Conversión de Pedidos de Marketplace en Facturas

Para un vendedor de un marketplace que recibe 30 pedidos al día, emitir facturas es una tarea de medio día por sí sola. Abrir el pedido desde el panel, copiar los datos del comprador, buscar el producto, emitir la factura, pasar al siguiente.

Además, este trabajo comienza de cero todos los días y es completamente mecánico. Es uno de los procesos más idóneos para la automatización.

Conectar la tienda

La configuración se hace una sola vez. Obtienes los datos de la API desde el panel de tu marketplace y los introduces en la pantalla de Marketplaces de Qolay.App. Se admiten plataformas como Trendyol, Hepsiburada, n11, Pazarama, PTT AVM y Amazon TR.

Que quede claro desde el principio: puedes conectar tantas tiendas como licencias tengas. Si tienes tres tiendas, necesitas tres licencias de marketplace. Cuando se alcanza el límite, o añades una licencia o eliminas una tienda que no utilices.

El menú de Comercio Electrónico solo aparece cuando hay una licencia de marketplace activa; si no puedes ver el menú, esto es lo primero que debes comprobar.

Del pedido a la factura

Una vez establecida la conexión, los pedidos aparecen en la pantalla Pedidos. Si deseas recuperar pedidos anteriores, también puedes seleccionarlos manualmente eligiendo la tienda y el intervalo de fechas, aunque hay un límite superior para el intervalo que se puede recuperar.

Cuando conviertes un pedido en factura, ocurren tres cosas al mismo tiempo: se emite la factura, se procesa el saldo del cliente y se descuenta el stock.

"¿Por qué se ha creado automáticamente un nuevo cliente?"

Esta es la pregunta más frecuente y la que genera más preocupación. La respuesta: es el comportamiento esperado.

Si el comprador del pedido procedente del marketplace no está en tu lista de clientes, el sistema crea la ficha a partir de los datos del pedido. Lo mismo se aplica al producto. De lo contrario, tendrías que abrir manualmente una ficha para cada pedido, lo cual anularía el sentido de la automatización.

Si no quieres que los productos se dupliquen, asegúrate de que el código de stock en el marketplace y el código de producto en Qolay.App sean el mismo. La coincidencia se establece a través de este campo; si los códigos no coinciden, el producto se abrirá por segunda vez y el stock se dividirá en dos.

Comprueba antes de convertir a factura

• ¿Coinciden los códigos de producto? Prueba con unos pocos pedidos individualmente antes de la primera conversión masiva.
• ¿Son correctos los tipos de IVA? El tipo de la ficha del producto se transfiere a la factura.
• ¿Hay algún pedido devuelto? Facturar una devolución requiere correcciones posteriores.
• ¿Está actualizado tu inventario disponible? Si no lo está, el stock podría volverse negativo después de la conversión.

La comisión no está incluida en la factura

Un error común: deducir la comisión cobrada por el marketplace de la factura de venta. La factura que emites al cliente es por el importe total de la venta; la comisión es un documento de gasto independiente que el marketplace te emite a ti.

Confundir ambos hace que tanto tu volumen de negocios como tu IVA se muestren incorrectamente. Para conocer otras trampas, consulta el artículo sobre errores frecuentes en la contabilidad del comercio electrónico.

Preguntas frecuentes

¿Qué debo comprobar si los pedidos no llegan?

La validez de los datos de la API, que la conexión de la tienda esté activa y el intervalo de fechas que seleccionaste en la recuperación manual. Una restricción por parte del marketplace también podría ser la causa.

¿Se envía al comprador una factura electrónica (e-fatura) o un archivo electrónico (e-arşiv)?

Dado que la mayoría de los compradores en los marketplaces son consumidores finales, suele ser e-arşiv. Lo que determina esto es el estatus fiscal del comprador; explicamos la diferencia en el artículo sobre las diferencias entre e-fatura y e-arşiv.

¿Se actualiza el stock de vuelta en el marketplace?

Cuando se emite la factura, el stock en Qolay.App disminuye. Revisa tus propios procesos para mantener actualizado el stock en el panel del marketplace; el artículo sobre cómo prevenir errores en el control de inventario aborda este tema.

Lo que roba tiempo en las ventas de un marketplace no es vender, sino la tarea de registro posterior a la venta. Si tus códigos de producto son correctos, este trabajo se realiza en gran medida de forma automática.

Puedes abrir una cuenta gratuita en Qolay.App y conectar tu tienda.