Recupera el tiempo perdido buscando documentos
Gestión de Archivos y Respaldo de E-Documentos
Contratos en el escritorio, recibos en el teléfono, PDFs de e-documentos en el correo. Escribimos sobre la diferencia de guardar los documentos junto con el registro, la cuota gratuita de 512 MB y qué vale la pena respaldar.
Cliente buscando: "¿Pueden enviar el contrato que firmamos el año pasado?"
Los siguientes veinte minutos se van buscando en carpetas del escritorio, archivos de correo y chats de WhatsApp. El documento finalmente aparece, pero esto se repite cada vez.
El problema no es almacenar, es asociar
Tus archivos en realidad no están perdidos; están en alguna parte. El problema es que no queda registrado a qué trabajo pertenece cada documento.
El almacenamiento en la nube por sí solo no resuelve esto. No importa qué tan organizada sea tu estructura de carpetas, aún tendrás que recordar qué acta de entrega corresponde a qué factura.
La solución es mantener el documento junto al registro: el contrato en la ficha del cliente/proveedor, el acta de entrega en la factura correspondiente, el ticket en el registro de gastos.
¿Qué vale la pena guardar?
- Contratos y propuestas. El primer documento que se busca cuando surge un desacuerdo.
- Tickets de gastos. El papel térmico del ticket se borra con el tiempo; la copia digital es permanente.
- Copias de seguridad de documentos electrónicos. Aunque el registro del integrador se guarde en otro lugar, tener tu propia copia te salva el día si cambias de integrador.
- Comprobantes bancarios y reportes de pago de marketplaces. Los archivos más buscados en época de conciliación.
- Actas de entrega, fotos de albaranes. Documentos que zanjan las discusiones sobre envíos.
Cuota: Comienza con 512 MB
La Gestión de Archivos no es un módulo que se venda por separado, está incluido en el plan. El plan gratuito viene con 512 MB de espacio por empresa.
512 MB puede sonar a poco, pero si pensamos en PDFs y fotos comprimidas, significa miles de documentos. Lo que suele consumir espacio rápidamente son las fotos de alta resolución subidas desde el teléfono.
En el plan estándar, el espacio aumenta a 10 GB; si es necesario, también se pueden adquirir GB adicionales a través de la Tienda. Puedes ver la comparativa de planes en el artículo de contabilidad básica gratuita.
Mantener el archivo útil
- Vincula el documento a su registro correspondiente. Arrojarlo a una carpeta general da el mismo resultado que dejarlo en el escritorio.
- Escribe un nombre de archivo significativo. "IMG_20260715_112233.jpg" no sirve para nada.
- Sube las fotos en un tamaño razonable. No se necesitan 12 megapíxeles para poder leer un ticket.
- Sube el archivo en el momento. Un documento apartado con la excusa de "lo subo luego" es donde empieza el caos de carpetas.
Preguntas frecuentes
¿Puedo subir archivos desde el móvil?
Sí. Puedes subir directamente la foto del documento que tomes mientras estás en el campo. Para los tickets de gastos, el escaneo de tickets guarda la imagen y prepara el registro de gastos.
¿Qué debo revisar si el archivo no se sube?
En orden: el tamaño del archivo, el formato del archivo, la cuota restante y que tu sesión esté abierta.
¿Esto cumple con la obligación legal de conservación?
Consulta con tu asesor fiscal sobre el alcance de tu obligación de retención de documentos y la suficiencia de la copia digital. El archivo aquí presente resuelve tu necesidad de acceso y organización.
Tengo dos empresas, ¿el espacio es compartido?
La cuota se define por empresa. Explicamos la distinción en el artículo de gestión de múltiples empresas.
El valor de un archivo de documentos no se revela por cuánto guardas, sino por el tiempo que tardas en encontrar lo que buscas. Un documento que reposa junto a su registro ni siquiera necesita ser buscado.
Puedes abrir una cuenta gratuita en Qolay.App y añadir tu primer contrato a su ficha correspondiente.
