Es posible llevar registros sin conocer los términos
Guía de contabilidad básica para no contadores
Cuenta corriente, balance de comprobación, asiento de ajuste… El lenguaje contable asusta a los principiantes. Sin embargo, la cantidad de términos que necesitas saber para el registro diario se puede contar con los dedos de una mano. Te explicamos cuáles son y cómo se utilizan.
El lenguaje de la contabilidad tiene un lado intimidante. Cuando hablas con tu asesor, surgen palabras como "balance de sumas y saldos", "compensación" o "auxiliar", y sientes que estás fuera de la conversación.
La buena noticia es que la mayoría de esas palabras pertenecen a la contabilidad general y no son asunto tuyo. El número de términos que realmente necesitas saber para llevar registros diarios es seis.
Seis términos que debes conocer
| Término | Su equivalente en el lenguaje cotidiano |
|---|---|
| Cuenta corriente (Cari) | La tarjeta de cuenta de un cliente o proveedor. "La cuenta corriente del Sr. Ahmet" = Tu historial de transacciones con el Sr. Ahmet |
| Saldo | La situación neta entre esa persona y tú. Si es positivo, te debe dinero; si es negativo, tú se lo debes a él |
| Cobro | Recibir dinero de un cliente |
| Pago | Entregar dinero a un proveedor o para un gasto |
| Vencimiento | La fecha en la que se debe pagar el dinero |
| Apertura / saldo inicial | La cantidad que tienes en tus manos el día que empiezas a llevar registros |
Conociendo estos seis, entenderás el noventa por ciento de las pantallas. El resto lo aprendes sobre la marcha.
Los dos pares que más se confunden
Factura y cobro no son lo mismo. Una factura significa: "Te vendí tantos bienes, me debes tanto". El cobro, en cambio, es el momento en que el dinero realmente entra. Es posible que hayas emitido la factura y no hayas recibido el dinero; la mayoría de los problemas de liquidez surgen exactamente de esta brecha.
Transferencia y pago no son lo mismo. Una transferencia es entre tus propias cuentas: como depositar dinero de la caja al banco. Tu dinero cambia de lugar pero no disminuye. Un pago, en cambio, es la salida de dinero de la empresa. Confundir estos dos hace que tus gastos parezcan más altos de lo que son.
Rutina diaria: cinco minutos
Comprimir el registro en un solo día al mes es el método que más se abandona. Una rutina diaria tiene este aspecto:
- Introduce en el sistema las facturas que hayas emitido durante el día (si ya las emites en el sistema, este paso no es necesario).
- Registra el dinero entrante como un cobro.
- Registra el gasto que hayas realizado como un gasto y adjunta su ticket al lado.
Si tienes el hábito de acumular tickets, el escaneo de tickets de gastos acorta este paso: tomas una foto del ticket y el importe y la fecha se leen automáticamente.
Rutina mensual: media hora
A fin de mes, revisa tres cosas, no hace falta más:
- Cuentas por cobrar vencidas. Quién, cuánto y desde hace cuántos días. Cuanto más corta sea esta lista, más desahogada estará tu liquidez.
- Resumen de ingresos y gastos. Qué entró y qué salió este mes, qué partida es más alta de lo esperado.
- Saldo de caja y bancos. ¿Coincide la cifra del sistema con la realidad? Si no coincide, significa que falta un registro.
Cuatro errores que cometen los principiantes
- No introducir los saldos iniciales. El error más frecuente y costoso. El sistema empieza desde cero y tus antiguas cuentas por cobrar no se ven.
- Intentar procesar años anteriores de manera retroactiva. Prácticamente nunca termina y agota la motivación. Define una fecha de corte y empieza desde ahí.
- Crear la misma empresa dos veces. El saldo se divide en dos y ambos se ven incorrectos.
- Confundir los gastos de la empresa con los personales. Si las compras del supermercado y el alquiler de la oficina salen de la misma caja, ningún informe tendrá sentido.
Alguien a quien preguntar cuando te atasques
Para alguien que no sabe de contabilidad, el momento más difícil es cuando no puede entender por qué una cifra resulta de esa manera. El asistente en Qolay.App es útil precisamente aquí: en lugar de buscar en los menús, puedes escribir "cuál es mi situación de IVA este mes" o "cuál es el saldo del Sr. Ahmet" y obtener una respuesta. También prepara un borrador de factura, pero tú das la aprobación antes de enviarla.
Explicamos cómo funciona en el artículo sobre Qolay Asistan.
Preguntas frecuentes
¿Necesito tomar un curso de contabilidad?
Para la contabilidad básica no es necesario. Los seis términos anteriores y el hábito de registrar regularmente son suficientes. La parte de los libros oficiales y las declaraciones ya es trabajo de tu asesor fiscal.
¿Cuánto tardo en adaptarme?
El primer mes es caótico, el segundo se asienta. La verdadera dificultad no es aprender, sino convertir el registro diario en un hábito.
¿Qué pasa si introduzco un registro incorrecto?
Se puede corregir. Si hay un documento electrónico registrado, las reglas de corrección funcionan de otra manera; abordamos este tema en el artículo sobre factura electrónica y factura de archivo electrónico.
¿Dónde puedo aprender los conceptos básicos?
El artículo qué es la contabilidad básica explica su alcance y su diferencia con la contabilidad general en un lenguaje sencillo.
No tienes que ser contable. Solo necesitas poder ver tus propias cifras, lo que significa seis términos y cinco minutos al día.
Puedes empezar abriendo una cuenta gratuita en Qolay.App y creando tu primera tarjeta de cuenta corriente.
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