sí. Cualquiera que sea tu situación fiscal, saber lo que ganas es necesario para tus propias decisiones.
Recibo pagos del extranjero, ¿cómo se registran?
Lo más limpio es mantener la cuenta en divisa extranjera en su propia moneda y tratar la diferencia cambiaria por separado. Como el aspecto fiscal varía según tu tipo de régimen, consulta con tu asesor.
No sé de contabilidad, ¿no será muy difícil?
La cantidad de términos necesarios es muy pequeña. La guía de contabilidad básica para no contadores fue escrita exactamente para esta necesidad.
Llevar registros al trabajar como autónomo no es burocracia, es una herramienta para lidiar con los ingresos irregulares. Cuando sabes cuándo va a entrar dinero, incluso un mes flojo se vuelve manejable.
Abriendo una cuenta gratuita en Qolay.App puedes empezar a registrar a tus clientes y proyectos hoy mismo.
Artículos relacionados
Otras guías cercanas a este tema.
¿Cómo gestionar más de una empresa?
Dos empresas, una sola cuenta, registros separados
Cuando se abre una segunda empresa, los registros también se multiplican. Te explicamos cómo mantener las empresas separadas mientras las gestionas desde un solo lugar, el sistema de permisos y los errores de confusión más comunes.
Leer más
Gestión de Bancos y Caja: Guía Práctica
¿Por qué no coincide el dinero en caja con el dinero en registros?
El seguimiento de caja y bancos se basa en una sola regla: cada vez que el dinero se mueve, se genera un registro. Explicamos cómo configurar las cuentas, por qué una transferencia no es un gasto y cómo realizar la conciliación.
Leer más
¿Qué es la Nota de Gastos y Cómo se Emite?
Si la Contraparte No Puede Emitir un Documento
Cuando adquiere bienes o servicios de una persona que no es contribuyente, usted mismo emite el documento. Explicamos en qué situaciones se utiliza la nota de gastos, su retención de impuestos y su plazo.
Leer más