La razón de parecer rentable y quedarse sin dinero
¿Cómo gestionar las cuentas por cobrar vencidas?
A medida que una cuenta por cobrar envejece, disminuye la probabilidad de cobro. Escribimos sobre cuándo y cómo hacer recordatorios, cómo leer el informe de antigüedad y en qué punto se deben detener las ventas.
La mayoría de las empresas que parecen rentables sobre el papel pero no tienen dinero en caja comparten un solo problema: se ha realizado la venta, se ha emitido la factura, pero el dinero no ha entrado.
Y las cuentas por cobrar pierden valor a medida que pasa el tiempo de espera. No solo por la inflación; cuanto más tiempo pasa desde su vencimiento, menor es la probabilidad de que se cobren.
Primero la antigüedad: ¿cuántos días tiene la cuenta por cobrar?
No basta con saber el total de tus cuentas por cobrar. Lo importante es cuánto tiempo lleva esperando ese dinero. Agrupa tus cuentas por cobrar:
- No vencidas. Sin problemas, dentro del calendario.
- Vencidas entre 1 y 30 días. Por lo general, es un olvido o un retraso en el día de pago. Un recordatorio amable suele resolver la mayoría.
- Vencidas entre 30 y 90 días. Esto significa que hay un problema. El cliente puede tener problemas de liquidez o te ha relegado al final de sus prioridades de pago.
- Más de 90 días. Riesgo grave. Es más realista considerar el monto de este grupo como una partida que se descontará de tus ganancias.
Una vez que generas esta tabla, por lo general ves algo sorprendente: la mayor parte de las cuentas por cobrar totales se concentra en unos pocos clientes.
Calendario de recordatorios
La herramienta más eficaz para el cobro no es la dureza, sino la constancia. Aplica el mismo calendario para todos:
- 3 días antes del vencimiento: Un breve aviso. "El importe vence en tal fecha." No es presión, es un recordatorio.
- Día del vencimiento: Si el pago no ha llegado, escríbele ese mismo día. Esperar normaliza el retraso.
- Día 7: Llamada telefónica. Los mensajes escritos se posponen fácilmente, una conversación no.
- Día 30: Un aviso escrito y formal; propón un plan de pagos.
El proveedor que hace recordatorios periódicos destaca a la hora del pago. Esto no es una cuestión de personalidad, es una cuestión de sistema.
Tres cosas para reducir los retrasos desde el principio
- Indica el vencimiento en la factura. Un acuerdo verbal de "30 días" genera discusiones sobre qué día se empieza a contar. Que la fecha conste en el documento.
- Incluye la información de pago en el documento. Enviar el IBAN por separado cada vez genera fricciones innecesarias. Con las plantillas de descripción, el IBAN y el saldo actual se pueden añadir automáticamente a cada documento.
- Establece un límite de riesgo. Si el saldo pendiente de un cliente supera un determinado monto, suspende las nuevas ventas a crédito. Es una conversación difícil, pero más barata que una cuenta por cobrar que no se puede recaudar.
Que aparezca frente a ti en lugar de tener que buscar
El eslabón más débil del seguimiento de cobros es recordar abrir la lista. En un día ajetreado, nadie se pone a decir "déjame ver a quién se le ha vencido el plazo".
En Qolay.App, los cobros y pagos próximos a vencer aparecen en la pantalla de inicio; no necesitas buscar en la lista. Explicamos cómo leerlo en el artículo sobre el informe de cobros y pagos pendientes.
También es posible preparar correos electrónicos de recordatorio a través del asistente; la aprobación previa al envío sigue estando en tus manos.
Preguntas frecuentes
Me preocupa perder al cliente, ¿qué debo hacer?
Un cliente que no paga no es un cliente, es un riesgo. Un recordatorio regular y amable no arruina la relación; guardar silencio y ponerse duro seis meses después sí lo hace.
Dicen que el saldo no coincide, ¿qué hay que hacer?
Envía el extracto y concilia las cuentas. La diferencia suele surgir de un cobro no procesado o de una factura de devolución. Explicamos el método en el artículo sobre seguimiento de cuentas corrientes.
¿Por qué cuenta por cobrar debo empezar?
No por la más antigua, sino por la mayor y que aún sea cobrable. Es lógico empezar por el lugar donde el impacto en el efectivo sea mayor.
El cobro no es un trabajo separado de la venta; es la venta incompleta. Establece el calendario, sistematiza los recordatorios y el resto vendrá por sí solo.
Creando una cuenta gratuita en Qolay.App puedes listar tus cuentas por cobrar vencidas hoy mismo.