La forma práctica de saber quién le debe y a quién le debe
¿Cómo se realiza el seguimiento de cuentas corrientes?
La cuenta corriente es el registro de deudas y créditos entre usted, sus clientes y proveedores. Explicamos cómo abrir tarjetas, cómo realizar conciliaciones y por qué los saldos no cuadran.
Vender es relativamente fácil. Lo difícil es cobrar esa venta a tiempo. La diferencia entre ambas cosas se oculta en la cuenta corriente.
La cuenta corriente es el registro de la relación de deudas y créditos entre usted y un cliente o proveedor. Cada factura aumenta el saldo y cada cobro lo reduce. Parece sencillo; la razón por la cual la mayoría de las empresas la llevan mal es que confían en esa simplicidad y abandonan la disciplina.
¿Qué pasa si no se lleva un seguimiento de cuentas corrientes?
El panorama cuando no se llevan registros es siempre el mismo: recuerda cuánta mercancía le dio a un cliente, pero no cuánto le ha cobrado. Ambas partes creen en su propia cifra y la conversación comienza con un "yo ya pagué".
Los costos tangibles de esto son los siguientes:
- Una cuenta por cobrar vencida espera durante meses sin que nadie lo note; cuanto más espera, más difícil es cobrarla.
- Sigue vendiendo a clientes que no tienen solvencia para pagar, porque no está viendo su riesgo actual.
- Se le paga dos veces al proveedor. No es raro, es mucho más común de lo que se cree.
Configuración correcta: cuatro reglas
No se necesita un sistema complejo para que el seguimiento de cuentas corrientes funcione. Basta con cumplir cuatro reglas.
1. Una sola ficha por empresa
El error más común es abrir la misma empresa dos veces: una como "Yılmaz Tic." y otra como "Yılmaz Ticaret Ltd.". El saldo se divide en dos y ambos se ven incorrectos. Unifique las fichas utilizando el número de identificación fiscal o cédula.
2. Separe al cliente y al proveedor
Si compra y vende a la misma empresa, mantener dos fichas separadas aclara la generación de informes. Si va a hacer compensaciones, regístrelas como una operación consciente y no mezclando las fichas.
3. Asegúrese de ingresar el saldo inicial
El día que comience a usar el programa, anote el saldo de arrastre de todos. Si se omite este paso, el sistema empieza desde cero y sus cuentas por cobrar anteriores no aparecerán en los registros. Cuando se nota más tarde, corregirlo es mucho más laborioso.
4. Registre los cobros el mismo día
Nadie se olvida de emitir una factura; de lo que siempre se olvidan es de registrar el cobro. El dinero no se registra solo por el hecho de haber entrado a la cuenta. Dedicar cinco minutos al día es más rápido que intentar cuadrar los extractos a fin de mes.
Conciliación: dos veces al año es suficiente, pero hágalo
La conciliación consiste en comparar su registro con el de la otra parte. Suena a formalidad, pero en la práctica saca a la luz operaciones que ambas partes pasaron por alto.
Envíe el extracto y diga: "tenemos este saldo en tal fecha, ¿podría confirmarlo?". Si surge una diferencia, casi siempre se debe a una de estas tres cosas: un cobro mal registrado, una factura duplicada o la falta de registro de un documento de devolución o descuento.
¿Por qué no cuadra el saldo?
Detrás de la queja de que "la cifra es incorrecta" suele estar el orden de los registros y no el programa. Lista de verificación:
- ¿Se ingresó el saldo inicial? Esta es la causa más frecuente.
- ¿Se registró el cobro en la cuenta corriente correcta? Si hay dos fichas con nombres similares, es posible que se haya ido a la equivocada.
- ¿Hay alguna factura de devolución? Si no se registra la devolución, el saldo parecerá mayor de lo que es.
- ¿Se mezclaron diferentes monedas? En las operaciones en moneda extranjera, la diferencia de cambio debe manejarse por separado.
¿Cómo funciona en Qolay.App?
Una vez que abre la ficha de cuenta corriente, no necesita hacer nada más: la factura que emite, el cobro y el pago que ingresa se registran automáticamente en el saldo. Puede ver el saldo directamente en la lista de clientes y acceder a todo el historial de transacciones al entrar a la ficha.
Dos funciones facilitan el trabajo. La primera es el informe de cobros y pagos pendientes, que muestra las cuentas por cobrar próximas a vencer en la pantalla de inicio. La segunda son las plantillas de descripción de documentos electrónicos, que añaden automáticamente el saldo actual al pie de la factura para recordárselo al cliente en cada documento.
Preguntas frecuentes
¿Se pueden llevar las cuentas corrientes con Excel?
Funciona si tiene pocos clientes. El problema surge al emitir la factura en un lugar y llevar el saldo en otro: tarde o temprano, ambos registros se separan. Explicamos el proceso de migración en nuestro artículo sobre el paso desde Excel.
¿Para qué sirve el extracto de cuenta corriente?
Muestra todas las transacciones y el saldo en un rango de fechas determinado. Se utiliza en las conciliaciones y en el seguimiento de cobros; es el documento más claro que se le puede enviar a un cliente.
Trabajo al contado, ¿necesito llevar cuenta corriente?
Si el cobro se realiza al momento, el saldo de la cuenta corriente se mantiene constantemente en cero y la carga de seguimiento disminuye. Aun así, abrir una ficha le permite ver su volumen de transacciones históricas con ese cliente.
¿Qué se debe hacer con una cuenta por cobrar vencida?
Los recordatorios tempranos y regulares son el método más eficaz. Hablamos de cómo establecer este proceso en el artículo sobre cuentas por cobrar vencidas.
El seguimiento de cuentas corrientes no es un asunto de informes, sino de hábitos. Si abre las fichas correctamente y registra los cobros a diario, los saldos se mantendrán correctos por sí solos.
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