No es una Factura, es el Documento de Viaje de la Mercancía
¿Qué es la e-Guía de Remisión y Cómo Se Emite?
La e-guía de remisión documenta el envío de mercancías y no sustituye a la factura. Explicamos cuándo se emite, su relación con la factura, cómo afecta al inventario y los pasos para emitirla.
Es común confundir el albarán con la factura. En realidad, la distinción es clara: el albarán rastrea la mercancía, la factura rastrea el dinero.
Cuando la mercancía se carga en el camión, va acompañada de un albarán. Cuando se habla del pago, se emite la factura. Ambas cosas pueden ocurrir el mismo día o no.
¿Para qué sirve el e-Albarán (e-İrsaliye)?
El e-Albarán es la versión electrónica del albarán de entrega en papel. Registra de quién a quién, cuándo y con qué vehículo se transporta la mercancía, y se transmite a través del sistema GİB.
Su ventaja práctica frente al albarán en papel es evidente: no se pierde en el camino, su archivo se genera automáticamente y el destinatario puede responder a través del sistema en cuanto recibe la mercancía. Para las empresas con un alto volumen de envíos, elimina por completo los problemas con las carpetas y las copias en papel.
¿Cuándo se emite un albarán y cuándo una factura?
| Situación | ¿Qué se emite? |
|---|---|
| Se envía la mercancía, la factura se emitirá después | Primero el albarán, luego la factura |
| La mercancía y la factura van al mismo tiempo | Una factura con albarán integrado puede ser suficiente |
| Venta de servicios | Sin albarán, solo factura |
| Transferencia de mercancías entre almacenes | Con albarán, sin factura |
Consulte a su asesor fiscal sobre su situación de contribuyente específica y qué documento debe emitir; el alcance varía según el sector y la facturación.
¿Cómo se emite?
- Preparación previa. Obligación de e-Albarán, sello financiero y conexión con el integrador: la misma infraestructura que la factura electrónica. Además, se define una serie para el e-albarán.
- Stock y Almacén → Albarán de Entrega → Nuevo registro.
- Seleccione el destinatario. Se obtiene de la ficha de cliente/proveedor (cuenta corriente).
- Introduzca las mercancías y las cantidades. No olvide seleccionar de qué almacén salen; si trabaja con varios almacenes, elegir uno erróneo generará diferencias en el stock.
- Escriba la información de envío. Fecha y hora de envío, matrícula del vehículo, información del transportista.
- Guarde y envíe. El documento llega al destinatario a través del integrador.
No descuente el stock dos veces
Este es el problema más común al que se enfrentan las empresas que utilizan albaranes. La mercancía sale una sola vez, pero si tanto el albarán como la factura descuentan el stock, el registro se reduce por duplicado.
La solución es generar la factura a partir del albarán: al convertir el albarán en factura, el stock se mueve una sola vez. Es fundamental que todo el equipo siga el mismo flujo; si alguien genera una factura desde el albarán y otra persona emite una factura desde cero, el recuento no coincidirá. Detallamos este tema en nuestro artículo sobre cómo prevenir errores en el control de stock.
e-Albaranes recibidos
Si sus proveedores le envían e-albaranes, estos también aparecerán en el sistema. Al recibir la mercancía, procesa el documento y se genera la entrada de stock.
En Qolay.App, los albaranes recibidos se encuentran en una lista separada, con las pestañas "recibidos" y "procesados". Si se encuentra con la situación de "el albarán ha llegado pero no se ha incorporado al stock", este es el primer lugar que debe revisar: es muy probable que el documento aún no haya sido procesado.
Preguntas frecuentes
¿El e-Albarán sustituye a la factura?
No. El albarán documenta el envío y la factura documenta la venta. Son dos documentos distintos.
¿Puedo usarlo junto con el albarán en papel?
Si es contribuyente de e-Albarán, debe emitir documentos electrónicos para los envíos incluidos en el ámbito de aplicación. Confirme las condiciones de uso mixto con su asesor fiscal.
¿Es obligatoria la matrícula del vehículo?
La información de envío es uno de los elementos esenciales del documento; dejarla incompleta puede provocar el rechazo del mismo.
¿Puedo añadir una nota fija al pie del albarán?
Sí. Las plantillas de descripciones funcionan en el e-albarán al igual que en la factura electrónica y la e-factura simplificada (e-arşiv).
El secreto para utilizar correctamente el e-Albarán no es emitir el documento, sino establecer claramente su relación con la factura. Una vez que automatice esto, el stock cuadrará por sí solo.
Abriendo una cuenta gratuita en Qolay.App, podrá gestionar sus flujos de albaranes y facturas desde un solo lugar.
Este artículo tiene fines puramente informativos. Consulte a su asesor fiscal para conocer sus obligaciones de emisión de documentos.
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