Consulta de factura e-Archive y cómo encontrar una factura perdida

Un cliente te llama: "No encuentro la factura del mes pasado, ¿me la puedes enviar otra vez?". O tu asesor fiscal te pide: "Necesito el PDF de esta factura de marzo".

Una petición sencilla. Pero si tus documentos están desorganizados, esta simple petición te consumirá media hora.

El documento no desaparece, eres tú quien lo pierde

Primero, la parte tranquilizadora: la factura electrónica (e-arşiv) que emites no va a ninguna parte. Está reportada a la GİB (Administración Tributaria de Turquía) y registrada. Si usas un integrador, también se queda en su sistema.

Lo que se pierde no es el documento, sino tu forma de acceder a él. Si no recuerdas por qué canal emitiste la factura o escribiste mal el nombre del cliente, la búsqueda se alarga.

¿Dónde se debe consultar?

El orden importa. Si puedes encontrarlo en tu programa, quédate ahí, porque en ese lugar el documento no está solo, sino junto con el cliente al que pertenece y el estado de su cobro.

¿Con qué información se debe empezar a buscar?

Del más fiable al más débil:

• Número de documento (ETTN o número de factura). Ofrece un solo resultado. El cliente puede leerlo desde la copia impresa que tiene en la mano.
• Número de identificación fiscal + rango de fechas. Funciona casi siempre. Es independiente de cómo se haya escrito el nombre comercial.
• Importe + rango de fechas. Si hay importes similares, aparecerán varios resultados, pero reducirá la lista rápidamente.
• Nombre o razón social del cliente. El más débil. Escribir "S.L." o "S. L." cambia el resultado.

Cuando estás al teléfono con el cliente, la pregunta más práctica es: "¿Me lee el número que aparece en la esquina superior derecha de la copia que tiene?". Esto reduce la búsqueda a unos pocos segundos.

Si el cliente no ha recibido la factura

La factura electrónica tipo e-Arşiv se suele enviar por correo electrónico y es normal que un correo se pierda: carpeta de spam, buzón lleno, dirección mal escrita.

Pasos a seguir:

• Comprueba la dirección de correo electrónico en la ficha de cliente (cuenta corriente); el error suele estar aquí la mayoría de las veces.
• Pídele que revise su carpeta de spam.
• Reenvía el documento; el documento no se vuelve a emitir, se reenvía el mismo documento.
• Si es necesario, envíale tú mismo la versión en PDF directamente.

Importante: reenviar no significa emitir una nueva factura. Decir "No le ha llegado, voy a emitirla otra vez" crea una factura duplicada y requiere una anulación. Explicamos esta trampa en nuestro artículo sobre plazos de anulación.

Un orden que hace innecesaria la búsqueda

En un buen sistema de archivo no existe la tarea de "encontrar la factura"; haces clic en el cliente y todos sus documentos aparecen frente a ti.

Tres hábitos que garantizan esto:

• Que cada documento esté vinculado a una cuenta corriente. Las fichas genéricas o agrupadas como "Cliente Varios" hacen que buscar después sea imposible.
• Que los documentos estén en un solo lugar. Si una parte está en el integrador, otra en el correo y otra en el escritorio, te verás obligado a recordar en cuál de ellos buscar.
• Haz una copia de seguridad. Un cambio de integrador o la finalización de un contrato puede afectar a tu acceso a los documentos anteriores. Sin embargo, la obligación de conservación continúa; explicamos los plazos en nuestro artículo sobre conservación.

En Qolay.App los documentos se almacenan vinculados a la ficha de cliente y se pueden respaldar junto con la Gestión de Archivos; cada nueva empresa cuenta con 512 MB de espacio de almacenamiento gratuito. Explicamos este orden en nuestro artículo sobre gestión de archivos.

Cuando tu asesor fiscal lo solicita

La frase más escuchada a finales de mes: "¿Me puedes enviar la copia de estas tres facturas?".

Que esta petición se repita suele ser una señal: significa que tu asesor fiscal no puede acceder a tus documentos. La solución permanente, en lugar de enviar los documentos uno por uno cada mes, es establecer un sistema donde puedas entregar el informe del periodo y la lista de documentos juntos. De este modo, la solicitud no aumentará de una a tres veces al mes.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos años hacia atrás puedo consultar facturas?

Debes poder acceder a los documentos durante todo el periodo de la obligación de conservación. El plazo de archivo propio del canal puede ser más corto que esto; por eso es importante que mantengas tu propia copia de seguridad.

¿Cómo puedo verificar que el cliente ha visto la factura?

En las facturas e-Arşiv no existe un flujo de aceptación y rechazo como en las facturas electrónicas (e-Fatura). Aparte del registro de entrega por correo electrónico y el registro de envío (log), no hay una confirmación de lectura a nivel de sistema.

No encuentro la factura, ¿podría ser que no se haya emitido?

Es posible. Si hay un registro de venta pero no hay documento, significa que te enfrentas a una operación no facturada. Cierra este vacío antes de que finalice el periodo.

¿Para qué sirve el código QR en la copia impresa?

Permite validar el documento. De este modo, el cliente puede comprobar la validez de la copia impresa que tiene en sus manos.

En resumen: el documento no desaparece, lo que se pierde es el orden. Si vinculas cada factura a una cuenta corriente y la mantienes en un solo lugar, la tarea de "encontrar la factura" desaparecerá de tu vida.

Abriendo una cuenta gratuita en Qolay.App, puedes buscar tus documentos por cliente, reenviarlos y hacer copias de seguridad.

Este artículo tiene fines informativos generales. Consulta a tu asesor fiscal para los plazos de conservación y obligaciones de acceso; la fuente oficial es la GİB.